Центральне місце серед електронних форм посідає ЕК та ЕКС, які створені в бібліотеці 1991 і 1993 рр.
ЕК розглядається як система певним чином організованих БД і комплексу технічних, програмних, лінгвістичних і інформаційно-технологічних засобів, розрахованих на формування ведення БД, пошуку інформації в них, обробки, видачі її користувачам у необхідному вигляді.
Обсяг ЕК становить 43935 записів; в електронну картотеку статей влито 153 180 записів. Крім того, ведеться краєзнавчий ЕК та БД опису видань з іноземної літератури.
РДОБ працює з інтегрованою бібліотечно-інформаційною системою «ІРБІС», яка підтримує всі міжнародні формати обміну бібліографічних записів. Це докорінно змінює усталені форми бібліотечно-інформаційного обслуговування, надає нові можливості якісного та швидкого пошуку необхідної інформації.
Виходячи з вищевикладеного саме бібліотека забезпечуює вирішеня проблеми акумуляції, обробки, постійного зберіганя і поширеня наукових ІР.
ІП — це комплекс наукових відомостей, необхідних споживачу інформації (фахівцю або групі фахівців, з'єднаних спільністю професійних, наукових або виробничих інтересів) для досягнення в певний час найефективніших результатів діяльності.
ІП діляться різними ученими на суспільні, колективні і індивідуальні [Евтюхина Е.А. Классификация информационных потребностей в библиотеке //Библиография. – 2008. - №1. – С.42-4720, 42].
Потреба включає наступні два основні моменти: 1) відчуття браку чогось і прагнення заповнити цей брак (стан потреби); 2) наявність уявлень, хоча б приблизних, про те, яка інформація потрібна (зміст потреби). В змісті потреби, у свою чергу, можна виділити вже відому інформацію (по якій здійснюється пошук) і ту інформацію, яка в даний момент часу невідома суб'єкту, але необхідна для задоволення наявної потреби. Ця інформація є предметом ІП суб'єкта.
Проведений аналіз процесу формування ІП показав, що стан потреби виникає, коли є у суб'єкта інформації недостатньо для побудови ідеальної моделі діяльності. Уявлення про необхідну інформацію формуються на базі тієї, що вже є у суб'єкта інформації про компоненти і умови діяльності, тобто на підставі його інформаційного потенціалу (тезауруса) в певній області.
Таким чином процес формування ІП йде одночасно як би по двох взаємозв'язаних напрямах. З одного боку, в ході «базової» діяльності виникає стан потреби, створююче внутрішнє поле потреби. З іншого - інформаційний потенціал, що є у суб'єкта, засвоєні їм суспільні норми і способи дії ведуть до того, що стан потреби получає спрямованість на інформацію певної тематики і вигляду. При цьому спостерігається прямий зв'язок між багатством інформаційного потенціалу і досвіду суб'єкта і змістом його ІП: чим багатше і глибше знання і досвід споживача в якій-небудь області діяльності, тим точніше, його уявлення про потрібну інформацію; відсутність відповідного інформаційного потенціалу і досвіду веде до того, що уявлення суб'єкта про необхідну інформацію бувають, як правило, невизначені і неадекватні.
Дослідження характеру ІП, високий рівень забезпечення якими веде до підвищення рівня інформаційної культури спеціаліста, його правової та загальної культури, має на меті визначити закономірності їхнього формування, вплив об'єктивних і суб'єктивних факторів, динаміку розвитку [Кононученко Л. Становлення та розвиток теорії інформаційних потреб користувачів документально- інформаційних установ /Л.Кононученко //Вісн.Кн. палати. - 2004. - №7. - С. 42-4327, 42].
Структура документарних потреб неоднозначна і може залежати від їх змісту, ступені складності і від характеру діяльності особи [Селиверстова Е.Т. Функциональный характер потребностей как основа типологии библиотек /Е.Т. Селиверстова // Научн. и техн. б-ки.- 1991. - №4. - С. 6-12.43, 6].
На характер ІП, загалом, впливають такі фактори як рівень інформаційної культури, запас інформації, а вони в свою чергу залежать від освіти, характеру роботи, її стажу, віку, наукової кваліфікації. Потім у рамках кожної групи відбувається подальша диференціація споживачів з урахуванням професійних, індивідуальних та інших факторів.
Протягом останнього десятиріччя під впливом соціокультурних, соціодемографічних. економічних, політичних та правових факторів суттєво трансформувалася сучасна бібліотека як інформаційний заклад. Зазнали змін не лише функції бібліотеки, але й склад читачів та цілі відвідування публічної бібліотеки, форма і зміст запитуваних послуг [Слесаренко Л44, 26]. Невипадково в цій ситуації бібліотека стає предметом спеціальних досліджень, серед яких важливе місце посідає вивчення її читацької аудиторії та якість ІО користувачів.
