Будь-який сучасний словник вказує на те, що слово "документ" походить від латинського "documentum", а те, у свою чергу, від дієслова "docere" - "учити", "навчати". Найбільш глибоке дослідження походження терміна "документ" і подальшого розвитку його значень зробив Анджей Сускі [Швецова-Водка58, 10].
У терміна документ є, мабуть, тільки один недолік, який полягає в тому, що він застосовується і в іншому значенні, що позначає ділові папери, письмові свідоцтва та ін. Звідси — документація.
Все це говорить лише про те, що сам термін дуже багатозначний, універсальний [Сукиасян Е.Р.От документа — к ресурсу // НТБ. – 2007. - №7. – С.28-2953, 28].
Найбільший внесок у розробку теорії документа в радянській документалістиці вніс Г. Г. Воробйов.
В авторефераті докторської дисертації Г.Г. Воробйов розглядав документ як засіб комунікації, тобто обмежив сферу виникнення і дії документа комунікаційною діяльністю: "...документ розглядається як посередник між джерелом (автором) і приймачем (реципієнтом), хоча для останнього він сам є джерелом. «Під документом розуміється семантична інформація, виражена на будь-якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носії з метою її обігу в динамічній системі, іншими словами, усе те, що в принципі може зберігатися в архівах, бібліотеках, музеях» [Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. – М., 1973. – 255с. 13, 6].
Термін “документ” використовується в багатьох галузях знань, де він трактується залежно від специфіки тих об’єктів, котрі ця галузь вивчає і котрим надає статус документа.
Термін "документ" став активно застосовуватися в інформаційно-комунікаційній діяльності порівняно недавно, наприкінці ХІХ-початку XX ст. Він був уведений у науковий обіг відомим бельгійським ученим Полем Отле, у значенні, близькім до широкого значення поняття "книга".
Поль Отле (1868—1944) і його найближчий сподвижник і однодумець Анри Лафонтен (1854—1943) є основоположниками документації як практичної діяльності і прикладної наукової дисципліни, їхні погляди й ідеї знайшли практичне втілення в діяльності Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в 1895 р. і в 1931 р. перейменованого в Міжнародний інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу по документації (Париж, 1937) на базі інституту була створена Міжнародна федерація по документації (МФД), що існує з 1938 р. по дійсний час [Швец.-Водка58, 17].
Пояснюючи поняття "книга" і "документ", П. Отле писав: "Книга [Le Livre] (Biblion або Document, або Gramme) — це термін, який вживають умовно для вираження всього обсягу поняття документа. Він містить у собі не одну тільки книгу у власному значенні слова, рукописну або друковану, але й журнали, газети, рукописи і графічні репродукції будь-якого роду, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії і т.д. аж до реальних об'єктів в музеї [Столяров Ю.Н. Теорія відносності документа // НТБ. – 2006. - №7. – С.73-7852, 73]. Незважаючи на таке ототожнення понять "книга" і "документ", П. Отле в той же час продовжував уживати словосполучення "книга і документ", тобто мав на увазі, що вони відрізняються одне від одного. Визначення власне "документа" і пояснення, навіщо знадобилося вводити цей термін, поряд з "книгою", у цій роботі немає. Відзначаючи цей факт і спираючись на весь зміст "Трактату про документацію", А. Сускі робить висновок про те, що документом Отле називав "будь-якйй" носій семантичної інформації, незважаючи на те, чи має він утілення субстанціальне або енергетичне". Введення терміна "документ" пояснюється тим, що поняття "документ" було ширше за своїм обсягом, ніж "книга", тому що не мало на увазі обмежень ні з боку матеріальної сутності предмета, на якому записувалася (або за допомогою якого передавалася) інформація, ні з погляду знакової системи, що застосовувалася для запису змісту [Швец.В.58, 17].
Якщо порівняти це розуміння з тим, що було широко відомо і розповсюджене наприкінці XIX—початку XX ст., то можна зробити такі висновки:
1. П. Отле повернув терміну "документ" його первісне, найширше значення (засіб передачі інформації, рівний засобу навчання).
2. На ототожнення документа і книги вплинуло таке відоме значення документа: "те, що записано, що зафіксовано в книзі".
3. На розширення сукупного обсягу книги-документа шляхом включення в нього адміністративних архівних документів вплинуло найбільш розповсюджене значення поняття "документ" — "акт, що засвідчує юридичний факт, що підтверджує яке-небудь право".
4. Розуміння документа як історичного джерела зближало його з іншими історичними джерелами — музейними експонатами, які П. Отле також вважав документами.
У той же час не можна не побачити і значні відмінності від загальновживаного доти значення "документа". Назвати будь-яку книгу документом, дорівняти обсяги понять книги і документа — це було сміливе рішення, що і зараз іноді зустрічає нерозуміння й опір.
