Знакомство состоялось, начинается беседа. Ваши действия подчинены все той же задаче: снять естественную для момента знакомства напряженность, дать возможность кандидату расслабиться и полностью продемонстрировать свои качества.
Будет уместно спросить у собеседника: "Что Вы будете пить (что Вам предложить)- чай или кофе?".
Опытные специалисты по переговорам начинают разговор с вопросов на нейтральную тему, например, "Легко ли Вы нашли наш офис?". Таких ничего не значащих вопроса может быть один или два и постарайтесь сделать так, чтобы они не подразумевали долгих рассуждений и пространных ответов. Не стоит спрашивать, например, "Что вы думаете об этой картине (известном фильме или событии)?". Лучше использовать стандартную тему о погоде в нестандартной обработке: "Как там, трамваи еще не смыло?" или "Хорошая погода для собеседования - совсем не хочется выходить на улицу, не правда ли?". Уместная легкая шутка чаще всего является лучшим средством разрядить обстановку. Маленькая забавная история или анекдот, подходящий к ситуации, могут сыграть аналогичную роль.
Вспомним о том, что информацию наш собеседник получает не только из слов, но и из наших жестов, мимики, позы, тона и громкости голоса.
Быстрее всего мы располагаем к себе собеседника с помощью улыбки и спокойного голоса средней громкости. Проследите, пожалуйста, как вы сидите за столом переговоров.
Скажем несколько слов о том, как нужно расположиться за столом и как держаться, чтобы задача установления контакта с соискателем была достигнута в максимально короткие сроки.
В вашем рабочем кабинете тоже может быть стол для переговоров, за который желательно пригласить кандидата. Итак, ваш собеседник выбрал себе место. Расположитесь так, чтобы сидеть под прямым углом к нему. Если вы сядете напротив, то стол между вами будет восприниматься как барьер. Если сядете рядом, то наблюдать за реакцией собеседника будет очень трудно. Если у вас в кабинете только рабочий стол, и посетитель не имеет возможности выбрать себе комфортное место, то перед его приходом желательно расположить стул для собеседника в торце стола, таким образом, вы будете сидеть под углом друг к другу. Для удобства стоит немного повернуться в сторону кандидата. Постарайтесь организовать "переговорное пространство" так, чтобы со стороны ваше взаиморасположение не выглядело как ситуация экзаменов или общение чиновника и просителя.
Место выбрано. Обратите внимание на то, как вы сели. Представьте себя на месте собеседника.
Что вы почувствуете, если ваш потенциальный работодатель откинулся на спинку стула, удобно вытянул ноги и прикрыл глаза? А если скрестил руки на груди и привычно сгорбился за столом, не глядя на вас? Оптимальная поза интервьюера для начала собеседования следующая: придвиньтесь к столу, удобно и свободно расположите на нем руки, чуть - чуть наклонитесь в сторону собеседника.
Последите за своими жестами.
Привычные повторяющиеся жесты: щелканье шариковой ручкой, постукивания кончиком карандаша, снимание и одевание очков или кольца может быть бессознательно истолковано собеседником как признак неуверенности или раздражения. Вам это надо?
Можно начинать беседу. Для повышения эффективности разговора сообщите кандидату о том, сколько времени вы готовы посвятить разговору с ним.
Опытные кандидаты обычно сами задают этот вопрос, формулируя его примерно так: "Сколько времени вы планируете отвести нашей беседе?". Если такого вопроса нет, то сами проинформируйте кандидата о том, что у нас есть полчаса (сорок минут и т.д.) на разговор, затем у вас назначена другая встреча (переговоры, совещание и т.п.). Эти сведения помогут кандидату четче отвечать на вопросы, "не растекаться мыслью по древу", а вам - закончить интервью тогда, когда вы сочтете это нужным.
После того, как вы уточнили продолжительность встречи, дайте возможность собеседнику увидеть картинку предстоящего разговора в целом.
Для этого расскажите в, общих чертах, о чем пойдет речь на собеседовании. "Позвольте мне сказать несколько слов о плане нашего собеседования" или "Мне бы хотелось начать нашу встречу с рассказа о том, как она будет проходить". "Сначала мы поговорим о …, затем я расскажу вам о …, задам вопросы о …, в конце буду готов ответить на ваши вопросы". Такое гласное структурирование ближайших событий не только придаст уверенности вашему собеседнику, но и покажет ему, что вы здесь контролируете ситуацию.
Перед тем как начать диалог с кандидатом, желательно, немного рассказать о компании.
Рассказ можно предварить фразой: "Теперь я вкратце расскажу о нашей фирме". Обычно этот рассказ воспринимается соискателем как показатель серьезных намерений, жест доброй воли и открытости. Вас воспринимают как представителя стабильной организации, а не компании - однодневки. Какую информацию надо предоставить кандидату, не перегружая его пока ненужными сведениями и не выдавая коммерческую тайну непроверенному человеку? В вашем вводном слове коснитесь трех пунктов: сколько лет существует ваша компания (если она образовалась недавно, то, по возможности, скажите несколько слов о предыстории ее создания), масштабы ее деятельности (численность персонала и региональная распространенность) и основные направления деятельности. Ваш рассказ может звучать приблизительно так:
"Наша фирма существует уже 7 лет, она была зарегистрирована в мае 1992 года. Мы торгуем продуктами питания большого ассортимента в Москве и еще в шести регионах России. Если у вас есть вопросы о нашей фирме, я готов ответить на них в конце беседы".
