Таблица 10 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее выданному авансу
| Ф.И.О. п/о лица | Остаток п/о сумм | Выдано из кассы | |||
| дата | сумма, руб. | дата | № РКО | сумма, руб. | |
| Зимин В.М. | 01.10.08 | 51 452 | 10.10.08 | 25 | 27652 |
| Бородин В.П. | 01.12.08 | 1 044 | 09.12.08 | 37 | 7044 |
| Устимов А.А. | 01.09.08 | 27 981 | 12.09.08 | 19 | 32891 |
| Бочкарев В.В. | 01.09.08 | 8 080 | 02.09.08 | 16 | 7610 |
| Ванин Ю.А. | 01.11.08 | 1 418 | 20.11.08 | 32 | 1891 |
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Зимина В.М. в январе переданы наличные деньги Бочкареву В.В. для приобретения бензина в сумме 350 руб.
Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:
- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 3 Ванина Ю.А. в январе);
- в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Бочкарева В.В. в марте, а/о Устимова А.А. в августе 2008 г.);
- на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа "кому, за что и по какому документу уплачено";
- на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.
В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 60 Устимова А.А. в октябре приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4096 руб. В учете отражено: Дт сч.26 Кт сч.71
Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета:
Дт сч.10 Кт сч.71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.
В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета № 67 Бочкарева В.В. в октябре 2008 г. отражено:
Дт сч.10/5 Кт сч.71 – 719-92 руб.
Следовало отразить:
Дт сч.10/1 Кт сч.71 – 197 руб. стоимость ацетона;
Дт сч.10/3 Кт сч.71 – 522-92 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.
Согласно авансового отчета № 23 Бородина В.П. от 22.04.08 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 462 руб. В учете отражено:
Дт сч.26 Кт сч.71 – 462 руб.
Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:
Дт сч.10/9 Кт сч.71 – 462 руб. инвентарь для уборки территорий
Дт сч.10/9 Кт сч.26 –462 руб. передача в эксплуатацию
В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.
В ОАО "Борма" приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 26а от 17.05.08 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 4280-79 руб.
В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 "Товары". Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:
Дт сч.41 Кт сч.71 – 4280-79 руб. оприходован товар
Дт сч.90 Кт сч.41 – 4280-79 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись
Дт сч.90 Кт сч.68 – 770-54 руб. начислен НДС (4280-79*18%)
Дт сч.91 Кт сч.90 - 5051-33 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия
Таким образом, ОАО "Борма" недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.
Кроме того, ОАО "Борма" следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.
В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):
- к авансовому отчету Устимова А.А. от 30.06.08 приложен только товарный чек магазина "Ирба" на запчасти для ремонта оборудования на сумму 5086-58 руб;
- согласно авансового отчета Бородина В.П. от 12.07.08 приобретены "комплектующие" на сумму 440-90 руб. (Дт сч.10 Кт сч.71). Приведен список "комплектующих", но документ об оплате отсутствует.
Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.
В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:
- к авансовому отчету Зимина В.М. № 14 от 03.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на ЗАО "РодникСпирт Пром" – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;
- к авансовому отчету Бочкарева В.В. № 18 от 31.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Бочкарев В.В.;
Авансовый отчет Степановой Е.П. б/н от 14.08.08 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. ОАО "Борма" данный пункт не учитывает, например:
- по авансовому отчету Сербиной О.В. от 11.08.08 в типографии ФГУП "Дом печати" приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:
Дт сч.26 Кт сч.71 – 1 275 руб.
Дт сч.19 Кт сч.71 – 225 руб.
- по авансовому отчету Сербиной О.В. от 14.07.08 в ООО "Офис-плюс" приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:
Дт сч.26 Кт сч.71 – 2 550 руб.
Дт сч.19 Кт сч.71 - 450 руб.
Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" и списывать на затраты по мере использования на основании актов.
Согласно авансового отчета № 31 в июне Зимину В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Чебоксары).
Согласно п. 6 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.88 № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.
Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета.
По авансовому отчету Бочкарева В.В. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 12 руб. в сутки. Следует работнику возместить расходы в сумме 24 руб. (12 х 2).
Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: "наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении". Таким образом, такие наименования, как "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму", приложенные к авансовым отчетам Андреева А. И. № 56 на сумму 6270-50 руб., № 63 от 17.10.07 на сумму 4231-70 руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.
Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например:
- авансовый отчет №17 от 25.03.08 Бочкарева В.В. на 408-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;
- авансовый отчет №27 от 19.05.08 Портнова А.Г. на 649-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;
- в командировочном удостоверении Зимина В.М., приложенном к авансовому отчету №54 от 05.09.08 г., отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.
Вышеперечисленные нарушения носят систематический характер.
Таким образом, изучение ошибок, допускаемых в ОАО "Борма" при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в ОАО "Борма" являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.
3.3Аудит состояния учета расчетов с подотчетными лицами
Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" указаны в приложении 14.