Введение в экономические информационные системы и технологии (стр. 15 из 29)
45 – 49 – Япония
400 – 440 - Германия
590 – Польша 690 – Китай
460 – 469 – Россия.
Унификация систем документации
Для того чтобы информацию легче было воспринимать и обрабатывать, системы документов приводят к единой форме, иначе говоря, - унифицируют. Разработка и внедрение унифицированных систем документации также является задачей информационного обеспечения ЭИС.
Виды документов зависят от вида обрабатываемой информации. Информацию целесообразно разбивать на исходную, производную и выходную (результатную).
Исходная информация возникает непосредственно на объектах производственно-хозяйственной деятельности и поступает в информационную систему в первичных документах. Первичные документы содержат данные на бумажных носителях и включают, как правило, избыточные сведения (необходимые для придания документу законченного вида сведения, например, заголовки таблиц и колонок в них, подписи должных лиц. и т.п.) которые вводить в компьютер не нужно. Поэтому из первичных документов готовят входные, лишенные избыточных сведений.
Производная информация – результат обработки первичной документации и вводится в машинные носители информации из входных документов или, при небольшом их количестве, непосредственно из первичных.
Результатная информация представляет собой итог обработки, помещается в выходных документах, и предназначена непосредственно для целей учета и управления. Проектирование форм документов
Все формы документов, используемых в ЭИС, проектируются заранее.
В состав работ по проектированию форм документов чаще всего включают следующее:
1. Установление перечня необходимых форм документов.
2. Составление списков всех реквизитов по каждому участку учета.
3. Выбор необходимых реквизитов для каждой конкретной формы.
4. Установление формата документов и эскизная их проработка.
Любой документ должен состоять из трех основных частей (зон): общей, предметной, оформительной.
В общей части располагаются все постоянные текстовые реквизиты
(наименование документа, организации, заголовки таблиц, колонок и т.д.).
В предметной части дается основное содержание документа.
В оформительной части проставляется номер документа, если он предусмотрен, дата заполнения, подписи должностных лиц, подтверждающих подлинность документа.
Так проектируются формы первичных, входных и выходных документов. Выбор форм вывода результатной информации зависит от назначения информации. Для бухгалтерского учета наиболее приемлемы таблицы, содержащие сгруппированные в определенном порядке показатели.
Для лучшего восприятия результатов анализа экономические показатели иногда выводятся в виде цветных графиков, номограмм и круговых диаграмм.
Компьютерная подготовка документов
Предварительная подготовка документов, облегчающая их заполнение, известна задолго до появления персональных компьютеров. На все документы, поддающиеся унификации, разработаны и изготовлены типовые формы. Эти формы, как правило, включают в себя постоянные реквизиты и тиражированы типографским способом. Предприятия и организации, использующие эти типовые формы, разрабатывают и образцы их заполнения.
Наличие типовых форм позволяет их пользователям значительно облегчить и сократить продолжительность заполнения документов.
Гораздо больше преимуществ дает компьютерная подготовка документов.
Преимущества компьютерной подготовки документов по сравнению с подготовкой на пишущей машинке состоят в следующем:
1. Осуществляется автоматическая настройка формы документа на вводимый объем информации, т.е. осуществляется масштабирование форм документов.
2. Возможна комплектная подготовка документов. Суть принципа состоит в том, что часто требуется готовить не один изолированный документ, а комплект взаимоувязанных документов. Например, контракт на научноисследовательскую работу имеет приложения, в которых указаны технические характеристики, календарный план, смета расходов и др. Отдельные позиции в основном документе и приложениях повторяются: название НИР, стоимость работы, сроки выполнения и др. Комплектная подготовка позволяет при первом наборе этих позиций заполнить их автоматически в другие документы комплекта.
3. Возможно нахождение и исправление грамматических ошибок с помощью встроенных или подключаемых редакторов текста.
4. Можно осуществлять сортировки по необходимым реквизитам.
5. Можно использовать при составлении документов встроенные справочные материалы, например коды субъектов федерации, на территории которых находится предприятие или организация, названия головных организаций по видам научно-исследовательских работ, коэффициенты тарифной сетки для начисления заработной платы бюджетникам и др..