Таким чином, у праці основоположника документації закладене досить широке розуміння документа як особливого засобу передачі інформації в людському суспільстві.
А. Сускі звернув увагу на те, що варто виділити таке значення документа, що визначає його як носій семантичної інформації, зафіксованої будь-яким способом (не обов'язково через запис). У цьому випадку документом можно було б вважати не тільки записи будь-якою роду, але й моделі, і скульптури, тобто документи трьох вимірів, що також містять зафіксовану семантичну інформацію. З огляду на роль семантичної інформації як засобу комунікації (зв"язку, спілкування) у людському суспільстві, А. Сускі запропонував назвати зміст документа "комунікатом" визначити документ як "носій зафіксованого комуніката". Загальну схему дії комунікації в людському суспільстві можна представити в такий спосіб:
Джерело інформації (комунікант) - Повідомлення (комунікат) - Реципієнт (споживач інформації).
Оскільки фіксування комуніката вимагає використання субстанціального носія, то попереднє визначення рівносильне наступному: "Документ є субстанціальний носій комуніката". Звідси з'являється можливість визначити документ як "субстанціальний засіб комунікації". Серед інших засобів комунікації документ відрізняється тим, що фіксування інформації дозволяє зберігати її і передавати в часі. Тому "документ є засіб комунікації в часі (часовий засіб комунікації)" [Швец.Водк58, 33].
В бібліотечній справі термін “документ” вживається давно, але особливо поширення набув тільки тепер і, коли постала необхідність одержати загальне поняття стосовно об’єктів, які піддаються обробці, зберігаються та видаються користувачам.
Так, Г. Швецова-Водка робить спробу окреслити головні ознаки поняття “документ”, що відповідає об’єкту бібліографічної діяльності.
Подібне тлумачення дає і П. Отле. Зараз ця концепція узгоджується з поглядами на документ як на будь-який матеріальний носій (речовий об’єкт) соціальної інформації.
Отже, документом, у широкому значенні, визнається будь-який матеріальний об'єкт, що несе закріплену (або зареєстровану) інформацію, яку можна використовувати для вивчення якого-небудь фізичного або інтелектуального явища. Цей об'єкт визнається достатнім свідченням, засобом доведення відповідного явища. Від всіх інших матеріальних об'єктів реального світу його відрізняють: не енергетичний, а субстанціональний носій, що дозволяє закріплювати інформацію для передачі її в часі, і обмеженість даних об'єктів певними зібраннями, створеними людиною, тобто наявність попереднього відбору для включення в зібрання, можливість виділення даного об'єкта з навколишнього середовища для включення в зібрання, наявність певного особливого підходу до вивчення даного об'єкта в тім аспекті, що передбачений людиною при організації зібрання. Це значення повинне охопити як матеріальні об'єкти, спеціально призначені для фіксування створеної людиною інтелектуальної інформації (наприклад, писемні документи), так і будь-які експонати музеїв (природні і штучні, у тому числі пам'ятки культури). Саме в цьому, широкому, значенні поняття "документ" вживається тоді, коли говорять узагальнено про "фонди бібліотек, архівів, музеїв", якщо у відношенні останніх не робити яких-небудь обмежень "[Швецова-Водка Г. Документ и книга в системі соціальних комунікацій. – Рівне, 2001. – 438с58, 29].
Технічна і технологічна революція, пов'язана з інформатизацією, внесла свої уточнення у вживання терміну. Пригадаємо: визначення документа починалося із слів матеріальний об'єкт Наступив момент, коли з'явилися в нашому житті об'єкти, якими ми сьогодні активно користуємося, але до матеріальних віднести їх не можемо. Дивлячись на екран монітора, ми бачимо інформацію, яка поступила до нас з віртуального простору. Вона невідчутна, нематеріальна, "взяти в руки" таку інформацію ми не можемо. Для того, щоб перетворити її на документ, треба скористатися матеріальним носієм: оптичним диском, дискетою, роздруком на принтері [Сукиасян Е.Р.От документа — к ресурсу // НТБ. – 2007. - №7. – С.28-29,73, 28].
Документом, і це загальновизнано, є інформація, зафіксована на матеріальному носії. Матерія ж, за визначенням, може представати в двох різних, але рівноправних якостях – речовини і енергії, поля. Під документом приховано, інтуїтивно звикли розуміти речовинний носій інформації, але ніщо не перешкоджає тому, щоб визнати як носій інформації поле, енергію. І тоді ми класифікуємо документи як речовинні і енергетичні, або мережні. Бібліотека має справу і з тими, і з іншими. Інші – мережні – треба навчитися відбирати, фіксувати, враховувати і т.д. Цією новою і складною справою фондознавці вже посилено займаються [Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система //Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №1149, 7].