В качестве основы для планирования и контроля за выполнением планов необходимо располагать фактической информацией, представленной в виде бухгалтерской документации, накопленной внутри предприятия и полученной извне.
Контрольпредставляет собой углубленный анализ отклонений между фактическими данными и нормативами (стандартами) или бюджетными (плановыми) показателями, так как тщательно подготовленный бюджет является наилучшим стандартом. Такой анализ часто называют контролем бюджета.
Сравнение фактических и бюджетных результатов является основным фактором оценки деятельности каждого уровня управления, менеджера, облегчает выбор решений и своевременных корректирующих действий. В этом случае фактические результаты должны располагаться таким образом, чтобы их можно было сравнить с бюджетом.
Планирование на предприятии необходимо для того, чтобы сформировать основные цели и определить пути их достижения, организация оптимально распределить работу среди подчиненных, руководство создать условия и желания у людей для совместной работы по достижению целей компании, а контроль оценить реальность поставленных целей и выяснить, каких результатов предприятие смогло достичь.
Контроль деятельности предприятия должен осуществляться посредством выявления отклонений между фактическими показателями и плановыми. Формирование плановых показателей деятельности предприятия - это основная функция бюджетирования (бюджетного планирования). По определению, бюджет - это детализированный план деятельности предприятия, а контроль деятельности предприятия, по сути, представляет собой контроль исполнения бюджета.
Процедура анализа заключается в выявлении и оценке факторов, приводящих к отклонениям фактической стоимости от установленной, и дальнейшем разложении общего отклонения на более частные, с приближением, по возможности, к эффективным условиям производства. Такая последовательность (от общего к частному) наиболее приемлема, так как обратная последовательность рискует привести к потере факторов, связей между ними и не дать полного объяснения возникновения общего результата как суммы частных отклонений.
Современные рыночные отношения делают необходимым переход предприятий и организаций России на новые методы ведения бизнеса и управления. Это потребовало от руководителей изменения принципов управления в целях ориентации во внешней среде и приспособления деятельности предприятия к потребностям покупателей и условиям рынка. Устойчивое финансовое состояние предприятия во многом зависит от выбора экономических стратегий функционирования в условиях рыночной конкуренции и от принятых управленческих решений.
Нормативный метод учета затратв нашей стране является закономерным, традиционным способом исчисления затрат. Россия - первое государство в мире, которое начало разрабатывать нормативы, планы не только для отдельных субъектов экономики, но и масштабах всего народного хозяйства.
В нашей стране существуют два варианта метода исчисления затрат: фактический и нормативный. Нормативный метод исчисления затрат представляет собой предварительное определение нормативных затрат по операциям, объектам, процессам, с выявлением отклонений. В определении норм и нормативов в научно-популярной литературе советского периода и настоящего времени практически нет никакой разницы. «Нормативы - расчетные величины затрат рабочего времени, материальных, денежных ресурсов, применяемых в нормировании труда и планировании производственной и хозяйственной деятельности социалистических предприятий и организаций». «Норма - заранее установленное числовое выражение результатов хозяйственной деятельности в условиях прогрессивной технологии и организации производства. Нормативные калькуляции рассчитываются на основе технически обоснованных норм расхода материальных и трудовых ресурсов» [39, c. 75].
Смета составляется таким образом, чтобы все затраты можно было разделить на расходы по нормам и отклонениям от норм. Суммируя нормативные затраты с учетом отклонений, можно получить фактическую себестоимость продукции на любой момент времени. Фактический метод накопление фактических данных об издержках, без определения норм расхода.
Фактический метод исчисления себестоимости еще в начале XX века подвергался критике учеными экономистами. Г. Эмерсон подчеркивал медлительность учета при этой системе, ошибочность получаемых цифровых данных о себестоимости из-за смешения производственных затрат со случайными расходами, которые не имеют отношения к себестоимости. Основным недостатком данного метода является то, что исчисляя фактические затраты, мы не можем никаким образом повлиять на их величину, так как их учет осуществляется через определенный период времени. Именно поэтому данный вид исчисления себестоимости в современной литературе называется «историческим». Существуют другие недостатки этого метода:
– отсутствие установленных норм на определенные операции, из чего вытекает невозможность проведения анализа себестоимости продукции;
– невозможность оперативного обеспечения персонала предприятия информацией об изменении отдельных статей себестоимости продукции;
– трудоемкость учетной работы.
