Совершенствование системы документооборота в Отделе участковых милиции Ленинского РОВД (стр. 17 из 23)
- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций в несколько раз.
4 Обоснование экономической эффективности проекта
Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД.
Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и исходящей информации.
В качестве исходных данных для расчета экономической эффективности от проекта используем существующие показатели деятельности ООД УУМ, в направлении которых предполагается достижение качественных и количественных изменений (таблица 15).
Таблица 15 - Трудоемкость выполняемых операций до внедрения СЭД
| Выполняемаяоперация | Среднее время выполнения (мин.) | Число УУМ | Среднее ежемесячное количество выполняемых операций | Суммарные затраты времени (чел/дн) |
| Регистрация входящего документа | 30 | 33 | 200 | 3 |
| Регистрация внутреннего документа | 30 | 12 | 30 | 1 |
| Регистрация исходящего документа | 30 | 33 | 100 | 2 |
| Размножение документа по резолюциям | 50 | 33 | 200 | 5 |
| Подготовка типовых отчетов | 120 | 8 | 50 | 13 |
| Поиск документов по известным атрибутам | 20 | 14 | 50 | 1 |
| Поиск документов по неизвестным атрибутам | 120 | 11 | 20 | 4 |
| Подготовка типового документа | 180 | 33 | 200 | 18 |
| Согласование типового документа | 240 | 33 | 200 | 24 |
| Выдача напоминаний о приближение срока исполнения документа | 60 | 8 | 100 | 13 |
| Передача документа на исполнение или ознакомления | 180 | 33 | 200 | 18 |
| Преобразование бумажного документа в электронный вид | 30 | 17 | 50 | 1 |
Анализ затрат времени на выполнение операций после внедрения системы электронного документооборота представлен в таблице 16.
Таблица 16 - Трудоемкость выполняемых операций после внедрения СЭД
| Выполняемаяоперация | Среднее время выполнения (мин) | Число УУМ | Ежемесячное количество выполняемых операций | Суммарные затраты времени (в чел/дн) |
| Регистрация входящего документа | 10 | 17 | 200 | 2 |
| Регистрация внутреннего документа | 5 | 6 | 100 | 2 |
| Регистрация исходящего документа | 5 | 17 | 100 | 1 |
| Размножение документа по резолюциям | 5 | 17 | 100 | 1 |
| Подготовка типовых отчетов | 5 | 4 | 5 | 1 |
| Поиск документов по известным атрибутам | 1 | 7 | 50 | 1 |
| Поиск документов по неизвестным атрибутам | 5 | 6 | 15 | 1 |
| Подготовка типового документа | 20 | 17 | 10 | 1 |
| Согласование типового документа | 15 | 17 | 50 | 1 |
| Выдача напоминаний о приближение срока исполнения документа | 1 | 4 | 300 | 2 |
| Передача документа на исполнение или ознакомления | 5 | 17 | 300 | 2 |
| Преобразование бумажного документа в электронный вид | 2 | 9 | 200 | 1 |
Таблица 17 - Затраты времени на выполнение операций до и после внедрения СЭД
| Суммарные затраты времени на выполнение операций | Количество, (чел/дней) |
| До внедрения системы электронного документооборота, ЗВ1 | 103 |
| После внедрения системы электронного документооборота, ЗВ2 | 16 |
Как видно из таблицы 17, суммарные затраты времени на выполнение операций до внедрения системы электронного документооборота составляют 103 дня, а суммарные затраты времени на выполнение операций после внедрения СЭД составляет 16 дней.
Расчет трудоемкости выполнения операций до внедрения системы электронного документооборота производится по формуле (1):
Т1 = ЗВ1 *количество операций*число сотрудников/480 (1),
где Т1 – трудоемкость выполнения операций до внедрения системы электронного документооборота, дней;
ЗВ1 – суммарные затраты времени на выполнение операций до внедрения системы электронного документооборота, чел/дней (ЗВ1=103 дня).
Т1 = 103 *17*50/480=182
Расчет трудоемкости выполнения операций после внедрения системы электронного документооборота производится по формуле (2):
Т2 = ЗВ2 *количество операций*число сотрудников/480 (2),
где Т2 – трудоемкость выполнения операций после внедрения системы электронного документооборота, дней;
ЗВ2 – суммарные затраты времени на выполнение операций после внедрения системы электронного документооборота, чел/дней (ЗВ1=16 дней).
Т2 = 16 *9*200/480=60
Таким образом, в результате внедрения системы электронного документооборота удается достичь снижения трудоемкости выполнения операций на 122 дня (182-60=122).
Определим общую экономию средств от снижения трудоёмкости на выполнения операций после внедрения системы электронного документооборота.
По формуле (3) определим, сколько стоит один час работы сотрудников ООД УУМ, исходя из их месячных окладов.
Сч = О / Кч (3),
где Сч - стоимость часа работы;
О - месячный оклад;
Кч – количество часов в месяце (Кч=160 час).
По формуле (4) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.