6. Легко реализуется автоматическая проверка правильности и полноты заполнения комплектов документов. Компьютер пока не в состоянии проверить правильность содержания документа, но он указать пропущенные по каким-либо причинам или отложенные «на потом» позиции документов.
7. Можно обеспечить автоматическое заполнение промежуточных или выходных документов. Для этого, например, в базе данных выделяется объем обрабатываемой информации и указывается по какой форме нужно эту информацию обработать и представить результат обработки.
8. Можно готовить и объединять различные формы отображения информации в одном документе: текст, таблицы, рисунки, графики и диаграммы, звуковые образы.
9. Можно использовать документы в других компьютерных информационных технологиях без дополнительного набора информации. Например, можно считать текст сканером с твердого носителя с помощью программы FineReader, перевести ее на русский язык с помощью программыпереводчика Stilus, отредактировать с помощью редактора текста Word и отправить коллеге по электронной почте с помощью программы Outlook Express.
10. Возможность использования документов в других компьютерных информационных технологиях без дополнительного набора информации. Например, считать текст с твердого носителя с помощью программы FineReader, ее перевода на русский язык с помощью программы-переводчика Stilus, редактирования с помощью редактора текста Word и отправки коллеге по электронной почте с помощью программы Outlook Express.
ТЕМА 4: ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭИС
Организационное обеспечение ЭИС позволяет организовать работу специального структурного подразделения на объекте управления, которое обеспечивает разработку, внедрение и эксплуатацию информационных технологий.
Любая ЭИС обязательно включает в себя собственный аппарат управления ЭИС, который организует работу всех ее подсистем. Этот аппарат управления осуществляет:
I. Регламентную (текущую) работу по информационному обеспечению объекта управления, которая, включает следующее:
1. Сбор первичной информации об объекте управления и окружающей среде.
2. Передачу информации через курьера или ее рассылку с помощью локальных, региональных или других вычислительных сетей.
3. Хранение и поддержку в работоспособном состоянии (администрирование) информации коллективного пользования в центральной базе данных или распределенной по узлам сети.
4. Обработку информации на основе централизованной или распределенной технологии.
5. Обеспечение функционирования средств поддержки принятия решения. II. Поиск и внедрение новых информационных технологий, включающий:
1. Модернизацию ЭИС в соответствии с изменениями внешнего и внутреннего характера.
2. Коррекцию юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях компьютеризации.
3. Разработку документации, регулирующей порядок обмена информацией с другими компьютерными системами, а также правила выхода из нештатных ситуаций с минимальными потерями.
4. Разработку методической документации для подготовки управленческих работников работе с новыми информационными технологиями.
5. Разработку программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа.
Как правило, персонал ЭИС состоит из двух групп подразделений:
1. Подразделений разработки информационных технологий (ИТ).
2. Подразделений эксплуатации ИТ.
Работа подразделений разработки ИТ строится следующим образом: от высшего руководства предприятия поступает следующая информация – перспективные планы развития, содержащие цели, к которым нужно стремиться, а также бюджетные ограничения на создание новых систем. На основании этих сведений подразделения разработки могут предложить для высшего руководства решение задач стратегического планирования, анализа и прогнозирования цен, консультаций по маркетинговой политике, анализу использования основных фондов, анализу факторов рентабельности, бизнес-разведке и т.д.
Для среднего звена подразделения разработки могут предложить программы расчетов материальных и трудовых ресурсов, калькуляцию себестоимости продукции, провести анализ отклонения фактических показателей от расчетных.
Для сотрудников оперативного уровня отдел разработки может предложить средства автоматизации выполнения функций на рабочих местах, связанных либо непосредственно с производством, либо с управлением: АРМ бухгалтера, экономиста, юриста, менеджера, секретаря-референта и т.п.
Отдел эксплуатации решает следующие вопросы:
обеспечение безопасности, конфиденциальности и целостности данных (борьба со сбоями и несанкционированным доступом: разработка шифров, паролей, кодов, технологии обнаружения и недопущения несанкционированного доступа, борьба с вирусами, спамом – рассылкой рекламной информации по электронной почте, и фишингом - попытками под видом банка или провайдера выведать у доверчивых пользователей пароли, номера кредитных карт и т.д.);