Приглашая своего собеседника к разговору о нем, можно сказать пару слов о себе.
Например: "Я являюсь Генеральным директором этой компании вот уже три года. Пришел сюда на должность коммерческого директора пять лет назад. А теперь давайте поговорим о вашем профессиональном опыте".
Такое предисловие в некоторых случаях может избавить вас от выслушивания заранее заготовленной и заведомо искаженной информации. Вы ведь дали понять, что имеете опыт практической работы в ключевых областях деятельности компании.
Индикаторами того, что контакт с собеседником установлен, служат изменения в темпе его речи, позе, дыхании, мимике и жестикуляции.
Дыхание выравнивается, поэтому голос начинает звучать ровнее и увереннее. Как правило, несколько снижается бывший слишком быстрым и суетливым темп речи. Собеседник начинает говорить свободнее. Садится удобнее, меняется положение его рук и ног. Кандидат ставит ноги прямо, опираясь в пол всей ступней, разжимает руки. Уходит "неподвижность зажатости", когда вы можете наблюдать статичную позу и отсутствие естественных жестов. Ваш собеседник начинает улыбаться, смотреть вам в глаза, подкреплять свои слова соответствующими жестами.
После того, как контакт установлен, можно переходить к основной части интервью, однако, важно помнить о необходимости сохранять атмосферу доверия и доброжелательности в течение всей беседы.
Достигается это за счет поощрительных реплик интервьюера, одобрительных кивков, улыбки. Эти приемы являются элементами техники активно слушания. Ею должны владеть все профессиональные интервьюеры и другие специалисты по работе людьми (торговые представители, рекламные агенты, менеджеры по работе с клиентами и поставщиками, менеджеры по персоналу и т.д.). Эта техника подробно описана в литературе, посвященной искусству переговоров. Скажем несколько слов о ее принципиальных моментах.
Основная задача этой техники - поддерживать контакт с собеседником и помогать ему говорить, высказывать свои мысли, соображения, описывать свои чувства. При этом интервьюер мало говорит, много и внимательно слушает. "Кто много говорит, тот мало узнает". (Рудольф А. Шнаппауф "Практика продаж")
Улыбка - сильнейший инструмент конструктивных диалогов, если она выражает искреннюю заинтересованность в собеседнике и его словах. Иногда стоит кивнуть или использовать другое подтверждение, что ваше внимание направлено на то, о чем сейчас рассказывает собеседник, а не занято собственными мыслями и проблемами. Воздержитесь на время диалога от перелистывания и чтения документов или просмотра информации с компьютерного экрана. Это воспринимается как признак неуважения и незаинтересованности.
Стоит фиксировать данные на бумаге, но не чертите фигурки или каракули. Это воспринимается собеседником как потеря интереса к разговору и сосредоточенность на темах, которые не касаются текущей беседы. Не торопите кандидата, "Тот, у кого мало времени, должен все делать медленно, но планомерно и размеренно, так как ему слишком дорого время, чтобы тратить его на выявление недоразумений" (Рудольф А. Шнаппауф "Практика продаж")
Рассказывая о первом этапе интервью, хотелось бы предупредить о некоторых объективно возникающих феноменах в ситуациях, когда вам приходиться встречаться с несколькими кандидатами на одну вакансию. И они проявляются тем сильнее, чем меньше промежуток между этими встречами. Это так называемые ошибки по контрасту. При встрече с новым соискателем вы можете находиться под впечатлением от предыдущих заявителей. Если просто квалифицированный кандидат следует за выдающимся, ярким претендентом на место, то его характеристики, скорее всего, покажутся бледными в ваших глазах. Вы можете отказаться от хорошего квалифицированного работника, по контрасту выглядевшего слабым. Аналогичная ситуация возникает при встрече с посредственным кандидатом после откровенно слабого претендента - есть опасность "ухватиться", кто лишь чуть-чуть лучше "плохого".
Пора сказать несколько слов о выборе стиля интервью. Вернее - об окончательном выборе. Предварительное решение о том, из каких элементов разных стилей будет состоять это собеседование - "испытания" или "допроса", "соло" или "пряток", а может быть - "партнерских переговоров", принимается, конечно же, при подготовке к встрече с соискателем. Как вы помните, в третьей главе, мы говорили о том, что самым оптимальным является сочетание элементов разных стилей. Разница в их удельном весе. Например, стиль собеседования - "партнерские переговоры" оптимален при приеме на работу будущих членов вашей команды, уникальных специалистов и руководителей высшего и среднего звена. Элементы "испытания" присутствуют практически во всех собеседованиях. Но при разговоре с претендентом на должность, где важны прикладные навыки (машинопись, владение иностранным языком на уровне переводчика, умение работать с определенными компьютерными программами) удельный вес стиля "испытание" превалирует над остальными. Если вы переманиваете кандидата из солидной фирмы и с хорошей должности, то исполните для него "песню" о своей компании, при этом в основном применяя, конечно же, стиль партнерских переговоров. Если вы заранее знаете, что на вакантной должности должен быть "толстокожий носорог" смело испытайте кандидата пыткой в стиле "допрос".