Таким образом, в состав научно-технической документации включаются не только отчеты о НИР и ОКР, но и кандидатские, докторские диссертации, описание алгоритмов и программ, авторефераты, отчеты о зарубежных командировках, депонированные рукописи, переводы, аналитические обзоры.
Продвижение товаров на рынке без надежного информационного обеспечения практически невозможно. Поэтому не случайно любой продукт, изготовленный на предприятии, обеспечивается нормативно-технической документацией (ГОСТы, ТУ, рекламные каталоги, отраслевые каталоги, паспорт НТД, прейскуранты и др.).
Организация процесса реализации готовой продукции (товаров), материально-техническое обеспечение производства начинается с изучения статистических данных о производстве и сбыте товаров на свободном рынке. Продвижение товаров на рынке обеспечивается системой информационных изданий и целенаправленной рекламой.
Среди видов информационных изданий о готовых изделиях различают:
• экспресс-информацию - этот вид информации может быть
периодическим изданием или изданием на листах, которое содержит расширенные рефераты (технические характеристики) или краткие сведения об изделиях. Как правило, этот вид издания носит рекламный характер и служит для оперативного информирования пользователя;
• листки-каталоги содержат наименование продукции, ее обозначение. Здесь указаны нормативные или технические документы, предприятие-изготовитель, адрес, краткая характеристика продукции и ее основные показатели;
• паспорт научно-технического достижения на оборудование,
продукцию, кроме наименования продукции, адреса организации разработчика снабжен рефератом, в котором указано назначение продукции, ее состав, приводится также эскиз, схема, формула, фотография, указывается ссылка на авторское свидетельство или патент, сообщаются технико-экономические показатели (производительность, габариты, масса, мощность, энергоемкость и др.);
• проспекты - это вид информационного издания, в котором сообщается потребителю о том, что готовится к выпуску тот или иной товар. Проспекты являются одновременно справочным и рекламным изданием, предваряющим выпуск изделия;
• прейскуранты - официально нормативно-производственные или справочные издания, содержащие систематизированный перечень оборудования, материалов и их цены.
К группе нормативно-технической документации могут быть условно отнесены и фотографии, чертежи, графики, рисунки, технические фильмы и др. Иллюстративный материал как источник информации, может сказать об изделиях больше, чем словесное описание.
Использование рекламных материалов в маркетинговой деятельности по информационной поддержке научно-технического прогресса требует осмотрительности и осторожности. Это связано с тем, что в рекламных материалах допускаются замалчивание недостатков и преувеличение достоинств продукции.
1.3 Поиск информации
Аналитико-синтетическая переработка документов
Говорят, что половина знаний состоит в том, чтобы знать, где искать знания. Где и как искать знания? Вопрос непростой и поэтому не случайно теория и практика информационного поиска ищет ответ на этот вопрос. В профессиональной литературе не перестает обсуждаться сложная проблема, которая, как нам кажется, лежит в русле не автоматизации, а в области прикладной лингвистики (языкознания).
В начале об определении понятий информационный поиск, библиографический поиск. В справочниках, толковых словарях, в нормативных документах эти понятия интерпретируются по-разному, и приводимые определения весьма широки и диффузионны. Многообразие определений вносит затруднение в определение объемов научно-информационной, справочно-библиографической и библиотечной деятельности. Это влияет на трудоемкость и стоимость результата научно-информационной деятельности.
В словаре русского языка С.И. Ожегова поиск определяется, как «... действие ищущего, розыски кого, чего-нибудь, способ разведки. Выражение высокой положительной или отрицательной оценки.» Там же «поиск - обнаружить, сделать явным, видимым, открытым, очевидным».
В толковом словаре по информатике (1991 года) «поиск - совокупность операций, методов, процедур, результатом выполнения которых является отбор данных, хранящихся в запоминающем устройстве».
