Совершенствование системы документооборота в Отделе участковых милиции Ленинского РОВД (стр. 11 из 23)

Магнитные записи с поступившей в дежурную часть органов внутренних дел по телефону информацией о правонарушениях, в том числе полученные с помощью многофункционального цифрового регистратора сигналов, сохраняются в течение 30 суток, затем уничтожаются в установленном порядке с письменного согласия председателя комиссии.

Итак, документооборот ООД УУМ - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью ООД УУМ.

2.3 Анализ движения документов в ООД УУМ

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООД УУМ МОБ РОВД состоит из ряда этапов:

- приема документов и регистрации документов;

- передачи на рассмотрение начальнику РОВД;

- рассмотрения начальником РОВД;

- фиксации резолюции начальника РОВД;

- передачи на рассмотрение начальнику МОБ;

- рассмотрения начальником МОБ;

- фиксации резолюции начальника МОБ;

- передачи на рассмотрение начальнику ООД УУМ;

- рассмотрения начальником ООД УМ;

- фиксации резолюции начальника ООД УУМ;

- передачи на исполнение УУМ;

- принятия решения УУМ;

- передачи решения на рассмотрение и утверждение начальнику РОВД;

- отправки документов заявителям;

- сдачи в архив.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства РОВД, руководства МОБ, руководства ООД УУМ, УУМ. На основании анализа перечисленных этапов документооборота методом наблюдения и непосредственного участия в работе с документацией ООД УУМ МОБ РОВД составим оперограмму движения входящего документа в процессе принятия решения в соответствии с рисунком 17.

Как видно из рисунка 17, на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ.

Оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 18 показывает, что на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из принятия решения, согласования, визирования и отправки.

На оперограммах наглядно видны затраты времени на повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документов и централизации их обработки.

Cреди этапов движения входящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД.

Аналогичная ситуация складывается и в процессе движения исходящих документов ООД УУМ в соответствии с рисунком 20.

Документооборот ООД УУМ как движение следует отличать от объема документооборота ООД УУМ, который выражается общим количеством документов, поступивших в ООД УУМ и созданных в нем за определенный период. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих документов ООД УУМ.

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволяет:

- определить загрузку ООД УУМ в целом, УПМ и УПМ;

- проанализировать распределение документооборота по зональному признаку;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в ООД УУМ в целом или их отдельных операций.

Для анализа количественных характеристик документооборота в ООД УУМ рассмотрим структуру и динамику документооборота ООД УУМ МОБ РОВД за последние 3 года, приведенный в таблице 3.

Таблица 3 - Анализ структуры и динамики документооборота ООД УУМ МОБ РОВД

Подразделение	Кол-во документов, шт			Изменение (+, -)		Темп роста, %
Подразделение	2003 г	2004 г	2005 г	2004/2003	2005/2004	2004/2003	2005/2004
Участковый пункт милиции №1	765	621	754	-144	133	-23	18
Участковый пункт милиции №2	909	718	446	-191	-272	-27	-61
Участковый пункт милиции №3	715	537	345	-178	-192	-27	56
Участковый пункт милиции №4	582	410	273	-172	137	-42	50
Участковый пункт милиции №5	551	319	259	-232	-60	-73	-23
Участковый пункт милиции №6	305	172	115	-133	-57	-77	-50
Участковый пункт милиции №7	5219	3850	3464	-1369	-386	-36	-11
Участковый пункт милиции №8	578	745	214	167	-531	22	-248
Итого	9624	7372	5870	-2252	-1502	-30	-25

Как видно из таблицы 3, в 2004 году по сравнению с 2003 годом общее количество документов уменьшилось на 30% (2252), а в 2005 году по сравнению с 2004 годом – на 25% (1502).

Таким образом, за период 2003-2005 гг. наблюдается уменьшение общего количества документов в соответствии с рисунком 21. Однако это не связано с уменьшением роста преступности на территории административного участка. Проанализировав график потери документов в соответствии с рисунком 22, можно сделать вывод, что значительная часть документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении, просто была утеряна.

Рисунок 21 – Изменение количества документов за 2003-2005 гг.

Рисунок 22 – График потери документов за 2003-2005 гг.

Группировка документов ООД УУМ по УПМ позволяет определить: какие из УПМ наиболее сильно загружают документооборот. Графическое распределение документооборота ООД УУМ по зональному признаку представлено на рисунке 23.

Из рис 23 видно, что более 30% объема документооборота приходится на УПМ №7. Это объясняется тем, что данный участковый пункт находится на территории так называемого «тревожного» административного участка. Большое количество совершаемых преступлений влечет за собой большое количество документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении. Меньше всего документов обрабатывается УПМ №6. Это можно было бы обосновать достаточно спокойной обстановкой на территории данного участка, и, соответственно, меньшим количеством создаваемых документов. Однако если привести сравнительный анализ графиков потери документов в УПМ №6 и в УПМ №7, то можно сделать следующий вывод, что количество документов, потерянных УУМ УПМ№6, гораздо больше по сравнению с УПМ№7 в соответствии с рисунком 24.

Сравнительный анализ объема входящего и исходящего документооборота ООД УУМ за 2005 г. приведен в таблице 4.

Таблица 4 - Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота

Месяц	Кол-во документов, шт
Месяц	Входящие	Исходящие	Всего
Январь	189	107	296
Февраль	234	155	389
Март	245	100	345
Апрель	400	245	645
Май	243	100	343
Июнь	150	304	454
Июль	260	166	426
Август	368	196	564
Сентябрь	321	105	426
Октябрь	289	175	464
Ноябрь	128	635	763
Декабрь	228	527	755
Итого	4039	1831	5870

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволит установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих разрешения, запросов от несоподчиненных организаций и пр. Кроме этого, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов УУМ и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется.

Итак, в ходе анализа движения документооборота ООД УУМ выявлено, что, к сожалению, ввиду существующей технологии работы с документами, УУМ не соблюдается главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

С нечеткой организацией движения документов в ООД УУМ связано много недостатков в организации документооборота ООД УУМ.

При существующей схеме движения документооборота сотрудникам ООД УУМ катастрофически не хватает времени приступить к оформлению дел в то время, как параллельно необходимо проверить факты, изложенные в сообщении. Следует добавить, что материалы оформляются вручную, а это занимает много времени, так что к концу рабочего дня УУМ не успевает выполнить необходимый объем работы. В течение месяца материалы накапливаются, что влечет за собой избыточность документооборота, который имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту, потерю документов, задержки прохождения и исполнения документов. В связи с этим возникают проблемы своевременного исполнения решений, так как неформальная передача информации и ее отсутствие в документированном виде об исполнении в реальном времени порождает противоречивость принимаемых решений.