Властивість множинності документів створює високу інформаційну місткість фонду, сприяє багатоваріантному пошуку і підбору абонентами документів для читання в процесі використання фонду. Для бібліотекаря дана властивість визначає об'єм роботи з фондом, підвищує вимогу до створення у фонді такої множинності документів, яка повністю виражала б призначення бібліотеки, інформаційні потреби її абонентів. Фонд треба створити, тобто придбати необхідні документи, обробити, розмістити за структурними підрозділами бібліотеки, забезпечити їхнє гарантоване зберігання тощо. Рівнем виконання бібліотекарями цієї роботи значною мірою зумовлена якість фонду та рівень його використання. Для оцінки якості фонду і його оптимізації бібліотекар починає широко використовувати методи математичної теорії множин, який потребує від нього певної математичної підготовки.
Для бібліотечних працівників фонд є також джерелом інформації, він впливає на глибину їхніх професійних і непрофесійних знань [Терешин В.И. Библиотечный фонд: 2-е изд., исправ. и доп. / В.И. Терешин. - М.: Профиздат, 2001. - 176с. - (Сов. библиотека, Вып.4)54, 35].
За своїми внутрішніми і зовнішніми зв'язками ДФ - система відкрита. Бібліотекарі намагаються закупити і зберегти всі документи, які відповідають його формуванню. Вони прагнуть вдосконалювати технологічні прийоми роботи з ним. і таким чином, із фонду, із технології його формування відкидають всі відживші та застарівші.
Відкритість фонду дозволяє зібрати в ньому документи, які несуть необхідну споживачу інформацію. Властивість, яка характеризує читацьку спрямованість документів, їх науковий, художній (естетичний) зміст, важливість для контингенту абонентів даної бібліотеки, називається інформативністю. Завдяки цій властивості ДФ, займаючи відносно невелику площу, через кількість включених в нього документів подає знання буквально із всіх сфер людської діяльності на всій території планети і за всі часи [Терешин В.И. Библиотечный фонд: 2-е изд., исправ. и доп. / В.И. Терешин. - М.: Профиздат, 2001. - 176с. - (Сов. библиотека, Вып.4)34, 35].
Властивість множинності документів створює високу інформаційну місткість фонду, сприяє багатоваріантному пошуку і підбору абонентами документів для читання в процесі використання фонду. Визначаючи комфортність інформаційного середовища, при становленні ринкових відносин означає створення умов, за яких користувач мав змогу би найефективніше використовувати ІС. (інформаційний сервіс).
Розуміючи комфортність інформаційного середовища як забезпечення користувачеві можливості вільного вибору інформації в умовах надмірності інформаційних потоків, відзначимо, що в процесі інформаційного пошуку евристичні можливості реалізуються в тих ситуаціях, коли користувач може відслідкувати зв'язки між інформаційними об'єктами різних рівнів, а також у змістовному плані утворювати зв'язки між предметними областями, узагальнювати матеріал і вибирати підхід до предмету, керуючись власними знаннями та інтуїцією. Саме людина з її пам'яттю, логічним і асоціативним мисленням, інтуїцією і навичками є обов'язковою і найактивнішою складовою будь-якої системи інформаційного пошуку (звідси досить високий рівень ефективності традиційних бібліотечно-бібліографічних систем) [Давидова І. Бази даних як інформаційний продукт// Вісн. Книж.Пал. –2000. - №1.-С.19-2116, 20].
У зв'язку з постійним збільшенням обсягу ЕР неминуче виникне ситуація, коли для користувачів ІПС буде недостатнім навіть найякісніший семантичний аналіз текстів. Під час роботи з великими масивами знайдених документів доцільним є здійснення ранжування результатів пошуку тобто реалізація оцінки інформативності знайдених документів.
Ранжування результатів інформаційного пошуку пропонується здійснювати на основі багатокритеріальної оцінки релевантності знайдених документів, що враховує:
· фактори старіння документів (вік знайденого видання);
· статистичні дані щодо обігу документів;
· значущість автора (індивідуального або колективного) на основі даних файлів авторитетних записів.
Наведені критерії якнайкраще визначають інформативність ДФ. Перший критерій - старіння документів, як закономірний постійний процес зменшення з часом необхідності їх використання для отримання вміщеної в них інформації, однозначно пов'язаний з інтенсивністю використання документів. Значущість використання даного критерію для ранжирування можливо підвищити, якщо для нормування його числових значень використовувати одну з функцій, що апроксимують закономірності старіння літератури. Аналіз публікацій, присвячених теорії старіння інформації, дозволяє зробити висновок, що для апроксимації закономірностей старіння літератури найчастіше використовуються від'ємні експоненціальні та від'ємні показникові функції [Яковлєва Ю. В. Оцінка інформативності документів у пошукових системах наукових бібліотек // Науково-технічна інформація. — К., 2004. — № 4— С. 52-54.63, 53].
