Напрямки покращення агентського обслуговування клієнтури на прикладі агентства по комплексному (стр. 8 из 18)
Кордони можливостей ухвалення рішень:
- звертатися від імені агентства «Дунай-Дніпротранс» у всі організації і підприємства, що беруть участь в комплексному обслуговуванні флоту і вимагати від них своєчасного виконання послуг із заявок;
- погоджувати з головним диспетчером і диспетчерською АСК «Укррічфлот» порядок і черговість відправки судів;
- представляти директорові агентства в іменній формі відгуки про роботу учасників комплексного обслуговування флоту;
- брати участь в нарадах і роботі семінарів що проводяться в рамках поліпшення якості обслуговування флоту.
Схему розташування посади наведено на рис.2.4.
Рис.2.4. Схема розташування посади інженера-диспетчера з агентування флоту
Характеристику напрямків діяльності діяльності інженера-диспетчера по агентуванню флота наведено у табл.2.3
Таблиця 2.3.- Характеристика напрямків діяльності інженера-диспетчера по агентуванню флота
| № з/п | Області відповідальності | Виміри результатів (масштаб посади) | Ключові показники ефективності | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||||||||
| 1 | На підставі інформації про підхід суден Дунайської групи, заявок капітанів суден і менеджерів АСК «Укррічфлот» забезпечувати ефективну цілодобову роботу агентства по забезпеченню комплексного обслуговування і агентства суден АСК «Укррічфлот». | - Середньомісячна кількість судозаходів в портах Рені, Ізмаїл, Усть-Дунайськ - 80 ед. - Кількість оформлень (відкриття/закриття кордони) на прихід/відхід -37 ед. - По нормах на кожне оформлення (цикл: збір і доставка комісії а/м і катером до місця оформлення і назад) складає 4 години | - Постійна підтримка оперативних контактів з відділами експлуатації флоту, підрозділами і службами, що беруть участь в комплексному обслуговуванні флоту - Своєчасна подача заявок у відповідні служби, контроль за якістю їх виконання - Скорочення часу стоянки суден в чеканні откривання/закривання кордони. - Забезпечення безперебійної і безперервної роботи флоту. - Висока оцінка обслуговування і відсутність претензій з боку адміністрації судна | |||||||||
| Головні завдання, пов'язані з відповідальністю: - Забезпечує своєчасне оформлення і подачу заявок у відповідні служби на прихід/відхід суден. - Забезпечує своєчасне оформлення і подачу заявок в портофлот на обслуговування суден - Забезпечує контроль і координацію роботи учасників комплексного обслуговування флоту | ||||||||||||
| 2 | Відповідає за своєчасну передачу заявки на номінацію флоту під вантаження | - У Ізмаїлі і Ренійськом портах більше 30-ти експедіруючих фірм з якими працює флот АСК «Укррічфлот» - АСК «Укррічфлот» перевозить вантажі призначенням на всі порти Сербії, Болгарії, Румунії - це більше 20-ти портів - Склад караванів (судно+баржі) до 4-х одиниць, які як правило отримують комбіноване завантаження, – це до 10-ти коносаментних партій | - Оптимальне використання вантажопідйомністі і вантажомісткості суден - Прискорення подачі тоннажу під вантаження - Цілодобове спостереження за ходом вантажних операцій Взаємодія з портовими службами, експедіторськими фірмами з метою скорочення часу стоянки під вантажними операціями і прискорення оформлення документів | |||||||||
| Головні завдання, пов'язані з відповідальністю: - Забезпечує своєчасну подачу заявки на номінацію вантажу в головну диспетчерську порту - Забезпечує оперативну передачу інформації капітанам судів про майбутнє вантаження - Докладає щодоби диспетчерам АСК «Укррічфлот» про хід вантажних операцій - про наявність вантажів на складах і причалах порту Ізмаїл | ||||||||||||
| 3 | Відповідає за оптимальне і раціональне використання транспортних засобів агентства | - У агентстві два мікроавтобуси і рейдовий катер «БТ-474», які базуються в Ізмаїле а флот агентується в 4-х портах (Рені, Ізмаїл, Килія, Вилкове) - Відстань між базовим портом і останніми складає 90 км. | - Раціональне розпорядження транспортними засобами агентства і службово-допоміжним флотом. - Скорочення непотрібних пробігів - Економія палива і масла - Збільшення термінів експлуатації транспортних засобів | |||||||||
| Головні завдання, пов'язані з відповідальністю: - Забезпечує розробку оптимальних схем і маршрутів руху транспорту - Забезпечує оперативний зв'язок з водіями а/м і капітанами т/х «БТ-474», а також адміністрацією судна, яка замовила транспортний засіб | ||||||||||||