Нова роль РДОБ характеризується посиленням її інформаційної функції, зумовленої тим особливим місцем, яке посідає бібліотека як основний національний носій і хранитель документальних та інформаційних масивів.
Відповідно до нових суспільних процесів, ІП та технологічних змін система інформаційного обслуговування користувачів РДОБ зазнала видозмінень та вдосконалення.
На сучасному етапі система обслуговування характеризується низкою таких основоположних ознак:
♦ галузеве і міжгалузеве забезпечення документами і інформацією через систему читальних залів і ДБО;
♦ комплексність обслуговування, тобто забезпечення користувачів всіма видами документів і інформації, що зберігається в фондах;
♦ повнота і оперативність обслуговування;
♦ диференційований підхід;
♦ комфортність обслуговування;
♦ доступність документів і інформації як в межах бібліотеки, так і поза неї: Інтернет, МБА).
Система обслуговування читачів РДОБ розглядається на сучасному етапі як складна інформаційна система, яка має 4 рівні обслуговування:
І - до контрольно-пропускного пункту;
II - оперативне обслуговування;
III - обслуговування основними фондами;
IV - обслуговування спеціалізованими фондами.
Сектор бібліотечної статистики і реєстрації користувачів як самостійний підрозділ бібліотеки з 1994 року почав працювати над створенням електронних баз даних (ЕБД) читачів книгозбірні. У результаті впровадження новітніх технологій у секторі створене автоматизоване робоче місце (АРМ) пункту запису, відповідне програмне забезпечення якого дозволяє: зареєструвати нового читача у БД; перевірити і відкоригувати відомості "минулорічного читача"; перереєструвати "минулорічного читача": вивести списки та статистичні форми про склад читачів, інтенсивність читацьких потоків протягом дня, місяця, року на екран та роздрукувати їх; здійснювати автоматизовану видачу індивідуального читацького квитка на паперовому бланку; вивести списки боржників; виключити читачів із бібліотеки з подальшим визначенням терміну позбавлення права користуватися бібліотекою[Слесаренко Л. Користувач як об”єкт соціологічного дослідження / Л.Слесаренко // Пріоритети діяльності Рівненської державної обласної бібліотеки: Збірник статей з досвіду роботи. – Рівне: Волинські обереги, 2006. – С.27-32.44, 27].
Завдяки створенню нової БД для бібліотеки з'явилася можливість детальнішого і ґрунтовнішого аналізу й вивчення читацької аудиторії як головного об'єкта бібліотечної діяльності з диференційованим обліком її складу.
З цією метою до БД вносяться відомості про кожного користувача під час його реєстрації: прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, місце роботи, посада, освіта, місце навчання, паспортні дані, телефон. На підставі цих даних користувачу в автоматизованому режимі видається читацький квиток, який містить таку інформацію: категорія читача; номер читацького квитка; рік видачі; прізвище, ім'я, по батькові; освіта; рід занять: прізвище реєстратора.
На зворотній стороні квитка розміщується фото читача і ставиться печатка бібліотеки.
Згідно зі структурою індексів спеціалізації та соціальною ознакою кожному читачеві присвоюється категорія, яка вирізняється певною послідовністю шифрів, зокрема:
А — наукові працівники, викладачі вузів, аспіранти;
В — інженерно-технічні працівники, економісти;
Г — вчителі середніх навчальних закладів;
Д — працівники культури, мистецтва, друку;
Е — фахівці сільського господарства:
Ж — медичні працівники;
ПС — інші спеціалісти:
2 — робітники;
3 — працівники сфери обслуговування;
4 А — студенти вищих навчальних закладів;
4 В — учні середніх спеціальних навчальних закладів;
5 — пенсіонери, інші читачі.
Щоденно до ЕБД вносяться відомості з 400-500 контрольних листків з визначеними позиціями обліку, основними з яких є: книговидача за галузями знань, за мовами, кількість виданих кіно-фотофонодокументів, код бібліотекаря. Це досить трудомісткий процес, який у результаті дає вичерпні дані у вигляді статистичних таблиць кількісного складу читачів, відвідувань кожного структурного підрозділу книговидачі, кількості нових читачів у відділах, складу читачів за категоріями, освітою, віком, книговидачі за галузями знань, мовами, а також щомісячні та щорічні звіти про виконання планових показників загалом та у відсотковому співвідношенні.
З метою вдосконалення системи ІО в РДОБ проводиться вивчення ІП користувачів для покращення інформаційного обслуговування.
Опитування найбільш уживаний метод збору соціальної інформації. За допомогою опитування можна отримати повну картину функціонування громадської думки щодо проблем соціальної практики, про запити, потреби, інтереси та орієнтації, мотиви поведінки різних груп населення. Використання методу опитування дозволяє отримувати інформацію про сьогодення, про оцінку подій, які відбувались багато років тому, а також про плани на майбутнє. Інформація, яка буде отримана за допомогою опитування, досить легко піддається кількісному аналізу, а також інтерпретації після обробки.