«Поиск - процедура систематического выявления записей в массиве с целью их сопоставления с критериями поиска, сформулированными в запросе». (Мидоу Ч., 1970 г.). В другом издании Ч. Мидоу (1977) пишет, что «... поиск как один из терминов, значение которого вызывает разногласия среди специалистов-практиков в области информационного поиска, является само понятие информационный поиск. Если необходимо получить ответ на какой-либо конкретный (реально существующий) вполне точный и вещественно определенный, какими бывают только реквизиты, в отличие от абстрактного, отвлеченного, «то в значительном большинстве библиотек означает просмотр каталога, который дает указания на соответствующие документы (библиографические описания). Задача библиотек в этом случае считается выполненной». На самом же деле это только первый этап поиска конкретных документов, которые потенциально могут подозреваться на предмет присутствия в них сведений, необходимых потребителю информации.
В энциклопедии кибернетики (1975 г.) «поиск» рассматривается как последовательность формализованных операций, с целью отыскания документов, содержащих необходимую информацию с последующей выдачей самих документов, их копий или с целью выдачи фактографических данных, представляющих собой ответ на запрос». Понятие поиск в энциклопедии кибернетики наполняется новым содержанием, в частности, в первоначальной части поиск определяется как документальный, во второй части как фактографический.
Толкование этих двух понятий в терминологическом словаре по библиотечному делу и смежным отраслям науки (1995 г.) определяется: «документальный поиск - поиск соответствующих информационному запросу документов; фактографический поиск - информационный поиск, объектами которого являются записи содержащие описание фактических данных, отражающих действительное состояние объекта, события, процесса, т.е. содержащих фактографию, описание фактов без их анализа, обобщения, освещения». Интерпретация понятия поиск, приводимая в энциклопедии кибернетики сыграла определяющую роль для классификации информационно-поисковых систем (ИПС). Поиск информации в документальных (библиографических) ИПС осуществляется с помощью справочно-информационного фонда, систематизированного и снабженного справочно-поисковым аппаратом (библиографические пособия, каталоги, картотеки, специализированные каталоги и т.п.).
Поисковый образ документа в документальных ИПС представлен, главным образом, библиографическим описанием. Библиографическое описание документа может сопровождаться аннотацией, рефератом, предметными рубриками, классификационными индексами, авторским знаком, а также сиглами библиотек, служб информации, где хранится документ.
Понятие «факт» дало название целому классу ИПС - фактографических, Как уже было сказано, основное отличие фактографических ИПС от документальных заключается в результатах информационного поиска, отличает их и структура организации информационных массивов. В документальных ИПС при информационном анализе документов особое внимание сосредотачивается на поиске и выделении тех элементов, которые позволяют вести поиск любого документа по его адресу или содержанию, В фактографических ИПС элементарными единицами информации являются реквизиты - обязательные данные, установленные законом или нормативно-технической документацией (ГОСТами, ТУ, РД).
Реквизиты отражают определенные научные, технические, экономические свойства процессов, объектов и являются логически неделимыми элементами.
Реквизитам присуще два свойства, весьма важные с точки зрения их обработки:
• отдельный реквизит может входить в состав различных единиц информации;
• отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать объект, процесс, явление;
Каждый реквизит характеризуется именем, значение 1 типом. Совокупность этих характеристик образует форм; реквизита. В зависимости от характера отображаемого им; свойства реквизиты делятся на: реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки отражают качественные свойства объекта, процесса или явления. Реквизиты-признаки, как правило, записываются в алфавитном, алфавитно-цифровом виде. Они являются основой для логической обработки составных единиц информации. С реквизитами-признаками, как единицами информации, можно проводить не только процедуры поиска, сортировки, выборки, группировки, но и математические действия.
Например, в качестве реквизитов-признаков копировального аппарата для изготовления печатных форм можно выделить следующие реквизиты-признаки: страна-изготовитель; производительность печатных форм/час; размер бумаги (мм); размер оттиска (мм); напряжение (Вт); частота (Гр); потребляемая мощность (КВт); габариты (мм); масса (кг); цена (руб.).
Как видно из приведенного примера, перечислены качественные характеристики - реквизиты-признаки копировального аппарата для изготовления печатных форм. Количественные характеристики, которыми описываются реквизиты-признаки, выражаются цифрами. Для исчерпывающего описания объекта, процесса необходима некоторая совокупность реквизитов, описывающих его качественные и количественные свойства, называемая сообщением. Каждое сообщение имеет определенную форму. Формы сообщений объединяют множество реквизитов. Частным случаем сообщения является показатель.