У Законі України "Про інформацію" наводиться визначення документа: "Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві". Документом можна назвати будь-який матеріальний носій, на якому зафіксовано соціальне значущу інформацію з метою передачі її в часі та просторі. [Про інформацію: Закон України від 2.10.1992 // Голос Укр. – 1992. – 13 лист1].
Складність понять «документ» і «інформація» полягає в тому, що їх не можна визначити, виходячи тільки з теорії бібліографії. Вони -— міждисциплінарні, а може бути, і загальнонаукові або загальнофілософські [Г.Н. Швецова-ВодкаДОКУМЕНТ І ІНФОРМАЦІЯ В Світлі ТЕОРІЇ КОМУНІКАЦІЇ // Бібліографія. – 1997. - №4. – С.39-4859, 40].
З активізацією використання ЕД і поповнення ними ДФ, прийняттям окремих законів про ЕД та електронний документообіг, електронну торгівлю, поширенням закону про обов'язковий примірник на електронні носії інформації нагальною стає проблема уточнення існуючих або введення нових, загальних для всієї документально-комунікаційної сфери понять — "ЕД", "фонд ЕД", "обов'язковий примірник ЕД", "електронний книжковий магазин", "електронна книжкова торгівля", "електронна передплата", "електронні способи" та "електронні джерела" документопостачання бібліотек тощо.
З'ясування різновидів та особливостей розповсюдження електронних видань має велике значення для визначення бібліотеками джерел документопостачання відповідних підфондів. Якщо електронні видання на оптичних дисках розповсюджуються через спеціалізовані магазини фірм-виробників або звичайні книжкові та Інтернет-магазини, то основним джерелом поповнення електронних підфондів бібліотек мережевими виданнями є сайти Інтернету, а способами — електронне копіювання (безоплатне або платне), передплата автоматичного електронного розсилання, електронний обмін файлами, надходження по обов'язковому примірнику мережевого ЕД, електронна купівля та дарування [Соляник А. Термінологічний аспект проблем документопостачання бібліотечних фондів /А.Соляник // Вісник Кн. Пал. – 2006. - №6. – С.30-3364, 32].
У сучасному фондознавстві затвердилося поняття «документ» як позначення головного елемента документного фонду. За Столяровим, «документ є системоутворюючим елементом ДФ» [Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система //Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №1147, 8].
Документ як соціальний феномен має ряд особливостей, суттєво відрізняючих його від інших предметів вічного світу. По-перше, вміщена в ньому інформація не зменшується по мірі її використання, вона здатна бути переміщеною в просторі та часі необмеженій кількості людей, одночасно зберігаючись в тому ж обсязі. Отже, як би активно не використовувався ДФ, обсяг розміщеної в ньому інформації не зменшиться, інтенсивне використання фонду відіб'ється лише на фізичному стані нього документів, які його складають.
По-друге, кожен окремо взятий документ має обмежену кількість - «квант» - інформації, часто зовсім недостатню для досягнення поставленого користувачем завдання. Недостатня інформація знаходиться в інших документах, і завдання фонду - зібрати таку їх сукупність, яка була б достатня для задоволення і розвитку інформаційних потреб абонентів.
ДФ, по-третє, - це зосереджена в документах інформація в діалектичній єдності її спокою (фондозберігання) і руху (фондовикористання). Перед працівниками фонду постає подвійне завдання - забезпечити у фонді оптимальні умови як для зберігання, так і для використання документів, не віддаючи переваги ні одній, ні іншій стороні їх функціонування, оскільки друга безпосередньо пов'язана з першою: без належного зберігання не може бути і нормального використання, але зберігання, не орієнтоване на використання, безнадійно, а використання, не забезпечене зберіганням, неможливе.
Документ, по-четверте, є єдиним елементом який утворює ДФ. На це потрібно звернути увагу у зв'язку з тим, що деякі фондознавці а особливо інформатики схиляються вивчати в якості елемента ДФ ще і інформаційного посередника (комплектатора, оброблювача і фондозберігача), пошуковий образ документа і інші компоненти.
По-п'яте, документ фіксує знання, накопичені людством у всіх сферах його існування, тобто знання, пов'язані як з відображенням дійсності (духовної діяльності), так і з її перетворенням (матеріальна сфера); всіма сторонами людських зв'язків - єдиних (природних), суспільних та особистих. Тому кожен соціальний інститут потребує ДФ, а наявність його в такому інституті виступає як об'єктивний соціальний закон його функціонування. Окрім того, ця особливість визначає необхідність мати фонди різного змісту і призначення [Ільганаєва В.О. Бібліотека в сучасному інформаційному середовищі: основні стратегії розвитку / В.О.Ільганаєва // Вісник ХДАК: Збірник наукових праць.- Х.,1999.- Вип.1.- С. 30-3723,35].
ДФ - це сукупність документів, які в силу суспільної значимості охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі тощо.
