Формування фонду відноситься до числа процесів, дію яких не можна розрахувати жорстко, з абсолютною точністю. І відбір документів, і організація фонду, і його використовування по самій своїй сутності носять характер вірогідності.
Відбір і замовлення за часом звичайно передує не тільки запитам абонентів, але навіть виходу у світ нових документів. У момент придбання документів комплектатор ще не має сигналу зворотного зв'язку — перевірка якості підібраних книг та їх фактичного попиту на них поки відсутня. Тому при формуванні БФ можливі помилки. Більш того, безпомилкове комплектування неоптимальне: воно може бути результатом аналізу всіляких варіантів відбору, що негативно позначається на оперативності придбання документів, якщо через втрати часу робота по комплектуванню взагалі стає можливою. Безвідмовність задоволення запитів як показник безпомилковості комплектування може бути досягнута лише в результаті надмірно надмірної і, отже, украй неекономічної надійності фонду. Тому бібліотеку характеризують як систему з відмовами, і задача фахівця — оптимізувати їх число, характер і способи ліквідації.
Максимальна вірогідність того, що документи, придбані до фонду, користуватимуться активним попитом протягом наперед запланованого часу, досягається прогнозуванням ІЗ. Інший спосіб досягнення безвідмовності обслуговування — використовування макросистеми ДФ, яка в змозі практично повністю задовольнити ІЗ абонентів [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 46].
Фонд як специфічна підсистема бібліотеки має, окрім інформаційної, ряд інших властивостей. До найважливіших з них відносять: цілісність, відкритість множинність, динамічність, керованість, кумулятивність, схоластичність, гетерогенність, надійність [Васильченко М.П. Бібліотечні фонди / М.П. Васильченко, Н.М. Кушнаренко, В.А. Мільман. - X.: Основа, 1993. - 152с11, 35].
Підтримка інформативності фондів представляє важливу задачу в умовах обмеженого фінансування наукових бібліотек. Один з ефективних шляхів її рішення полягає в розробці системи оцінки і відбору видань для формування фонду. Найбільше значення при рішенні цієї проблеми має розробка способу формування репертуару підписки на журнали, оскільки цей вид видань в максимальному ступені задовольняє ІП користувачів [Козлова Е.И. Формирование оптимальной подписки на научные журналы http://www.benran.ru/SEMINAR/SB-IK/99/DOC/Dokeik.htm26].
Повнота ДФ - це наявність в ньому всіх існуючих документів в рамках заданих меж фонду. Відповідність між потребами користувачів в отриманні повної інформації з питань, що цікавлять їх, і можливостями бібліотек у забезпеченні цієї повноти — актуальна проблема фондознавства. Тому поняття «повнота» все частіше з'являється в спеціальній літературі. Ю. Н. Столяров запропонував прийняти загальним критерієм ефективності роботи наукових бібліотек повноту обслуговування ними користувачів [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855, 3]. В основі цього критерію лежить забезпечення повноти документного фонду: саме фонд є накопичувачем як ретроспективної, так і поточної інформації, і від його стану залежить задоволення ІП користувачів.
Питання повноти фондів грунтовно розробляв Ю. В. Григор’єв, ряд інших бібліотекознавців. При цьому головна увага зверталася на розкриття сутності поняття «повнота фондів». Ю. В. Григор’єв ввів два визначення: вичерпна повнота—придбання до фонду всієї літератури по всіх галузях знання, зі всіх країн і на всіх мовах (без якого-небудь відбору), і відносна повнота — «комплектування фондів кожної бібліотеки максимально можливою кількістю дійсно необхідних їй творів друку та інших матеріалів. Наявні розробки страждають зайвою абстракцією, відсутністю спроб визначити показники вимірювання повноти [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855, 3].
В кінці 1980-х рр. повноту ДФ запропоновано розглядати ще в одному аспекті— як інформаційну і документну. (В. І. Терешин). Поняття інформаційної повноти відноситься до семантичного змісту документів, до об'єму тієї інформації, яку вміщує ДФ. Поняття документної повноти розповсюджується на зовнішні характеристики ДФ, перш за все на число документів, що містять в собі ідентичну інформацію. Ясно, що при хорошому відборі мінімальним числом документів можна надати максимум інформації (вимога мінімакса), тоді як при поганому, навпаки, велике число документів може містити в собі мало інформації — якщо вона повторюється, непрофільна, застаріла і т.д.
