Иногда за совершением нотариального действия к нотариусу обращается не собственник отчуждаемого объекта недвижимости, а его приобретатель (в частности, покупатель, одаряемый). В таких случаях при исполнении запросов нотариусов о выдаче справки налоговым органам может потребоваться некоторое время на установление фамилии, имени, отчества, адреса места жительства собственника недвижимости. В настоящее время между Министерством по налогам и сборам и Министерством юстиции достигнута договоренность о том, что такие сведения будут представляться налоговым органам нотариусом, если они имеются в представленных ему документах или сообщены устно обратившимся к нему приобретателем недвижимости. Последний не обязан сообщать нотариусу при обращении за сбором всех необходимых документов указанные сведения. Но если они ему известны, то он вправе это сделать устно (какого-либо документального подтверждения не требуется). Это позволит налоговым органам исполнять запросы нотариусов о выдаче справки в более короткие сроки.
Также следует отметить деятельность нотариусов в агрогородках. В целях обеспечения сельских жителей социальными стандартами, приближенными к городским, государственные нотариусы государственных нотариальных контор, адвокаты юридических консультаций областных коллегий адвокатов осуществляют юридическое обслуживание населения в агрогородках и прилегающих к ним территорий. Для юридического обслуживания граждан непосредственно в агрогородке государственные нотариусы и адвокаты выезжают в агрогородок. Юридическое обслуживание в агрогородке осуществляется государственной нотариальной конторой и юридической консультацией того района, на территории которого образован агрогородок. Агрогородок закрепляется за определенной государственной нотариальной конторой и юридической консультацией соответственно приказом управления юстиции соответствующего областного исполнительного комитета (далее - управление юстиции) и постановлением президиума областной коллегии адвокатов (далее - президиум коллегии адвокатов). В случае, если в штате государственной нотариальной конторы, юридической консультации работает более одного государственного нотариуса, адвоката, то за каждым государственным нотариусом, адвокатом (заведующим государственной нотариальной конторой, заместителем заведующего государственной нотариальной конторой, старшим государственным нотариусом, заведующим юридической консультацией) соответственно приказом руководителя государственной нотариальной конторы, постановлением президиума коллегии адвокатов закрепляется агрогородок. Государственные нотариусы и адвокаты выезжают в агрогородки на основании заявок председателей сельских, поселковых исполнительных комитетов о необходимости выезда в агрогородок для осуществления юридического обслуживания. Председатели сельских, поселковых исполнительных комитетов обеспечивают размещение в доступных для граждан общественных местах агрогородков (магазинах, отделениях связи, школах, сельских Советах и др.), средствах массовой информации сведения, предварительно согласованные с заведующими государственных нотариальных контор, заведующими юридических консультаций, о днях и времени приема граждан государственными нотариусами и адвокатами, а также сообщают в государственную нотариальную контору и юридическую консультацию о необходимости выезда государственного нотариуса, адвоката в агрогородок на основании поступивших к нему заявлений граждан, желающих обратиться за юридическим обслуживанием.
Дата выезда в агрогородок согласовывается заведующим государственной нотариальной конторой, заведующим юридической консультацией с председателем сельского, поселкового исполнительного комитета, а также с районным исполнительным комитетом для планирования им предоставления государственному нотариусу, адвокату транспорта. Государственные нотариусы и адвокаты осуществляют выезд в агрогородки на транспорте, предоставляемом районными, областными исполнительными комитетами, а также осуществляют юридическое обслуживание населения в помещениях, обеспеченных компьютерной и иной техникой, которые предоставляются районными исполнительными комитетами. Государственные нотариусы и адвокаты, осуществляющие юридическое обслуживание в агрогородках, не реже одного раза в месяц информируют через районные и областные средства массовой информации о времени их выезда в агрогородки для юридического обслуживания. При выездах государственных нотариусов в агрогородки для проведения оперативных расчетов по командировочным расходам оформляются следующие документы:
-приказ заведующего государственной нотариальной конторой о командировании, в котором указываются: фамилия, собственное имя, отчество командированного работника, цель, место и срок командировки;
- авансовый отчет государственного нотариуса, в котором указываются подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету прилагаются подтверждающие документы: командировочное удостоверение с отметками о дне прибытия и выбытия из места командировки, заверенными печатью организации, в которую был командирован работник; проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно.
