Совершение нотариального действия откладывается:
- на срок до 1 месяца - в связи с необходимостью направления документов на экспертизу, а также если в соответствии с законодательством нотариус обязан убедиться в отсутствии у заинтересованных лиц возражений против совершения этого действия;
- на срок не более десяти дней - по заявлению заинтересованного лица, желающего обратиться в суд для оспаривания права или факта, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо. Например, по заявлению наследника, если он желает обратиться в суд за установлением факта принятия наследства (ст. 364 ГПК), может быть отложена выдача свидетельства о праве на наследство другим наследникам. Если в указанный срок заинтересованное лицо не представит сообщение суда о поступлении соответствующего заявления, нотариальное действие должно быть совершено.
В случае получения от суда сообщения о поступлении заявления совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом (до вступления в законную силу судебного постановления по данному делу). Об отложении или приостановлении совершения нотариального действия нотариус выносит постановление.
Установление личности, проверка дееспособности граждан и правоспособности юридических лиц, а также подлинности подписей лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий. Совершение нотариального действия допускается только при условии установления личности гражданина, обратившегося за его совершением, его представителя или представителя юридического лица (ст. 55 Закона о нотариате). Установление личности гражданина производится на основании паспорта или других документов, удостоверяющих личность. Личность несовершеннолетних, не достигших 16 лет, устанавливается, как правило, на основании свидетельства о рождении. Личность иностранного гражданина проверяется по его паспорту, в котором должны быть проставлены штампы регистрации органов внутренних дел и виза. Иностранные граждане и лица без гражданства, постоянно проживающие в Республике Беларусь, при обращении к нотариусу для совершения какого-либо нотариального действия должны предъявить ему вид на жительство. При удостоверении сделок выясняется дееспособность граждан и проверяется правоспособность юридических лиц, участвующих в сделках. В случае совершения сделки представителем проверяются его полномочия (ст. 56 Закона о нотариате).
Удостоверяя сделки и совершая некоторые другие нотариальные действия (в частности, принимая заявления о принятии наследства, об отказе от наследства, свидетельствуя подлинность подписи на документе), нотариус, уполномоченное должностное лицо обязаны проверить подлинность подписей лиц, обратившихся за совершением нотариального действия. С этой целью нотариально удостоверяемые сделки, заявления, свидетельствуемые документы подписываются в присутствии нотариуса или уполномоченного должностного лица. Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или неграмотности не может расписаться собственноручно, по его поручению в его присутствии и в присутствии нотариуса, уполномоченного должностного лица сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин (за исключением лица, в пользу которого совершается данное нотариальное действие), с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия. О том, что подпись сделана рукоприкладчиком, указывается в удостоверительной надписи. В соответствии с п. 3 ст. 57 Закона о нотариате нотариус, уполномоченное должностное лицо могут не требовать явки известных ему должностных лиц (представителей) юридических лиц, если у них имеются документы, подтверждающие полномочия указанных лиц, образцы подписей этих лиц, полученные при личном обращении, и подлинность их подписи не вызывает сомнения.
Требования к документам, предъявляемым для совершения нотариальных действий, и к документам нотариального делопроизводства. В соответствии с п. 1 ст. 53 Закона о нотариате при обращении за совершением нотариальных действий заинтересованные лица представляют нотариусу документы, удостоверяющие их личность, дееспособность граждан и правоспособность юридических лиц. Если за совершением нотариальных действий обращаются представители, они должны подтвердить свои полномочия.
При нотариальном удостоверении сделки с недвижимостью, в подготовке которой в соответствии с заключенным заинтересованным лицом договором участвовала риэлтерская организация, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством, риэлтерская организация обеспечивает предоставление нотариусу всех сведений и документов, необходимых для совершения нотариального действия (ч. 2 п. 1 ст. 531 Закона о нотариате). Все иные необходимые документы в зависимости от волеизъявления заинтересованных лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, могут быть представлены ими самостоятельно или должны быть истребованы нотариусом (кроме сведений документов, для выдачи которых требуется вынесение судебного постановления) от государственных органов и иных организаций Республики Беларусь.
Если для совершения нотариального действия требуются сведения или документы, выдаваемые компетентными органами иностранных государств, они представляются заинтересованными лицами, а в случаях, предусмотренных законодательными актами или международными договорами Республики Беларусь, истребуются нотариусом. Нотариус обращается с запросом о представлении сведений или документов не позднее дня, следующего за днем обращения к нему заинтересованного лица; указанные сведения и документы должны быть представлены государственными органами и иными организациями Республики Беларусь в двухнедельный срок со дня получения запроса нотариуса, а срок совершения нотариальных действий в этом случае не должен превышать одного месяца со дня, следующего за днем обращения лица за совершением нотариального действия. Если за выдачу сведений или документов предусмотрена плата, они представляются нотариусу без ее взимания, а затем заинтересованное лицо должно произвести оплату и представить нотариусу подтверждающие документы вместе с документом об оплате государственной пошлины.
Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие приписки, зачеркнутые слова, неоговоренные исправления; документы, выполненные с нарушением правил делопроизводства, содержащие сведения, порочащие честь, достоинство, деловую репутацию граждан и деловую репутацию юридических лиц; не соответствующие требованиям законодательства Республики Беларусь (п. 1 ст. 58 Закона о нотариате). Текст нотариально удостоверяемых сделок должен быть написан ясно и четко. Относящиеся к содержанию сделки числа и сроки обозначаются хотя бы один раз словами; наименования юридических лиц приводятся без сокращений, с указанием адреса их места нахождения. Фамилии, имена и отчества граждан пишутся полностью, указывается адрес их места жительства. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты и пронумерованы. Количество прошитых листов заверяется подписью лица, выдавшего документ, либо нотариуса и скрепляется печатью.
Удостоверительные надписи и свидетельства, выдаваемые нотариатом. При удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из документов, свидетельствовании подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой нотариусом совершаются удостоверительные надписи (п. 1 ст. 59 Закона о нотариате). Удостоверительная надпись представляет собой надпись о времени, месте и содержании совершенного нотариального действия, которая учиняется нотариусом на самом документе, подлежащем удостоверению или засвидетельствованию. Для удостоверительных надписей могут быть изготовлены штампы с соответствующим текстом. В подтверждение права наследования, собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов, а также в иных предусмотренных законодательством случаях выдаются соответствующие свидетельства.
Формы удостоверительных надписей и нотариальных свидетельств утверждаются Министерством юстиции (ст. 61 Закона о нотариате).
Регистрация нотариальных действий. Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, уполномоченными должностными лицами местных исполнительных и распорядительных органов, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий установленного образца (ст. 60 Закона о нотариате). Каждому нотариальному действию присваивается свой порядковый номер. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых документах и в удостоверительных надписях. Формы реестров утверждаются Министерством юстиции (п. 1 ст. 61 Закона о нотариате). Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы.
В государственных нотариальных конторах, имеющих в штате более одного нотариуса, может вестись несколько реестров. В случае необходимости для записи определенного вида нотариальных действий (например, для записи засвидетельствования верности копии документов, совершения исполнительных надписей и т.д.) могут вестись самостоятельные реестры.
По письменному заявлению заинтересованных граждан и юридических лиц нотариусы, уполномоченные должностные лица выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий. Запись в реестре является доказательством совершения нотариального действия.
Отказ в совершении нотариальных действий. Основания для отказа в совершении нотариальных действий установлены ст. 62 Закона о нотариате.