Поки що довести висловлену ідею до стадії втілення не представляється можливим — через відсутність доступної методики обчислення ступеня того чи іншого виду повноти. Не у всіх випадках це і можливо — наприклад, коли інформаційне навантаження несе власне документна складова (скажімо, рік видання). Та і потрібно це не завжди. Так, якщо встановлено, що з отриманням нових документів раніше придбані не збільшують інформаційної повноти фонди, то це ще не підстава для негайного їх виключення. Воно може виявитися економічно або технологічно невиправданим, до того ж, можливо, ці документи підвищують рівень корисної надмірності фонду.
Проте ідея розділяти інформаційну і документну повноту виключно перспективна, вона дозволяє різко обмежити можливості задоволення інфопотреб власним фондом, одночасно широко використовуючи сукупний інформаційний потенціал суспільства. Ідея інформаційної повноти добре узгоджується і з концепцією розсіяної повноти [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с50, 91].
Передумовою нового розуміння суті бібліотечної роботи, перш за все в частині формування ДФ, була комп'ютеризація бібліотек. Д. Шира, що поставив в американській бібліотеці в середині 50-х рр. перший комп'ютер, з'явився в громадській думці бібліотекарів як «руйнівник бібліотечної справи». Тим часом саме це нововведення поступово призводить до якісного перетворення всієї бібліотечної діяльності. З розвитком інформації стає недоцільним насичувати всіма документами власний фонд. Ту ж інформацію виявляється простіше і дешевше доставити абоненту з віддалених автоматизованих банків даних і баз знань. Фонд все більше починає цінуватися не по документарній, як зараз, а по інформаційній повноті. Акцент на цьому її вигляді спричинить за собою корінні зміни в технології ФДФ, обліку ДФ, взагалі всій політиці і практиці бібліотечного обслуговування. Розподіл бібліотечних абонентів на «своїх» і «чужих» втратить значення, документи оброблятимуться і берегтимуться переважно по місцю їх виробництва, в їх тиражуванні необхідність відпаде. Кваліфікація фондовика полягатиме переважно в знанні того, де з'явилася і територіально зосереджена профільна інформація; у володінні інструментарієм оперативного входу по телеканалах зв'язку в потрібний інформаційний банк (тобто видозмінений ДФ). З'явиться значення відбирати і берегти лише документи, що містять унікальну інформацію, тобто таку, яку інакше нізвідки одержати. Питання про величину фонду, а вслід і класифікація фонду, та і самих бібліотек по цій ознаці втратить нинішнє значення, набагато вище цінуватимуться повнота, багатоаспектність розкриття і оперативність оновлення відомостей про місцезнаходження інформації, що з'являється, доступність її подання на термінали, причому розташовані бажано не в бібліотеці, а вдома, на робочому місці, в транспорті, місці відпочинку користувача.
Як відомо, границі фонду закладені в його моделі, яка є своєрідним еталоном при його створенні. «Модель фонду - це уявне або матеріально реалізоване відтворення складу або структури фонду». Це образ, який дає уявлення про сутність і параметри фонду, що розвивається.
Модель фонду може бути повною по одним характеристикам і не повною по другим. Також повнота фонду залежить, з одної сторони, від того, наскільки повно показані його характеристики (параметри, границі) в його моделі, а з іншої - наскільки адекватно до моделі відбираються документи.
Повнота фонду в процесі заповнення його документами у відповідності з моделлю може розглядатися в двох аспектах: перший - забезпечення фонду документами за всіма його параметрами (характеристиками), другий -відображення в границях фонду всіх існуючих в світі (країні) документів. Повнота - це діалектична система відношень цих аспектів.
Багаточисельні дослідження, показали, що користувачам потрібні не так самі документи, як розміщена в них інформація. Тому має сенс замість документальної повноти говорити про інформаційну повноту БФ. Під інформацією (з бібліотечної точки зору) розуміються теорії, концепції, факти та інші відомості, які створюються або виявляються людиною, фіксуються (на папері, мікроплівці, магнітній плівці тощо) і в такому вигляді включаються у фонд і доводяться до користувача. Інформація може бути фактографічною, суспільною, оригінальною (новою) і вже відомою читачам [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855, 7].
Процес досягнення повноти, тобто наповнення фонду можна виразити формулою:
Р=m/M;
де Р — показник ступеня наповнення фонду, m — масив елементів-наповнювачів, М — потреба фонду в певній кількості цих елементів [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Кн. палата, 1991. -271 с70, 36].
Значення Р може бути рівне, менше або більше одиниці. Повнотою називатимемо тільки таке положення, коли Р = 1, тобто m=М. Якщо Р<1 (m<М), то слід говорити про неповноту. У випадку, якщо Р>1 (m>М), виникає ситуація переповнювання. Показник Р, таким чином, визначає, в якому положенні знаходиться процес досягнення повноти [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855, 4].