(4),где Э – экономия от снижения трудоёмкости;
Т1 и Т2 – трудоёмкость операции до и после внедрения СЭД, дней, (Т1-Т2=122);
n – число сотрудников в подразделении (n=33).
Результаты расчётов приведены в таблице 18.
Таблица 18 - Определение экономии от снижения трудоёмкости
| Должность | Оклад, руб. | ЧислоУУМ | Средняя зарплата 1 сотрудника, руб. | Стоимость часа работы, руб. | Экономия от снижения трудоёмкости,руб. |
| Начальник ООД УУМ | 15000 | 1 | 15000 | 93,75 | 11438 |
| Ст.УУМ | 10000 | 8 | 1250 | 62,5 | 7625 |
| УУМ, майор | 9800 | 4 | 3267 | 61,25 | 7473 |
| УУМ, капитан | 8700 | 3 | 2175 | 54,375 | 6634 |
| УУМ, старший лейтенант | 7700 | 11 | 7700 | 48,125 | 5871 |
| УУМ, лейтенант | 7400 | 14 | 308 | 46,25 | 5643 |
| УУМ, младший лейтенант | 6300 | 1 | 6300 | 39,375 | 4804 |
| Итого | 64900 | 33 | 5142 | 58 | 49486 |
Полученная сумма экономии (15414 руб.) составляет примерно 23% от суммы окладов всех сотрудников этого подразделения.
Вычислим срок окупаемости АИС. При расчете стоимости необходимо учитывать, что РОВД является государственным учреждением и находится на финансировании местного и федерального бюджета, что обуславливает предоставление скидок на приобретение операционной системы MicrosoftWindowsXP и MicrosoftOfficeXP. Учитывая это, определим срок окупаемости.
Число АРМ в ООД УУМ составляет 8.
Стоимость 1 рабочего места определим по формуле (5):
Стоимость 1 рабочего места (руб.) = Стоимость обеспечения / 8 (5)
Стоимость 1 рабочего места составляет 49532/8=6192 руб.
Ежемесячные расходы до внедрения (руб.) вычисляются по формуле (6):
Ежемесячные расходы до внедрения = Средняя заработная плата 1 работника*Т1 (6)
Ежемесячные расходы после внедрения (руб.) вычисляются по формуле (6):
Ежемесячные расходы после внедрения = Средняя заработная плата 1 работника*Т2 (7)
Ежемесячная экономия (руб.) вычисляется по формуле (8):
Ежемесячная экономия = Ежемесячные расходы до внедрения – Ежемесячные расходы после внедрения (8)
Затраты на автоматизацию (руб.) определим по формуле (9):
Затраты на автоматизацию = Стоимость 1 рабочего места (руб.) *8 (9)
Вычислим срок окупаемости (мес.) программы по формуле (10):
Срок окупаемости = Затраты на автоматизацию / Ежемесячная экономия (10)
Результаты расчетов приведены в таблице 19.
Таблица 19 - Расчет срока окупаемости программы
| Показатель для расчета | Результат расчета |
| Стоимость 1 рабочего места (руб.) | 6192 |
| Средняя заработная плата 1 работника (руб.) | 58 |
| Ежемесячные расходы до внедрения (руб.) | 10556 |
| Ежемесячные расходы после внедрения (руб.) | 3480 |
| Ежемесячная экономия (руб.) | 7076 |
| Затраты на автоматизацию (руб.) | 49532 |
| Срок окупаемости (в месяцах) | 7 |
Как видно из таблицы 19, затраты на внедрение электронного документооборота окупаются за семь месяцев работы. Такие показатели могут быть достигнуты благодаря применению современных информационных технологий.
Использование разработанной системы управления документооборотом в ООД УУМ в реальных условиях приведет к улучшению ряда показателей:
- снижение трудоемкости работы с информацией и документами;
- уменьшение сроков подготовки отчетности;
- облегчение труда сотрудников;
- увеличение времени для интеллектуального труда;
- легкость освоения системы при работе со справочной информацией;
- достоверность обмена информацией.
Таким образом, данный проект экономически и социально выгоден. С внедрением системы автоматизации сотрудниками технического отдела для ООД УУМ сократится трудоёмкость операций, и в результате у сотрудников ООД УУМ остаётся больше времени на стратегическое планирование своей деятельности.
5 Безопасность жизнедеятельности и охрана окружающей среды
5.1 Введение
Персональный компьютер превратился в конторский инструмент, доступ к которому получил не слишком подготовленный пользователь (современные операционные системы это учитывают), а самым распространенным видом деятельности стало считывание текстовой информации с дисплея, и ее набор с использованием различных текстовых процессоров. Массовое распространение ПК, при всех плюсах этого явления, не позволяет забывать и о ряде отрицательных факторов, воздействующих на людей, проводящих рабочий день перед дисплеем. Поэтому выявление, оценка влияния и разработка мер по устранению или минимизации вредных воздействий, сегодня приобрели еще большее значение, чем несколько лет назад.