Следует подчеркнуть, что основным недостатком работы многих ПЭО является отсутствие документов, предоставляющих руководству возможность оценить будущее состояние предприятия (например, через месяц), знать какими оборотными средствами оно будет располагать, принимать решения по их наиболее эффективному распределению. Необходимыми для этого документами являются: отчет о прибылях и убытках, плановый агрегированный баланс, план движения денежных средств.
Выходом из такого положения в условиях рынка является организации на малом предприятии системы финансового планирования. Прежде всего, именно финансовый план дает четкое понимание и возможность анализа различных вариантов достижения поставленных целей, с последующим выбором оптимального по заданным критериям (прибыль, поступления денежных средств, структура баланса и т.д.). Начав планировать, руководители, как правило, начинают более четко понимать свои цели, корректировать сводные планы. Точность планирования при этом повышается.
Планирование и контроль результата деятельности предприятия стали невозможными без формирования сводного плана как основного инструмента гибкого управления малым предприятием, обеспечивающего точной, полной и своевременной информацией высшее руководство. В плане предприятия находят свое отражение результаты планирования и контроля в виде плановых, ожидаемых и фактических данных и отклонение фактических показателей от плановых. С его помощью разрабатывается стратегия эффективного развития малого предприятия в условиях конкуренции и нестабильности, анализируется и контролируется работа предприятия. Поэтому сводный план служит важным инструментом руководства при разработке мероприятий по достижению целей предприятия.
План представляет собой, выраженные в конкретных показателях цели, альтернативы достижения целей, последствия возникновения альтернатив на цели, фактические результаты реализации управленческий решений, отклонения от запланированных результатов. Его так же можно определить как процесс принятия решений, с помощью которого предприятие оценивает целесообразность притока и оттока активов.
Выявление перечисленных трудностей, с которыми сталкиваются в процессе управления малые предприятия, позволяют смоделировать и спроектировать информационную систему финансового планирования, удовлетворяющую перечисленным выше требованиям.
Представим собирательный образ системы планирования, содержащей большинство функций и свойств различных систем. В сравнении с ней можно объективно определить достоинства, недостатки и особенности таких систем, представленных сегодня на российском рынке. Итак, рассмотрим элементы технологии планирования и подходы в их автоматизации с четырех позиций [2]:
· состав и свойства информационных объектов системы планирования;
· функциональность и алгоритмы системы;
· организация работы пользователей с системой;
· архитектура, платформа и средства интеграции.
Опишем подробные требования к каждой из этих позиций.
Первое, на что стоит обратить внимание при рассмотрении системы - это состав ее информационных объектов. Они характеризуют информационную мощность системы - определяют, какими понятиями и в какой степени детализации можно оперировать при выполнении работ по планированию.
1. Измерения планов статей. Планирование и анализ – как правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой структуры, в различных финансовых инструментах, в разрезе поставщиков, потребителей, продуктов и услуг. Все эти измерения статей должны характеризоваться соответствующими справочниками.
2. Статьи плана в разрезе перечисленных выше справочников объединяются в планы статей по своему назначению. Их должно быть как минимум три: план доходов и расходов, план движения денежных средств, а также план активов и пассивов (баланс).
3. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических значений статей. Ее наличие в системе планирования является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения «табличного» представления информации, реализованной только в виде планов статей.
Алгоритмы системы планирования – это интеллектуальные автоматические калькуляторы, которые обеспечивают расчет значений статей. Чем больше в системе алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны - тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса планирования.
1. Алгоритмы планирования различаются по своему назначению:
· Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Обеспечивает на основании значения статьи за один временной промежуток (например, квартал) рассчитать значения статьи за другие временные промежутки (например, месяц).
· Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности. При планировании «сверху – вниз» позволяет вычислять значение статьи для разных центров финансовой ответственности на основании целевого значения статьи.
· Применение статистических методов расчета для отражения в плане логики объемных операций, учет сезонных колебаний. Применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка формул.
· Расчет значений статей на основании значений других статей.
· Расчет значений статей по плановым документам и другой первичной информации.
· Обеспечение процесса планирования «от достигнутого» - перенос значений статей с предыдущего периода, как планового, так и фактического с использованием коэффициентов и без них.
· Моделирование «что если». Пересчёт исходного распределения значений статей на основании изменения одного из запланированных показателей.
· Реализация технологии «скользящего плана», когда временной горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.
2. Алгоритмы учета исполнения плана.
· Учет факта на основании данных бухучета. Это алгоритмы расчета значений статей на основании остатков, оборотов и проводок по счетам бухгалтерского учета. При этом применяются таблицы разноски по статьям и многие другие приемы, позволяющие получить в автоматическом режиме максимум информации для учета исполнения плана.
· Расчет значений статей по данным внесистемного учета, по плановым документам и другой первичной информации. Он возможен только в системах с расширенным набором информационных объектов. Если сложности с получением первичной информации в системе планирования решены, то алгоритмы расчета будут представлять собой набор специализированных процедур, ассоциированных с видами документов.
3. Агрегация и консолидация - алгоритмы, в равной мере применяемые как при планировании, так и при фактическом учете.
· Агрегация - это расчет значений статей по временным периодам. Например, квартальных значений - на основании ежемесячных.
· Консолидация финансовых и количественных значений статей. Это тоже алгоритмы, агрегирующие значения статей нижестоящего уровня в значения статей вышестоящего уровня. Но в данном случае это консолидация планов центров финансовой ответственности вплоть до общего плана всей организации.
4. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить перераспределение доходов и расходов по центрам финансовой ответственности в связи с учетом общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д.
Как для аллокаций, так и для трансфертов в системе планирования должен присутствовать ряд механизмов, позволяющий настроить расчеты в соответствии с принятыми на предприятии правилами:
· Использование шаблонов при разноске значений статей - самый простой в использовании механизм для пользователей.
· Использование нормативов и дополнительных справочников при разноске значений статей является расширением механизма шаблонов, позволяющим при описании алгоритмов оперировать массовыми данными.
· Использование языка формул, как правило, позволяет реализовать практически все требования методик планирования, однако неаккуратная их реализация в системе может привести к длительным по времени вычислениям.
· Скриптовый язык - максимально гибкий инструмент для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов и наиболее эффективный с точки зрения исполнения, однако его применение требует знания программирования.
· Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково важны как при планировании, так и при учете исполнения плана. Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных этапов планирования.
Реализация алгоритмов - очень ответственная задача для разработчиков систем планирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные, поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно проверить только на реальных объемах данных.
Существует два принципиально разных подхода при автоматизации коллективной работы с планом: