Пряме механічне нарощування фонду називають екстенсивним їх зростанням. Для більшості бібліотек це не найефективніший шлях їх розвитку, він приводить до перенасичення документами, значна частина яких не використовується.
Властивість кумулятивності БФ виявляється в його спроможності накопичувати, збирати інформацію, що зафіксована в документах. Кумулятивність фонду забезпечує функцію збереження та спадкоємності людської культури. Похідним від кумулятивності є цінність БФ, його корисність для читачів.
Стохастичний (імовірний) характер БФ обумовлений можливістю помилки при включенні та вилученні з нього окремих документів, а також можливості відмовлення читачеві в потрібному документі. Оскільки відбір і замовлення бібліотекарем конкретних документів у фонд передує не тільки запитам читачів, а й виходу видань з друку, можливі помилки в придбанні документів. Бажано, щоб ці помилки були мінімальними, а замовлені видання користувалися попитом читачів.
Властивість гетерогенності (різнорідності) БФ зумовлена наявністю в ньому різноманітних за змістом, різнойменних за назвою та неоднорідних за формою документів, внаслідок чого з'являється можливість найповнішого задоволення найрізноманітніших запитів читачів.
Надійність БФ проявляється в повноті та оперативності задоволення читацьких потреб, у відсутності відмовлень користувачам. Властивість надійності фонду суперечлива за своїм змістом: чим менший фонд за обсягом, тим швидше і простіше можна знайти в ньому необхідний документ, проте тим більша імовірність відмовлення читачеві. Фонд не можна вважати надійним, якщо в ньому відсутні необхідні читачеві твори друку; якщо читацькі вимоги виконуються оперативно, але неповно, або, навпаки, повно, але не оперативно. Наявність усіх властивостей одночасно зумовлює високу якість БФ [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). –Х.: Основа. 1993. –с.15211, 7].
Перераховані властивості БФ відображаються в надійності фонду — кінець кінцем найважливішій його властивості, що характеризує вірогідність повноцінно і оперативно обслужити абонента. Термін «надійність фонду» запропонований В.І. Терешиним в 1973 р. Без урахування надійності всі характеристики фонду втрачають значення. Вона виявляється в його повноті, готовності до експлуатації, безвідмовності функціонування, довговічності [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с50, 47].
Залежно від виду бібліотеки встановлен мінімальний фонд, що вимагається для її відкриття, і оптимальний, необхідний для її раціонального функціонування. Максимум не встановлюється для бібліотек, що виконують меморіальну функцію (наприклад, функцію архіву) [Столяров Ю. Документный ресурс51, 56].
У інформаційному суспільстві повністю зберігаються основоположні принципи формування фонду і обслуговування користувачів, проте організація і технологія того і іншого якісно змінюються.
Основними принципами формування і використовування ДФ повинні стати: повнота і достовірність інформації; регулярність і оперативність її надходження не тільки з центральних, але і з регіональних джерел комплектування; загальнодоступність і відкритість для користувачів (виняток становлять офіційні документи, віднесені відповідно до законодавства до категорії обмеженого доступу) [Стародубова Н.З.Официальные документы в библиотеках России:состав фондов, организация работы и перспективы использования // НТБ.- 2000.- №7. – С.38-4848, 46].
Поняття „інформація”, її види та особливості передавання комунікатором і сприймання реціпієнтом є предметом дослідження багатьох наук. У лінгвістиці тексту інформація ототожнюється із номінацією, смислом, змістом. У науковій літературі інформативність розглядається як категорія, що забезпечує вербалізовану організацію знань, їхнє осмислення, передавання та кодування користувачем.
Інформація у тексті представлена у вигляді тексту, в якому текст має форму змістового повідомлення, що документується. Метаінформація – це „інформація про інформацію”, яка забезпечує входження документа до документно-інформаційної системи. Структурно метаінформація розміщується поза текстом на вільній площі носія інформації [Поберезська Г.Г. Категорія інформативності у текстах службових документів http://www.rusnauka.com/8._NPE_2007/Philologia/21104.doc.htm36].
Отже, категорія інформативності розглядається у контексті інформації, яка закладена у змістовому повідомленні документа. При цьому інформація, яка міститься у повідомленні, співвідноситься з досить обмеженою ділянкою дійсності та орієнтована на певне коло користувачів. Зміна конкретних індивідуумів всередині групи адресатів не призводить до суттєвої зміни інформації, що сприймається.
Оскільки багато текстів передають не лише те, що має буквальну інтерпретацію, але й те, що втягнуто у текст асоціаціями і конотаціями, часто навіть неусвідомленими, І.Г. Гальперін розрізняє три види інформації: змістово-фактичну інформацію, що відображає конкретний опис подій, фактів, процесів, які відбуваються у реальному світі, експліцитні, виражені вербально у предметно-логічних значеннях, на основі досвіду; змістово-концептуальну інформацію – індивідуально-авторське розуміння відношень між явищами, що описані засобами попереднього типу інформації, задум автора, його інтенція, сприймання читачем зв’язків причини і наслідку, їхньої значущості у соціальному, політичному, культурному житті суспільства; змістово-підтекстову інформацію – імпліцитний зміст тексту, що ґрунтується на здатності одиниць мови породжувати асоціативні та конототивні значення, а також на здатності речень у надфразових єдностях додавати певні смисли [Гальперин И.Р. Текст как объект лингвистического исследования. – М., 1981. – с.27 –14, 28].
Фактична інформація як вербалізоване повідомлення про факти, певні події, процеси, явища, які відбуваються або будуть відбуватися, широко представлена у текстах службових документів. Фактичність оптимізує інформаційний баланс, оскільки легше сприймається і усвідомлюється читачем та не потребує від нього застосування значних масивів допоміжної для декодування інформації [Поберезська Г.Г. Категорія інформативності у текстах службових документів. Така інформація, представлена в текстах службових документів, повинна бути повною, оперативною, вірогідною. Повнота інформації визначається її обсягом, який повинен бути необхідним і достатнім для прийняття конкретних рішень; її недостатність знижує обґрунтованість таких рішень. Надлишок інформації призводить до збільшення обсягу повідомлення без підвищення його інформативності й до витрати додаткових зусиль на його обробку. Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передавання – опрацювання стан об’єкта, до якого вона належить, не змінився. Достовірність інформації означає відповідність її дійсності [Поберезська Г.Г. Категорія інформативності у текстах службових документів http://www.rusnauka.com/8._NPE_2007/Philologia/21104.doc.htm36].
Формами реалізації категорії інформативності виступають такі способи організації тексту, як розповідь, опис та міркування.
Отже, наукова, художня (естетична) змістовність, важливість для контингенту користувачів даної бібліотеки, називається інформативністю. Завдяки цій властивості БФ, займаючи відносно невеликий простір, через зміст включених в нього документів відображає знання буквально зі всіх сфер людської діяльності [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 43].
Інформативність — властивість фонду бути джерелом інформації для користувачів.
ДФ - це частина, одна із головних підсистем бібліотеки, яка виконує в ній роль основи. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби читачів, тим краще виконує бібліотека покладені на неї суспільством функції.
Фонд тісно пов'язаний з іншими підсистемами бібліотеки: контингентом читачів, бібліотечним персоналом та матеріально-технічною базою установи. Обумовлюючи їх стан, під впливом цих підсистем розвивається й сам бібліотечний фонд. Його обсяг і зміст взаємопов'язаний з контингентом читачів бібліотеки і характером їхніх потреб. Великий за обсягом, але за своїм змістом не пристосований до складу і потреб читачів фонд так само не бажаний, як і невелике, але погоджене за змістом зібрання документів. У фонді не має бути видань, не потрібних читачам ні нині, ні у перспективі [Васильченко М.П. Бібліотечні фонди / М.П. Васильченко, Н.М. Кушнаренко, В.А. Мільман. -X.: Основа, 1993. - 152с11, 35].
Фонд не формується безконтрольно, ним керує бібліотекар з метою підтримання постійної відповідності обсягу та складу фонду безперервно уточнюваним завданням бібліотеки і зростаючим потребам її читачів. Тобто керованість фонду проявляється в його здатності піддаватися керуванню [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). –Х.: Основа. 1993. –с.152.11, 6].
Управління відбувається всередині кожного технологічного процесу бібліотечної роботи. Це означає, що в процесі формування ДФ немає некерованих процесів. Управлінню рівною мірою підвладні і моделювання, і комплектування, і облік, і обробка, і розміщення, і доставка, і аналіз самої управлінської інформації по формуванню фонду. Звідси і визначення основних функцій управління: прогнозування, планування, організація, регулювання, облік, контроль та аналіз [Польовик С. Формування документного фонду як процес управління37, 129].