В залежності від установи, спеціально зайнятої зберіганням документів і організації користування ними, розрізняють ДФ бібліотеки, архіва, музея, органа НТІ та ін.[Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н.Кушнаренко.- К., 2000.- 460 с.31, 138].
Вони і прирівнені до них установи мають багато спільного. В них містяться одні і ті ж документи. Але кожен із фондів спеціалізується на придбанні переважно якогось одного виду. Інформаційні центри віддають перевагу науковим, інформаційним, машиночитаємим документам; архіви - текстовим документам, що несуть ретроспективну інформацію, і існують в єдиному екземплярі, виконаному в основному на паперовій основі; музеї - найбільш цінними у речовому відношенні документами-пам'ятками історії і культури. Лише БФ відрізняється універсальністю.
Документ в бібліотечній справі — матеріальний об'єкт, що містить твори писемності або мистецтва у вигляді тексту, запису звуку, зображення або будь-якого їх поєднання, призначений для збереження і передачі в часі і просторі в цілях суспільного використовування, має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати бібліографічно як самостійний об'єкт обліку [Шилов В.В. Об измерениях в учёте библиотечных фондов // НТИ. – Сер.1. – 2008. - №3. – С. 17-2361, 17].
ДФ бібліотеки — систематизоване зібрання творів друку та інших документів, підібраних у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її користувачів.
Протягом багатьох століть історії бібліотечної справи зібрання книг називалося просто бібліотекою. Це пояснюється тим, що саме слово «бібліотека» вживалося у буквальному розумінні— «зібрання» або «сховище» книг. Бібліотека (з греч.biblion — книга і theke — сховище) належить суспільству в цілому, його частині або окремому члену, забезпечена матеріально-технічно, впорядкована безліч документів, яку формують, зберігають і надають бібліотекарі користувачам — фізичним і юридичним особам в цілях задоволення їх ІП [Столяров Ю. Документный ресурс51, 56].
Поняття «фонд» виникло значно пізніше і в перекладі з французької мови воно означає «основа чого-небудь». На початку XX ст. широкого розповсюдження набув термін «книжковий фонд» у зв'язку з перевагою обсягу книг у бібліотеках, але вже наприкінці 30-х років досить часто вживається поняття «БФ». У 60—80-ті роки завдяки працям Ю.В. Григор'єва та Ю.М. Столярова, уточнюється зміст поняття «БФ», його функції і властивості. Цей термін остаточно входить до бібліотечного лексикону. Продукцією (цінністю) бібліотеки є БФ, який формують, зберігають і надають в користування, тобто систематизована сукупність документів, а також бібліотечні, бібліографічні і інформаційні послуги, адресовані своїм (іноді — і стороннім) абонентам [Столяров Док.Ресурс51, 11].
У понятті «БФ» знайшли точне розкриття основні його ознаки. БФ — певним чином упорядковане, систематизоване, тобто бібліотечне оброблене, розміщене в приміщеннях бібліотеки, розставлене на стелажах і полицях, доступне для читачів зібрання документів. БФ — не тільки твори друку (книги, газети, журнали тощо), а й інші види документів (діафільми, мікрофільми, грамплатівки та ін.). Фонд — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її читачів. І, нарешті, БФ створюють не самоцільне, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть БФ і дають можливість відрізнити його від фонду архіву, книжкового магазину, музею, бібліотечного колектора тощо. Фонд—це частина, одна із головних підсистем бібліотеки, яка виконує в ній роль основи. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби читачів, тим краще виконує бібліотека покладені на неї суспільством функції [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). –Х.: Основа. 1993. –с.15211, 7].
У поняттях системного підходу документ є тим елементом, який породжує ДФ як систему.
Уявлення про те, що системоутворюючим елементом БФ є саме документ, знайшло визнання в бібліотечному фондознавстві не відразу. Аж до кінця 1970-х рр. було широко поширено переконання, що БФ породжується книгою (в широкому значенні), оскільки він формувався тоді майже виключно творами друку. Активні захисники тільки книги як фондообразуючого елементу є і сьогодні. Стрімке виникнення все нових і нових видів документів привело в 1960-е рр. до бурхливої дискусії про подальшу долю книги, а з нею і бібліотеки. З'явилися теорії відмирання книги, концепції «бібліотеки без книг», а заразом також без читача і бібліотекаря. Протест проти книги будувався на твердженні, що книгодрукування нібито породило індивідуалізм (оскільки книгу читає кожний по окремості, тоді як, скажімо, кінофільм дивиться відразу багато хто) і націоналізм (бо використовуються мова і писемність, доступна лише своїй нації). Крім того, твори друку, мовляв, незручні для зберігання, організації, пошуку і надання інформації, і бібліотека майбутнього матиме тільки інформацію, закріплену на машинних носіях, або припинить своє існування.