Коды или шифры позволяют снизить трудоемкость по обработке информационных массивов, вести сортировку, упорядочивать информацию в определенной последовательности, в зависимости от значения ключевых признаков осуществлять как первичную, так и вторичную группировку.
Статистические методы обработки фактографической информации крайне важны, когда речь идет о системе информационной поддержки маркетинговой деятельности. Аналитические документы (отчеты) - статистические отчеты позволяют маркетинговой службе не только вести наблюдение за движением товаров на рынке, но и прогнозировать события.
1.5. О потребителях и информационных потребностях
Источник в научно-техническом прогрессе - это сообщение, которое дает начало созданию новой технологии, рождению новой идеи, разработке новой конструкции машины, инструмента и т.д.
Источник информации - любая система, вырабатывающая сообщение или объект, содержащий информацию, предназначенный для передачи, распространения и т.д.
Профессионально созданием новых технологий, приборов, передачей информации занимаются научно-исследовательские, проектно-конструкторские, проектно-технологические организации, научные учреждения Академии наук РФ, министерства и ведомства, научно-производственные объединения (конструкторские бюро, заводские лаборатории) государственной, смешанной и частной форм собственности.
Организация и информационное обеспечение должно опираться на надежную базу информационных ресурсов (документы, специалисты, средства аккумуляции и передачи информации). Для того, чтобы обеспечить надежную информационную поддержку маркетинговой деятельности в регионе надо не ожидать, а организовывать изучение источников информации, потребителей, а также информационную технологию переработки первичных и вторичных документов и хорошо знать видовую структуру документов, формы представления информации потребителям с учетом их квалификации и должностного положения.
Успех информационной поддержки будет зависеть не только от тех информационных ресурсов, которыми располагает информационно-библиотечная сеть региона, но и способности адаптировать для подготовки информационных продуктов информационные ресурсы ближнего и дальнего окружения.
Заказчиками и потребителями информации являются участники маркетинговой деятельности.
Исполнителями подготовки информационных продуктов и сервиса в информационной поддержке маркетинговой деятельности в области научно-технического прогресса являются специалисты информационных центров и служб. Среди участников маркетинговой деятельности не только лица, которые организуют производство и сбыт товаров, но и особая категория в информационном сервисе - специалисты: ученые, врачи, инженеры, агрономы и т.д., руководители (управляющие). В статье Гиляревского Р.С. и др. (НТИ, серия 1, 1993 г., с. 1-6) приводится таблица основных различий в выражении и удовлетворении информационных потребностей ученых, специалистов и руководителей [по итогам опроса]; табл. 2.
Учет различий требований, приведенный выше, по выражению и удовлетворению информационных потребностей, будет содействовать взаимопониманию между потребителями (заказчиками) и обслуживающей системой. [С.С. - Истинные выдающиеся ученые, как правило, в совершенстве и досконально знают проблему, научные школы (коллег), отдельных ученых, занимающихся близкими (родственными) проблемами,
Таблица 2
| Характеристика выражения и удовлетворения информационных потребностей | Ученые | Специалисты | Руководители |
| Четкость осознания и выражения | небольшая | большая | очень большая |
| Требуемая полнота информации | большая | не больше чем надо | самая необходимая |
| Срочность удовлетворения | не важна | важна | очень важна |
| Формы получения информации | любая | удобная для использования | максимально удобная для восприятия |
| Степень переработки информации | минимальная | большая | очень большая |
| Виды предпочтения информации | первоисточники, библиографии, числовые данные | фактографическая информация | обзорно-аналитическая информация |
Эта группа ученых хотела бы иметь полную и надежную информацию из первых рук через личные письма (препринты). Истинный ученый при поиске информации по проблеме своей целью ставит не обнаружить информацию при самом полном и надежном поиске. Только в этом случае проблема для ученого будет представлять интерес. Молодые начинающие исследователи, даже не владея методами информационного поиска, не доверяют обслуживающей системе осуществлять поиск. Молодой исследователь такой поиск хотел бы осуществить сам. Трудности, которые испытывает начинающий ученый при поиске и обработке информации, имеют свои плюсы в той части, что в ходе преодоления трудностей происходит самообучение, однако, на это тратится время].
