На счете 10 «Материалы» открываются субсчета, так на субсчете 10-1 «Сырье и материалы» учитывается наличие и движение сырья и основных материалов, входящих в состав готовых изделий, образца их основу, или являющихся необходимыми компонентами при их изготовлении.
2.3. Учет операций по приобретению, заготовлению и поступлению материалов.
Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов, их количество, цена, срок поставок, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т.п. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежное требование-поручение и счета-фактуры, передают их покупателю, последние передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на АООТ Филиал«Конаковском хлебокомбинате» осуществляет отдел маркетинга, поэтому платежные требования-поручения и счета-фактуры в первую очередь поступают в этот отдел или финансовый. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов (ф №М-1), делают отметку в книге учета выполнения договоров и акцептируют, т.е. дают согласие на оплату.
После регистрации платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.
С этого момента у бухгалтерии предприятия возникают расчеты с поставщиками. После поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.
Учет расчета с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет по отношению к балансу – пассивный: сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурированными поставками: оборот по дебиту о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту – о суммах по принятым к оплате акцептированным платежным документам и неотфактурированным поставкам за отчетный месяц.
Ведется учет расчетов с поставщиками в журнале-ордере №6. Это комбинированный аналитический учет в котором организуется в размере каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается этот журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начала месяца:
по акцептированным платежным документам, срок оплаты которых не наступил;
по акцептированным платежным документам оплаченным – материалы не поступили (справочно: «За неприбывший груз» сальдо нет);
по акцептированным платежным документам неоплаченным – материалы не поступившие (справочно «За неприбывший груз», сальдо на начало месяца);
сальдо на начало месяца по неотфактурированным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для оплаты их не поступили).
В течение отчетного месяца бухгалтерия хлебокомбината получает платежные документы поставщиков; принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.
Журнал-ордер №6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале ордере №6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой – в разрезе видов материалов (основные, полуфабрикаты и т.д.). Сумма претензии записывается на основании актов.
По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.
Порядок учета неотфактурированных поставок.
Неотфактурированными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили на предприятие без платежного документа. На складе приходуют их, выписывается приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам, записываются в журнал-ордер №6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относятся на группу материалов и в акцепт.Неотфактурированные поставки регистрируются в журнале-ордере №6 в конце месяца, когда возможность получения платежного документа в данном месяце отпала. Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платежных документов на эту поставку в следующем месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере №6 в свободной строке по группе материалов и в графе в сумме платежного требования. Расчеты с поставщиком по этой поставке будут закончены.
Порядок учета материалов в пути.
Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятия акцептовали платежные документы, а материалы на склад по ним еще не получили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или неоплачены.
В журнале-ордере №6 документы регистрируются в течение месяца. По окончании месяца предприятия обязаны принять эти ценности на баланс, т.е. запись по принадлежности к группе материалов (условно оприходовать), но на начало следующего месяца расчеты по этим поставкам не будут закончены. При поступлении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления платежных требований, а может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счета в не законченных на начало месяца расчетах. При закрытии журнала-ордера №6, по окончании месяца, это поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.
При расчетах с поставщиками за материалы и сырье могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом (ф. № М-7). Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам предприятия или по договорным (отпускным ценам), затем учитываются в журнале-ордере №6 отдельной строкой как неотфактурированная поставка – отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платежное требование. В случае выявления недостачи бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензии к поставщику.
Согласно п. 5 ПБУ 5/98 приобретаемые материалы учитываются по фактической себестоимости заготовления. При этом в соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий они отражаются на счете 10 либо по фактической себестоимости, либо по учетным (средневзвешенным) ценам.
Оценка материалов по учетным ценам удобна в ситуации финансовой нестабильности и частого колебания покупных цен. Организация в начале формирует на счет 15 «Заявление и приобретение материалов» информацию о фактической себестоимости поступивших ресурсов, а затем приходует их на счет 10 по учетным ценам. Возникающие отклонения учитываются обособленно на счете 16 «Отклонения в стоимости материалов».
Фактическая себестоимость заготовления складывается из сумм, уплаченных поставщику в соответствии с договором (без НДС), и сумм транспортно-заготовительных расходов (без НДС). К последним, в частности, относятся:
суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов;
таможенные пошлины и иные платежи;
невозмещаемые налоги;
комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредникам;
затраты на заготовку и доставку материалов до места их использования;
иные затраты, непосредственно связанные с приобретением данных ценностей.
Организуя оценку материалов, необходимо обратить внимание на следующую особенность.
Фактическая себестоимость поступающих материалов должна включать в себя две нетрадиционные статьи транспортно-заготовительных расходов: расходы по страхованию данных ценностей и расходы по оплате (начислению) процентов по заемным средствам до их оприходования на склад организации.
Если материалы приобретаются через подотчетных лиц, которые на предприятии являются материально-ответственными лицами, то полученные авансом денежные средства из кассы для покупки материальных ценностей могут использоваться следующим образом:
средства вносятся материально-ответственным лицом от имени организации в кассу продавца по приходному кассовому ордеру, при этом продавцом выписывается накладная и счет-фактура на приобретенные ценности. В этом случае сумма НДС для ее зачета (возмещения из бюджета) во всех первичных документах должна быть выделена отдельной строкой (п.16 инструкции №39);
при покупке материальных ценностей в магазине розничной торговли материально-ответственное лицо пробивает чек на покупку, тогда как продавец выписывает товарный чек. В этом случае НДС, даже если он выделен в первичных учетных документах, к зачету не принимается, а включается в первоначальную стоимость материально-производственных запасов (как и другие невозмещаемые налоги).