Взаимоотношения по договорам гражданско-правового характера регламентируются ГК РФ, согласно которому затраты на поездки, связанные с выполнением работ (оказанием услуг), не предусмотренные в сумме договора, можно квалифицировать как дополнительные расходы исполнителя на выполнение условий договора. Такие расходы по договоренности сторон могут быть компенсированы исполнителю организацией-заказчиком.
Однако не все работники организаций могут быть направлены в командировку для выполнения служебного задания.
Согласно ст.203 ТК РФ в период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки беременных женщин. В соответствии со ст. 268 ТК РФ не могут направляться в служебные командировки работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений).
Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при отсутствии для них запрещения по медицинским показаниям. Согласно ст. 259 ТК РФ женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Указанное положение в соответствии со ст. 246 ТК РФ относится и к отцам, воспитывающим детей без матери, и к опекунам (попечителям) несовершеннолетних.
Для остальных работников распоряжение работодателя о направлении в командировку для выполнения служебного задания носит обязательный характер. Отказ работника от выполнения такого распоряжения работодателя рассматривается как дисциплинарный поступок.
Порядок установления режима рабочего времени в период нахождения работника в служебной командировке в ТК РФ не определен, поэтому предполагается, что он трудится в режиме работы и отдыха той организации, в которую командирован. Командированный работник не включается в личный состав организации, в которую он направлен, и получает заработную плату и компенсации, установленные законодательством, по месту основной работы.
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации организация может при необходимости вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Пунктом 17 Инструкции № 62 предоставляется право руководителям организаций в случаях, когда размер расходов на служебные командировки (по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам с их согласия без предоставления подтверждающих документов. Денежные суммы выдаются при этом командированному работнику исходя из действительной потребности, но не свыше суммы, исчисленной в порядке и по нормам, установленным на уровне федерального органа исполнительной власти.
Нередко возникают ситуации, когда работнику необходимо выдать под отчет вместе с авансом на командировочные расходы наличные денежные средства на иные цели (например, для расчета наличными с поставщиками, на представительские расходы и др.). Общую сумму аванса на командировочные и иные предполагаемые расходы допустимо выдать одним расходным кассовым ордером на общую сумму. Предполагаемую сумму расхода следует отразить отдельной строкой с указанием суммы аванса. Отчет по всем выданным наличным деньгам необходимо представить в срок, установленный для командировочных расходов.
При расходовании наличных денег через подотчетное лицо на расчеты с юридическими лицами необходимо соблюдать устанавливаемый предел расчета наличными денежными средствами между организациями. Указанием Банка России от 14 ноября 2001 г. № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" такой предел установлен в размере 60000 руб. За осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" налагается штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа. При этом штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными денежными средствами, т.е. на покупателя.
С введением в действие гл.25 НК РФ расходов по найму жилого помещения возмещаются в полном объеме, за исключением расходов, определенных подп.12 п.1 ст.264 НК РФ. К невозмещаемым относятся расходы на обслуживание в барах, ресторанах и в номерах, за использование рекреационно-оздоровительными объектами. При условии их возмещения работнику на сумму, подлежащую возмещению, должны быть скорректированы расходы организации для целей налогообложения прибыли.
В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.
Согласно п.3 ст.217 НК РФ при непредставлении налогоплательщикам документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Согласно приказу Минфина России № 49н при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки. Таким образом, в облагаемую базу работника по налогу на доходы физических лиц должна быть включена сумма возмещения расходов по найму жилого помещения, если она выплачена в размере, превышающем сумму 12 руб. в сутки.
В соответствии с п.6 Постановления Правительства Российской Федерации № 490 организация вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице на основании документа, подписанного двумя сторонами, а также заявки на бронирование отправленной почтовой, телефонной и иной связью, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от предприятия – заказчика услуги. В случае опоздания командированного работника с него кроме платы за бронирование взимается также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа оплатить бронь размещение физического лица в гостинице производится в порядке общей очереди. Согласно п.11 Инструкции № 62 командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере 50% от возмещаемой стоимости места за сутки. Поскольку с 1 января 2002 г. плата за бронирование не нормируется в связи с отменой норматива оплаты расходов по проживанию, указанные расходы возмещаются командированному работнику в полном объеме при представлении документов, подтверждающих факт бронирования номера.
В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ суточные включаются в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией, и являются нормируемыми расходами. Нормы суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 становлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". За каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации суточные установлены в размере 100 руб.
Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:
1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.
2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.
Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.