Нормативный метод исчисления затрат свободен от вышеперечисленных недостатков. Сущность этой системы заключатся в следующем:
– планирование затрат на основе норм, обеспечивающих решение поставленных перед предприятием задач;
– документирование затрат путем выдачи разрешений на использование различных ресурсов для производственных целей, обоснованных нормами и нормативами;
– отражение затрат на счетах бухгалтерского учета по нормам и отклонениям от них;
– выявление отклонений производится линейным персоналом управления в целях оперативного вмешательства в процесс формирования себестоимости на каждом уровне управления.
Нормативный учет предусматривает предварительное исчисление себестоимости продукции на основе действующих на предприятиях, на начало отчетного периода, норм расхода материалов, заработной платы и других расходов. Это позволяет оперативно выявлять и анализировать отклонения по определенным статьям затрат, быстро реагировать на изменение процесса производства, выявлять виновников. Однако на практике предприятия не в полной мере используют эту возможность для организации контроля за соблюдением норм расхода материалов, за соответствием норм расхода и запасов, за нормами отпуска материалов в производство.
Нормативный учет предполагает осуществление системного учета изменений действующих норм и оперативного учета отклонений от них. Периодически в зависимости от частоты изменения норм нормативная себестоимость пересматривается путем внесения в нормативную карту изменений. Изменения норм связаны, как правило, с улучшением использования трудовых и материальных ресурсов: изменение методов работы; изменение в разделении труда по технологическим операциям; изменение конструкций изделий; изменение технологического процесса; улучшение качества продукции. Отклонения от норм связаны с нарушением технологии производства, недостатками материально-технического снабжения и нормирования расходов.
Методы выявления отклонений зависят от вида используемых материалов, технологии и организации производства. Существуют следующие варианты: сигнальное документирование, учет партионного и непрерывного раскроя материалов, предварительный расчет отклонений по фактической рецептуре запуска материалов в производство, инвентарный метод. При выявлении отклонений по расходу сырья и материалов применяют те же методы. Комплексные расходы на обслуживание производства и управление включают затраты на содержание и эксплуатацию машин и оборудование, цеховые (общепроизводственные) и общезаводские (общехозяйственные) расходы предприятия. Степень их комплексности, количество статей зависит от величины предприятия, организации их учета и контроля. Данный вид расходов принадлежит всей массе выпускаемой продукции и зависит, в основном, от длительности учетного периода. Они относятся на себестоимость отдельных видов выпускаемой продукции пропорционально установленным базам. Издержки на содержание и эксплуатацию машин и оборудования распределяются пропорционально: сметным ставкам, рассчитанным исходя из стоимости часа работы оборудования и нормативного времени изготовления той или иной продукции; объему переработки сырья и материалов; заработной плате основных производственных рабочих. Цеховые (общепроизводственные) расходы распределяются пропорционально: величине прямых затрат; заработной плате производственных рабочих; стоимости обработки сырья и материалов. Общезаводские (общехозяйственные) расходы распределяются пропорционально: цеховой себестоимости; объему продаж; расходам на обработку и другим показателям, отражающим особенности формирования данного вида расходов на предприятии [40, c.125].
Нормативный метод исчисления себестоимости имеет ряд существенных недостатков. Основные из них - высокая трудоемкость, невозможность применения в период инфляции, неверное исчисление отклонений. При нормативном методе затрат наблюдается частое перевыполнение установленных норм, что свидетельствует об их неверном определении. Многие расчеты отклонений ведутся за длительный период, без учета изменений норм, без отнесения причин на непосредственных виновников, не всегда документируются. На многих предприятиях нормы устанавливаются на слишком укрупненный условный объект калькуляции. Поэтому повышение числа материалоемких и трудоемких изделий, вызывающих перерасход, компенсируются повышением числа менее материалоемких и трудоемких изделий. Следовательно, сопоставление фактических и плановых данных не всегда отражает реальное положение дел, экономист-аналитик не имеет возможности оперативно влиять на полученные отклонения, своевременно отражать их в процессе составления новой сметы.