С введением принципа «одного окна» работа нотариальных контор во многом перестроилась. Люди охотно начали поручать нотариусам сбор документов, за которыми раньше каждому клиенту нужно было ходить самостоятельно. Иногда и не по одному разу, потому что в бумагах случаются неточности, ошибки, их приходится исправлять. Это хлопотное дело сегодня берут на себя работники нотариальных контор, причем совершенно бесплатно для клиента. И, кстати, эффект получается обоюдным: имея дело напрямую со специалистами, во многих инстанциях к оформлению бумаг стали подходить более ответственно. Особенно часто в «одно окно» люди обращаются при оформлении наследственных прав. Каждый, кто с этим сталкивался, знает, насколько это процесс трудоемкий и сложный. По новому же принципу человеку достаточно подать соответствующее заявление в нотариальную контору.
Пока запросы в нужные инстанции нотариат отправляет в письменном виде и точно так же получает требуемые документы. Конечно же, на доставку почтовых отправлений уходит определенное время: предельный срок составляет две недели. Но уже в ближайшем будущем с рядом организаций планируется наладить электронную связь. И тогда, к примеру, выписки из регистрационных книг БТИ о регистрации недвижимого имущества будут приходить нотариусам по электронной почте.
Это станет новым шагом в оптимизации работы системы «одного окна» в дополнение к тем, что уже сделаны и приносят конкретные результаты.
На первых порах сказывалась разобщенность действий различных ведомств. Например, в вопросах отчуждения квартир и домов, в которых проживают несовершеннолетние дети. Для их продажи требуется согласие районных исполкомов. Заседания же, на которых рассматриваются такие вопросы, в местных органах власти проходят обычно дважды в месяц, и это затягивало сроки оформления документов. Сейчас все наладилось. Кардинальное же решение этой проблемы видится в создании в соответствующих отделах исполкомов информационной базы данных, что позволит в кратчайшие сроки получить сведения о том, насколько законно отчуждение того или иного жилья, где проживают дети.
Кроме того, внедрение принципа «одного окна» послужило толчком к другим новшествам в организации работы нотариальной службы, благодаря которым она все больше поворачивается лицом к человеку. Поскольку главной целью новой системы было стремление сэкономить время клиентов, то перед конторами была поставлена задача максимально сократить очереди, предоставить человеку хотя бы первую, простейшую информацию в течение пятнадцати-двадцати минут. Для этого во многих конторах уже налажена предварительная запись на прием, работают дежурные нотариусы. И если случается так, что у двери создается очередь, они выходят к посетителям, предлагая возможные варианты.
Принцип «одного окна» стал внедряться в действие после выхода Указа Президента Республики Беларусь «О некоторых мерах по упрощению порядка совершения нотариальных действий». За этот срок его проверили, что называется, на себе десятки тысяч людей, обратившихся в различные структуры, в том числе и в нотариальную службу. Конечно, не все идет без сучка, без задоринки, ряд подобных фактов выявила недавняя проверка работы в режиме «одного окна» органами государственного контроля.
Контроль за деятельностью нотариальных служб в соответствии с принципом «одного окна» ведется и управлением юстиции. Работа в соответствии с новыми требованиями остается одним из приоритетов деятельности нотариальной службы. Система оправдала себя. И это отмечают не только клиенты, но и сами работники нотариата. Ведь они, прежде всего, заинтересованы в том, чтобы люди получали качественные услуги, решали свои проблемы без проволочек и оставляли в книгах замечаний и предложений только благодарственные записи.