Одним iз завдань видавничо-iнформацiйної служби є видання програмок i буклетiв до вистав. В Нацiональнiй оперi України друкуються програми на вистави i програми-буклети, якi рiзняться обсягом i полiграфiчним виконанням. Враховуючи європейськi стандарти програмки-буклети видають форматом А4, А5 по 24-48 сторiнок. До буклетiв входить наступна iнформацiя: довiдка про композитора, бiографiя постановникiв, iсторiя сценiчного життя самої опери чи балету, короткий змiст. Все це прикрашено кольоровими фотографiями артистiв та ескiзами костюмiв. У деяких буклетах вмiщується i повний текст перекладу (наприклад, як у буклетi до вистави “Дон Жуан”). Такi буклети звертають на себе увагу своєю яскравiстю i змiстовнiстю, можуть стати матерiалом для прийдешнiх дослiдникiв. (типи програмок додаються)
Полiграфiчна продукцiя (афiшi, програмки, буклети, брошури, проспекти, листiвки) виготовляються друкарнями “Нiрмала”, “Iнтеграл”, полiграфiчним центром “Україна-Холдинг-Лiзинг”.
Участь iнформацiйно-видавничої частини у створені нових творів Літературна частина Національної опери України :
розповсюджує інформацію про зацікавлення театру у творах визначеної тематики ;
рецензує лібрето, які надходять до театру з погляду їхньої драматичної і літературної цінностей ;
рекомендує кращі лібрето художньому керівництву з погляду на можливість створення нового твору ;
дає рекомендації лібретистам у розробці сюжетних ліній ;
Так літературна частина брала безпосередньо участь у створені балетів “Русалонька”, “Фантастична симфонія”, опер “Перша любов”, здійснила редагування (редакцію) лібрето опери “Анна Ярославна - королева Франції”. Було унормовано мову лібрето, замінено архаїчні українські слова.
Літературна частина рецензувала і відхилила, як недосконале лібрето балетів “Кармелюк”, “Маруся Чурай”. Зараз ВIС працює разом з композитором О. Костіним над оперою “Роксолана”.
Лiтературно-видавнича частина, починаючи з 1980-х рокiв, залучалася до пiдготовки таких академiчних видань як Українська Радянська Енциклопедiя II видання. До цього видання було пiдготовлено понад 100 статей про вiдомих диригентiв, режисерiв, спiвакiв та артистiв балету, якi внесли свiй вклад у розвиток Нацiональної опери України.
Працiвники служби готували матерiали для академiчного видання “Митцi України” I та II видання та брали участь у розробцi словника “Музичне мистецтво України”.
Зараз iнформацiйно-видавнича частина включена у програму пiдготовки Енциклопедiї Українiстики за редакцiєю I.М. Дзюби та “Енциклопедiї видатнi жiнки України” за редакцiєю В. Шевченко. Також завiдуючий ВIС пiдготував до друку в рамках видавничої програми довiдник “Хореографiчне мистецтво в персоналiях”. Працiвники лiтературної частини надавали iнформацiйну допомогу та здiйснили рецензiю книги Б. Гнидя “Iсторiя оперного мистецтва” у 1997 роцi.
Iнформацiйний служба пiдготувала академiчну статтю для всесвiтнього довiдника “Опернi театри свiту”, яку перiодично перевидає Оксфордський Унiверситет, Англiя.
У недалекому майбутньому буде опублiковане на матерiалах архiву ВIС довiдково-монографiчне видання “Нацiональна опера України 1967-1997 рр.” автори В. Туркевич i Б. Гнидя, у якому буде посезонно викладено матерiали про дiяльнiсть театру: постановки, дебюти, гастролi.
Вирiшення таких комплексних програм сприяє створенню робочого документального фонду інформаційно-видавничої частини Національної опери.
У спеціальних папках-досьє зберігаються афіші, програмки, рецензії, огляди, фотографії на вистави, починаючи з повоєнного часу, папки-досьє на солістів театру і провідних митців, де зібрані характеристики, рецензії, листування, накази про виконання партій, укази про нагороди, фото. Усе це опрацьовано і зареєстровано як 578 фонд Нацiонального музею-архіву літератури та мистецтв України і становить загальнодержавний архівний фонд вічного збереження. Більшість документів не мають дублікатiв і є цінним науковим матеріалом. Зараз інформаційний фонд налічує понад 100.000 документів, серед них : понад 15.000 негативів фото, починаючи з двадцятих років ХХ ст. зокрема і довоєнних часів; понад 5.000 афіш (найстаріші датуються 1909 р ); колекція платівок понад 800 ; щоденні розклади уроків оперної і балетної трупи, починаючи з 70-х років; реєстр зарубіжних гастролерів і зарубіжних колективів, які гастролювали у Національній опері, починаючи з 1950 р.; колекція програмок та буклетів театру. До документального зібрання належить також фонд рукописних нот, зокрема авторські партитури, лібрето, інструментальні голоси, диригентські та режисерські примірники. З 1982 р. ведеться реєстр усіх публікацій про театр.