О специалистах. В этой социальной группе различают специалистов - носителей новой информации и специалистов, работающих по регламенту. В первом случае, специалисты следят за информацией о новых идеях, новых технологиях, открытиях, за научно-технической документацией, т.е. за такими видами, которые обеспечивают" ему надежную информацию о новизне и состоянии развития науки и техники. Во втором случае, это лица, которые должны строго соблюдать регламенты при выполнении своих функций, например, летчики. Сконцентрироваться и мгновенно принять решение ему помогает накопленный опыт. В первом случае носители новых идей, новой информации достаточно самостоятельны и компетентны в той части, что касается их профессии, с этой группой специалистов связана подготовка информационных материалов для руководителей.
1.6. Документационное обеспечение управления
Управляющие органы, руководители (управляющие) постоянно нуждаются в добротной, полной, надежной и оперативной информации.
Они всегда испытывают временной кризис. Руководители не имеют возможности отвести не только рабочее время, но и время после работы на поиск, анализ и глубокое усвоение информационных материалов, оно им необходимо для принятия самых разнообразных управленческих решений, не только по научным, производственным, но и по бытовым вопросам.
Поэтому руководители нуждаются не только в получении информации, но эта информация должна быть представлена им в такой форме, которая позволяет в кратчайшее время заметить новизну, увидеть преимущества (прибыль) и недостатки (убытки), которые могут и обычно следуют за принятием управленческих решений.
Чтобы удовлетворить информационные потребности органов управления и менеджеров надежной информацией практика выработала различные формы ее представления, в том числе и такие, которые позволяют мгновенно воспринимать информацию. К таким информационным продуктам относится деловая информация:
1. Технико-экономический уровень производства - содержит комплекс качественных характеристик развития производства:
• технический уровень продукции;
• экономическая эффективность производства.
Оценка технико-экономической эффективности производства осуществляется путем сравнения достигнутых показателей, таких как энерговооруженность, энерговооруженность труда, оснащенность средствами производства (фондовооруженность, механовооруженность, электровооруженность, вооруженность средствами автоматизации): степень использования производственных фондов (трудоемкость, фондоемкость, материалоемкость, электроемкость и др.).
Эффективность производства оценивается через производительность труда, себестоимость продукции, рентабельность. Перечисленные показатели оценки технического уровня производства без особых трудностей могут быть представлены в виде таблиц и графиков, которые позволяют за более короткое время не только оценить, но к принять управленческое решение.
2. Технический уровень продукции - комплексная качественная характеристика свойств продукции, основанная на сопоставлении ее основных параметров с соответствующим значением, принятым за базу. Технический уровень продукции определяет ее объективные возможности в удовлетворении производственных или личных потребностей. Измеряется показателями, отражающими важнейшие эксплутационные свойства: производительность, мощность, надежность, экономичность, эстетичность, продукция, которая выпускается не более 3 лет.
3. Технический уровень управления - качественная характеристика технических средств управления (автоматизированные информационные системы, средства связи, хранение, копирование, поиск и передача информации). Технический уровень управления оценивается путем сопоставления показателей, отражающих оснащенность и технические параметры систем управления. В качестве базы сравнения, как правило, берутся технические характеристики соответствующих передовых достижений в области науки, техники и производственного опыта, достигнутого в других отраслях народного хозяйства, рис. 3.
Каждая строка матрицы представляет собой позиционный двоичный вектор, который характеризует определенный тип технологического оборудования, оснащающее рабочие места в структурных подразделениях заводоуправления. Этот прием может быть использован тогда, когда идет речь об оценке оснащенности рабочих мест, вместо типов технологического оборудования в такой матрице должны быть указаны модели конкретных средств автоматизации.