Так само не викликає сумнівів цінність другого критерію, а саме - даних системи моніторингу використання ДФ.
Використання третього критерію - даних файлів авторитетних записів - можливе за умов розробки методів оцінки значущості авторів наукових публікацій. Перспективним розвитком цього напряму може стати автоматичний семантичний аналіз авторитетних записів, результатом якого буде ранжирування (бальна оцінка) індивідуального або колективного автора. Так, академічне видання матиме найвищу оцінку, вузівське - дещо нижчу і так далі. Питання введення такої оцінки потребує окремого дослідження за участю спеціалістів з інформаційних технологій і бібліотекознавців-практиків [Яковлєва Ю. В. Оцінка інформативності документів у пошукових системах наукових бібліотек // Науково-технічна інформація. — К., 2004. — № 4— С. 52-54.63, 53].
Оцінка інформативності документів на основі запропонованої методики ранжування результатів пошуку є дуже важливим напрямом розвитку ІПС наукових бібліотек, але сьогодні вже можна дослідити й інші перспективні напрями, пов'язані зі збільшенням питомої ваги електронних наукових публікацій. Зокрема стане можливим впровадження автоматичної обробки текстів на базі методу індексування цитування, який добре зарекомендував себе в бібліотечній практиці.
Інформативність фонду відіграє велику роль в обслуговуванні користувачів.
Адаптація організації ДФ задачам обслуговування користувачів реалізується у самих різних формах: раціональне розміщення документів; наближення до зони оперативного обслуговування користувачів найбільш актуальних та інформативних підфондів; розробка та впровадження технічних засобів і автоматизованих систем для скорочення терміну пошуку документів у фонді; спрощення та прискорення обліку та обробки документів для скорішої доставки їх читачеві.
Слід підкреслити, що один з основних шляхів раціональної організації основного фонду — створення у відділах обслуговування бібліотеки при читальних залах, на абонементі особливих підсобних фондів, куди включаються документи найбільш активного на даний момент попиту. Такі підсобні фонди дозволяють оперативно забезпечити читача документами, тоді як основний фонд через його віддаленість від відділу обслуговування, такої оперативності не дає. Наявність таких підсобних фондів характерно для книгозбірень з великими обсягами фондосховищ.
Слід підкреслити, що у практику бібліотек усе ширше входить вибірковий облік, у тому числі й у справі реєстрації заявок абонентів. Вибірковий облік скорочує час на збір необхідних даних у декілька (до 6 і більше) разів і, що особливо важливо, найчастіше дає більш точні дані, ніж суцільний облік, особливо, якщо використовується електронно-обчислювальна техніка.
Таким чином, поділ фондів сучасних бібліотек на активні та пасивні базується на обігу документів. В той же час цінність фонду будь-якої бібліотеки визначається багатством зібрань не тільки нової, але й старої літератури. Відділення документів, що запитується мало, від документів активного попиту та створення спеціальних сховищ для документів малого попиту практикувалося в Росії та на Україні ще у ХІХ ст. В теперішній час цей процес став необхідним, оскільки стрімко зростає кількість документів, що видаються, швидше старіє інформація, яка знаходиться в них. Застарілі з наукової точки зору документи треба передавати на депозитарне зберігання. Документи з фонду літератури, що має малий попит, рекомендується ділити на:
· ті, що мають інформативну цінність для абонентів, і які можуть бути включені в діючий активний фонд;
· застарілі з точки зору сучасної науки, і які можуть бути направлені у фонд депозитарного зберігання;
· ті, що втратили інформаційну цінність, і які можуть бути переведені до обмінно-резервного фонду [Самохіна Н. Організація інформаційних ресурсів для оптимізації їх використання // Бібл. вісн. – 2004. - №5. – С.15-2041, 19].
Необхідність зберігати застарілу літературу пов'язана з тим, що вона потрібна для досліджень, які дозволяють простежити розвиток тих чи інших проблем. Дуже часто з часом виникає підвищений попит абонентів на застарілі видання. Ця закономірність була виявлена ще у 30-ті роки XX ст. Щороку з пасивних фондів наукових бібліотек в активні повертається велика кількість документів. Так, наприклад, сьогодні спостерігаємо підвищений попит на літературу, яка була передана з відділу зарубіжної україніки до основного фонду НБУВ. Слід зазначити, що практично для кожної книги існує період максимального зростання кількості запитів на неї. «Пік» настає не завжди після видання книги, а часто через рік-два, а потім попит поступово за 3-4 роки спадає іноді до нуля.