Рассмотрим некоторые особенности автоматизированной банковской системы с точки зрения формирования отчетности. Если говорить о форме хранения данных, то желательно, чтобы это было единое хранилище данных, обеспечивающее доступ к следующим категориям данных:
ежедневные остатки и обороты по балансовым счетам;
ежедневные остатки и обороты по лицевым счетам согласно определяемому списку;
прочие показатели, взятые из различных систем автоматизации, применяемых в организации;
данные, вводимые и редактируемые пользователями;
справочные данные из внешних источников (например, курсы валют, ставка рефинансирования).
Данные должны храниться в древовидной структуре. Возможными вариантами организации хранения данных для получения итоговой отчетности являются независимое хранилище данных и хранилище ссылок на данные. Выбор варианта хранения данных должен определяться техническими показателями системы автоматизации и используемой СУБД (Системой Управления Базой Данных). Также целесообразно иметь отдельное хранилище утвержденных отчетов и аналитических показателей, которые не подлежат изменению.
С точки зрения контроля система должна обеспечивать контроль наличия данных согласно редактируемому календарю предоставления данных и выдавать соответствующее сообщение администратору данных в случае их отсутствия. Система автоматизации должна иметь редактор выходных форм, позволяющий в визуальном режиме редактировать итоговые формы, а также выполнять простейшие операции предоставления данных (в качестве аналога можно рассмотреть программные продукты Crystal report, RPT Win). В случае отсутствия данного редактора система должна обеспечивать произвольный доступ к данным и их консолидацию с помощью офисных приложений, используемых в организации.
С точки зрения механизмов получения итоговых отчетов система должна иметь открытый программный интерфейс, обеспечивающий формирование отчета по указанию пользователя, пересылать отчет в редактор готовых форм в рамках данной системы или используемый в данной организации текстовой редактор.
В заключение отметим, что система организации учета в банках как ни в каких других типах хозяйственных организаций способна влиять на эффективность и качество внутренних процессов, поэтому к ней должно всегда привлекаться повышенное внимание.
Для правильной организации бухгалтерской работы необходим целый комплекс средств. Одним из них является система внутренних регламентирующих документов. Основной их задачей является повышение управляемости и контролируемости организационно-технологических и учетных процессов и недопущение невыполнения требований регулирующих органов, а также неправильных, недопустимых или даже опасных для банка действий со стороны сотрудников. Внутренние регламентирующие документы утверждаются руководителем кредитной организации. Вот список основных из них:
учетная политика банка;
формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым в альбомах Роскомстата не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;
порядок проведения инвентаризации и методы оценки имущества и обязательств;
правила документооборота и технология обработки учетной информации;
порядок контроля за совершаемыми внутрибанковскими операциями;
порядок расчетов со своими филиалами;
порядок проведения отдельных учетных операций;
порядок и периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета;
другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
За формирование перечисленных документов, соответствие зафиксированному в них порядку бухгалтерской работы требованиям законодательства Российской Федерации и указаниям Центрального банка Российской Федерации, а также за осуществление контроля их исполнения несет ответственность главный бухгалтер кредитной организации. Помимо этого, главный бухгалтер определяет конкретные обязанности бухгалтерских работников, распределяет между ними обслуживаемые счета. Их обязанности должны быть зафиксированы письменно. Для этого главный бухгалтер совместно с руководством кредитной организации утверждает:
положения об отделах кредитной организации;
должностные инструкции всех бухгалтерских работников (напомним, что в эту категорию входят работники, принимающие, оформляющие, контролирующие расчетно-денежные и другие документы, фиксирующие банковские операции по счетам бухгалтерского учета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата).
Остановимся подробнее на описании важнейших из перечисленных выше документов, представляя примерные варианты их оформления. С практической точки зрения, это немаловажно, поскольку общепринятых и утвержденных эталонов форм внутренних регламентов банков до сих пор не существует, и каждый из банков решает эту задачу для себя самостоятельно, не согласовывая принятую форму с аналогичными уже существующими.
Учетная политика банка - это один из самых важных, основополагающих внутренних документов, главной задачей которого является полная регламентация применяемых на практике в данной кредитной организации приемов и методов бухгалтерского учета, технологий обработки учетной информации и документооборота.
Составление Учетной политики банка - сложная и кропотливая работа. Рассмотрим примерную структуру данного документа, которую можно рекомендовать банкам.
Данная структура показывает, что Учетная политика состоит из двух больших смысловых частей.
Рекомендуемая структура Учетной политики банка (пример N 1)
┌──────────┬───────┬────────┬───────────────────────────────────────────┐
│ Номер │ Номер │ Номер │ Наименование │
│ части │раздела│подраз- │ │
│ │ │ дела │ │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤
│Часть 1 │ │ │Общие положения │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤
│ │ 1 │ │Основные задачи бухгалтерского учета и│
│ │ │ │политики │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤
│ │ 2 │ │Основные принципы бухгалтерского учета │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤
│ │ 3 │ │Особенности рабочего плана счетов │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤
│ │ 4 │ │Организация бухгалтерской работы и│
│ │ │ │документооборота │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤
│ │ │ 1 │Порядок проведения операций и составления│
│ │ │ │баланса │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤
│ │ │ 2 │Особенности проведения кассовых операций │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤
│ │ │ 3 │Перечень и характеристика операций,│
│ │ │ │проводимых банком │
├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