Практичною метою робочих інформаційних матеріалів є те, що фондом користуються мистецтвознавцi та журналісти для написання статей про роботу театру, творчість окремих виконавців. У цьому фонді зібрано понад 3000 ескізів видатних сценографів до вистав, зокрема - А. Петрицького, Ф. Нірода, Т. Брунi та ін. Цi ескiзи використовуються у виставах, які поновлюються. Систематизовані матеріали дають змогу готувати документи для подання кандидатур митцiв театру на почеснi звання. На матеріалах фонду організовуються виставки, зокрема саме на матеріалах документального фонду інформаційно-видавничої частини було організовано виставку у Музеї Людини канадського міста Монреаля (1983).
Робочо-інформаційний фонд ( архів ) Національної опери є складовою частиною Державного архіву - музею літератури й мистецтв. Архів один раз у п’ять років опрацьовується державним архіваріусом. Він перераховує матеріали, створує спеціальні описи, підписує кожну теку, оформлюючи згідно стандартів, які існують в архівній практиці.
На сучасному етапі існує проблема у повній комп’ютеризації матеріалів iнформацiйного фонду. Комп’ютеризованi всi архівнi матерiали про артистів балету, починаючи з 1926 року.
Взаємозв’язок з мас медiа.
Виходячи з обмежаних коштiв, ВIС практично не користується платною рекламою. Замiсть цього роль рекламного носiя бере на себе iнформацiйна дiяльнiсть. У цiй дiяльностi театр наслiдує тенденцiю залучити всi масовi видання, що мають вплив на читачiв.
В першу чергу, працiвники вiддiлу прагнуть надавати iнформацiю про дiяльнiсть театру, анонси вистав поточного репертуару, наступнi прем’єри у такi вiдомi газети i журнали, як : “Вечiрнiй Київ”, “Культура i життя”, “Театрально-концертний Київ”, “День”, “Час”, “Українська культура”, “Говорить i показує Україна”, “Хрещатик”, “Столиця”, “Art Line”. В цi видання надсилають репертуарнi афiшi театру, iнформацiю про участь артистiв у конкурсах, фестивалях, оглядах. Вiддiл запрошуює журналiстiв на прес-конференцiї, прем’єри, зустрiчi з митцями театру. З театром пiдтримують тiснi творчi зв’язки вiдомi журналiсти-мистецтвознавцi Iгор Диченко, Людмила Жилiна, Наталiя Зубарєва, Галина Родина, Ганна Шеремет, Тамара Мар’янiвська, Алла Хижня. Працiвники вiддiлу прагнуть, щоб статтi з’являлися в елiтних журналах “Панорама”, “Art Line”, “Наталi”, “Академiя”. У цьому вони досягли помiтного успiху: в кожному номерi з’являється або стаття, або повiдомлення про дiяльнiсть театру.
Практично всi київськi газети (“Киевские ведомости”, “Факты”, “Вечiрнiй Київ”, “День”, “Хрещатик”, “Столиця”, “Kiev-Post” та iншi) дають тижневi репертуари Нацiональної опери України з розшифровками жанру, постановниками, а також цiни на квитки.
Тiснi контакти пiдтримує ВIС з прес-агенцiями : Франс-Прес, Associated Press, Агенство Преси Новини.
Звертається також вiддiл до електронних засобiв масової iнформацiї. Так на радiо “Золотi Ворота” (III програма), радiо “Київ” у передачах “Автографи митцiв”, “Театральнi обрiї”(авторська програма Нiни Новоселицької, I програма радiо) та iнших постiйно звучать нариси про спiвакiв, прем’єри, вистави, радiозустрiчi з талановитими й популярними спiваками, митцями Нацiональної опери. Українське телебачення часто запрошує спiвакiв й iнших дiячiв театру в програми “Саме той”, “Снiданок з 1+1”, “Доброго ранку, Україно”, у спецiалiзованi мистецькi програми.
До завдання ВIС входить пiдготовка матерiалiв iсторичного, довiдкового й рекламного змiсту для гастролей театру. 90 % текстової iнформацiї за кордон готує дана служба, а саме:
* iсторичнi нариси про театр (об’ємом 2-5 сторiнок);
* iсторiя створення вистави;
* короткий змiст вистави;
* затверджений режуправлiнням постановчий склад виконавцiв;
* iнформацiя про виконавцiв головних партiй i постановчу групу;
* комплекти фото для програмок та засобiв масової iнформацiї.
До того ж в театрi iснують вiдеозаписи вистав (балетiв П. Чайковського, С. Прокоф’єва та iнших, усього 12 вистав), театр має у розпорядженнi десятихвилинний фiльм - рекламний ролик про сучасний репертуар театру, який можне служити вiзиткою театру. Тексти до буклетiв передаються завiдуючим вiддiлу безпосередньо iмпресарiо пiд час пiдписання угоди про гастролi. Уся гастрольна полiграфiчна продукцiя друкується за кордоном.
На сучасному етапi поряд з основними завданнями ВIС також звертає увагу на вивчення нових рекламних технологiй, на розробку комп’ютерних модулiв iнформацiйного забезпечення. Працiвники ВIС розробили про схему запису даних митцiв, схему опису вистав, створили банк комп’ютерного матерiалу про репертуарнi вистави. А це дає змогу без додаткових витрат здiйснювати перевидання буклетiв, програмок , надавати iнформацiю для використання у пресi. Але в театрi iснує велика проблема - комп’ютерне забезпечення служби.