Данный документ должен заключаться в письменной форме, которая повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям. При заключении трудового контракта рекомендуется указывать следующие основные условия - место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес, наименование структурного подразделения); конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнить работник; дату начала работы и её окончания; оплату труда; обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.
На основании трудового договора составляется приказ о приёме на работу, который оформляют на бланке организации для внутренних документов. Данный документ содержит следующую основную информацию: название предприятия или организации, дату зачисления на работу, данные об её характере (временно, сезонно, постоянно, по совместительству); сведения о наличии испытательного срока; подразделение, должность, тарифный разряд, оклад, виды и размеры надбавок; продолжительность рабочего дня при неполном времени и др.
Прекращение трудового договора независимо от основания оформляется приказом об увольнении, который заполняется работником отдела кадров на всех уволенных. На основании этого приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчёт. Данный документ содержит следующие основные сведения: название предприятия или организации; фамилию, имя и отчество увольняемого; подразделение, где он работал; категорию персонала; тарифный разряд; дату увольнения, его причину и основание и др.
Отпуск оформляется запиской о предоставлении отпуска в одном экземпляре, которая подписывается руководителем организации и подразделения, которому предоставляется право принимать решение об отпуске. На основании её отдел кадров делает отметку в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчёт отпускных. Данный документ должен содержать сведения о наименовании предприятия; фамилии, имени, отчестве работника; подразделении, категории, профессии, должности, тарифном разряде; сроке отпуска, его характере (ежегодный, дополнительный, учебный) и др.
Личная карточка является основным документом по учёту персонала предприятия, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу, она заполняется работником кадровой службы на основании представленных документов и со слов.
Личная карточка состоит из пяти разделов:
1. Приводятся год рождения, образование, специальность и квалификация по диплому, вид обучения, общий и непрерывный стаж работы, последняя должность (дата и причина увольнения), семейное положение (состав семьи), паспортные данные, телефон, место и дата заполнения.
2. Указываются сведения о воинском учёте (группа и категория учёта, звание, военно-учётная специальность, годность к службе, наименование райвоенкомата).
3. Отражаются сведения о назначениях и перемещениях (дата, подразделение, профессия или должность, тарифный разряд или оклад, основания перевода, подпись руководителя).
4. Приводится информация об отпусках работника (виды, период, даты, основания).
5. Могут указываться данные об учёбе в настоящее время, наличии второй профессии, работе по совместительству, знании иностранного языка, инвалидности и др.
Табель учёта использования рабочего времени отражает использование рабочего времени без учёта оплаты труда (регистрация явок на работу, неявок, опозданий).
Расчётно-платёжная ведомость служит для расчёта и выдачи заработной платы всем работникам организации. Заполняется в одном экземпляре в бухгалтерии на основании данных лицевых счетов и оформляется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Лицевые счета применяются для отражения сведений по оплате труда работников за прошлые периоды. Их заполняет бухгалтер на основе первичных документов. При этом делаются записи обо всех видах начислений и удержаний. На основании данных лицевых счетов составляются расчётно-платёжные ведомости отдельно по каждому подразделению.
Штатное расписание содержит перечень наименований структурных подразделений и должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.
Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приёма, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ.
Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность, организационную структуру, а также взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).
Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая определяет права, должностные обязанности и ответственность сотрудников; режим труда и отдыха; формы оплаты и дополнительного поощрения; служебные связи с коллегами, работниками других подразделений и организаций, необходимая для выполнения должностных обязанностей информация.
8. Структура персонала
Персонал является важнейшим ресурсом организации, обеспечивающим ей устойчивое положение и развитие. Персонал, или кадры, представляют собой штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции.
Всех работающих на предприятии можно разделить на две большие группы:
1. промышленно-производственный персонал (ППП);
2. непроизводственный персонал.
Ведущее место занимает первая группа, она наиболее многочисленна. Работники, входящие в состав ППП, принимают прямое или косвенное участие в процессе производства, начиная от проектирования и заканчивая реализацией выпускаемой продукции. Они выполняют всю совокупность производственных функций.
В состав промышленно-производственного персонала включены следующие категории работников:
- рабочие – наибольшая по численности категория; их удельный вес в составе ППП составляет в целом по промышленным предприятиям Республики Беларусь около 80%; они неоднородны по своему составу и классифицируются по ряду признаков;
- руководители, специалисты и служащие – вторая по численности и удельному весу категория в составе ППП; их доля в составе персонала промышленных предприятий страны составляет около 20%. Эти работники принимают косвенное участие в процессе производства продукции, их функции самые разнообразные и определяются профилем их деятельности и уровнем в системы управления; рассматриваемая категория персонала имеет достаточно разветвлённую квалификацию;
- младший обслуживающий персонал (МОП), обеспечивающий поддержание санитарно-гигиенических условий на предприятии (работники душевых, гардеробных, уборщики помещений);
- ученики – немногочисленная категория лиц, проходящих производственное обучение непосредственно на рабочих местах;
- работники пожарно-сторожевой охраны - обеспечивают на предприятии пожарную безопасность, следят за состоянием и исправностью противопожарных средств и выполняют функции охраны.
Классификация рабочих по профессиональному признаку очень многогранна. Число наименований рабочих профессий на каждом конкретном предприятии зависит от его специфики, т.е. от характера и особенностей технологического процесса, от профиля выпускаемой продукции и от ряда других факторов.
Рабочих делят на основных и вспомогательных, что свидетельствует о степени их участия в производственном процессе и направленности целевой функции. Основные рабочие непосредственно воздействуют на предмет труда, т.е. на исходное сырьё, материалы, заготовки; преобразуют их, изменяют их физические, химические свойства, пространственное расположение. В процессе этого воздействия они изготавливают продукцию. Вспомогательные рабочие обеспечивают рабочие места всем необходимым (сырьё, материалы, заготовки, все виды энергии); обслуживают рабочие места с расположенным на них оборудованием (станки, агрегаты) и инструментом; выполняют ремонтные, погрузочно-разгрузочные, транспортные, складские работы.
Все рабочие на производстве различаются по уровню квалификации. Квалификационным признаком у рабочих выступает разряд.
Специалисты заняты созданием и внедрением в производство новых знаний и знаний вообще в форме теоретических и прикладных разработок, а также разработкой вариантов решения отдельных производственных и управленческих проблем, решение которых входит в компетенцию руководителей. Это – экономисты, юристы, инженерно-технические работники и их помощники. В зависимости от уровня подготовки различают специалистов высшей и средней квалификации. Первые осуществляют руководство производственно-техническими и творческими процессами, вторые являются исполнителями работ.
Специалисты могут быть «главными», «ведущими», «старшими» или иметь категорию. Старший специалист наряду с исполнением своих обычных обязанностей специалиста может руководить группой коллег – рядовых исполнителей, не выделенной в самостоятельное подразделение. Это руководство не имеет административного характера, а сводится преимущественно к координации и консультированию. Он может быть также единоличным ответственным исполнителем какой-то работы, не имеющим подчинённых. Ведущий специалист выполняет те же обязанности, что и старший, но осуществляет ещё и методическое руководство, а главный координирует работу ведущих и старших специалистов.