| 4 | Здійснює ведення оперативного і вахтового журналів, інших книг обліку показників роботи агентства і ведення карток агентства суден | - У агентстві черговими диспетчерами ведуться 10 журналов:вахтовий-1, оперативний-1, книга обліку кількості агентуємих суден-1,оформления митних декларацій на продукти живлення вхідних і витікаючи телефонограм-2, заяв в портофлот-1, реєстрації відвідувачів готелю для працівників АСК «Укррічфлот»-1, обліку заявок використання а/транспорта-1, видачі путніх листів-1 - Ведення карток агентування на кожне судно | - Складання добової звітності по кожному судну - Підвищення якості і оперативності обслуговування судів - Мінімізація непродуктивних простоїв - Прозорість контролю обліку по будь-якому вигляду операцій кожного працівника агентства - Особистий вклад кожного працівника в спільну працю для досягнення єдиної мети. | |||||||||
| Головні завдання, пов'язані з відповідальністю: - Забезпечує складання добових звітів по обслуговуванню кожного судна АСК «Укррічфлот» і суден сторонніх організацій - Забезпечує проведення аналізу якості обслуговування і агентства флоту - Забезпечує розробку заходів, направлених на поліпшення обслуговування флоту | ||||||||||||
| 5 | Відповідає за своєчасне оформлення і подачу заявок на лоцманську проводку для суден, що проходять через канал «Швидке», здійснює цілодобовий контроль за їх коректуванням | - Заявки на лоцманську проводку подаються в ГП «Дельта-лоцман» за 4 години до приходу судна - Для складання заявки необхідна оперативна інформація про розміри судна і його фактичного осідання кількості і назви вантажів, про дорогу дотримання | - Скорочення часу чекання лоцманських проводок - Забезпечення безперебійного і безупинного руху суден по всій Українській ділянці р. Дунай | |||||||||
| Головні завдання, пов'язані з відповідальністю: - Забезпечує оперативний зв'язок з капітанами суден, груповими диспетчерами АСК «Укррічфлот» і черговими лоцманами ГП «Дельта-лоцман» - Забезпечує складання, своєчасну подачу заявки на лоцманську проводку і її коректування | ||||||||||||
| 6 | Відповідає за обробку потоків інформації | - Прінімаєт/передаєт поточну інформацію і заявки по телефону, радіостанції - Прінімаєт/отправляєт факси, електронну пошту (за день в середньому на прием/передачу близько 10 факсів) - Реєструє і розподіляє входящую/исходящую кореспонденцію (за добу реєструється близько 5-7 листів) - Набирає і роздруковує документи по агентству (у день близько 3 документів) - Фіксує в журналах і книгах реєстрації всі заявки і іншу інформацію (за день в середньому може бути від 3 до 5 заявок) | - Своєчасна і оперативна прием/передача інформації - Економія засобів Компанії за рахунок раціонального і оптимального використання матеріальних цінностей і ресурсів - Комунікабельність і уміння налагоджувати контакти зі всіма учасниками комплексного обслуговування флоту | |||||||||
| Головні завдання, пов'язані з відповідальністю: - Відповідає за своєчасність, достовірність і швидкість передачі інформації - Забезпечує раціональний розподіл функцій між учасниками комплексного обслуговування флоту | ||||||||||||
| 7 | Виконує функції охоронця адміністративної будівлі і території агентства в святкові і вихідні дні | - Черговий диспетчер несе цілодобову вахту (він же керівник зміни) а в святкові, вихідні дні як охоронець) - В разі проникнення на території агентства сторонніх осіб з метою розкрадання або загрози життя викликати представників Державної Служби охорони (тривожна кнопка). | - Дбайливе відношення до матеріальних цінностей Компанії, майна, оргтехніки - Економія електроенергії, води, газу - Підтримка чистоти і порядку робочого місця і на території агентства - Недопущення розкрадання і п майна Компанії | |||||||||
| Головні завдання, пов'язані з відповідальністю: - Забезпечує цілодобову вахту в агентстві - Забезпечує збереження і дбайливе відношення майна агентства - Оперативність в діях з виклику представників Державної Служби охорони, якщо в цьому є необхідність | ||||||||||||
Агентство по комплексному обслуговуванню і агентуванню транспортного флоту «Дунай-Дніпротранс» в м. Ізмаїлі є філією Акціонерної судноплавної компанії «Укррічфлот». Основною метою створення і діяльності агентства є організація агентування і комплексного обслуговування транспортних суден Компанії, а також суден інших судновласників на основі виконання посередницьких функцій. Оскільки основною функцією агентства є надання послуг, особлива увага на підприємстві приділяється функціям співробітників агентства, за яким чітко описуються операції з агентування, що здійснюються агентством.
2.2 Господарська діяльність агентства «Дунай-Дніпротранс»
Здійснюючи господарську діяльність в сфері агентування суден, агентство «Дунай-Дніпротранс») АСК «Укррічфлот» впродовж 2006-2008 років мало майно на праві господарського відання та певні результати господарської діяльності. Основні економічні показники діяльності агентства наведено у табл..2.4 Відхилення та показники динаміки розглядаються у порівняні до 2006 року, що відрізнявся відносною стабільністю й є принадною базою для порівняння.