• комплексная увязка в структуре управления всех видов деятельности;
• соответствие системы сбора и обработки информации организационной структуре управления.
Основное правило, которое необходимо соблюдать при проектировании структуры управления,— вовлекать наименьшее число уровней управления и создавать кратчайшую цепь команд.
Выбор организационной структуры управления, в наибольшей степени отвечающей целям предприятия и учитывающей конкретные условия деятельности, осуществляется на основе тщательного анализа всех факторов, оказывающих на нее влияние, оценки преимуществ и недостатков различных типов организационных структур.
5. SADT-моделирование бизнес-процессов и функций управления
Наиболее полное представление о деятельности предприятия создается на основе комплексных подходов, методов анализа и моделирования.
SADT является одной из самых известных и широко используемых систем моделирования. SADT - аббревиатура слов StructuredAnalysisandDesignTechnique (Технология структурного анализа и проектирования) - это графические обозначения и метод описания процессов. SADT может применяться на всех стадиях жизненного цикла системы.
SADT - это методология, разработанная специально для того, чтобы облегчить описание и понимание искусственных систем, попадающих в разряд средней сложности. SADT была создана и опробована на практике в период с 1969 по 1973 г.
Описание системы с помощью SADT называется моделью. В SADT-моделях используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником естественного языка служат люди, описывающие систему, а источником графического языка - сама методология SADT. Графический язык SADT организует естественный язык вполне определенным образом, что позволяет с его помощью описывать системы, которые ранее не поддавались адекватному представлению.
С точки зрения SADT модель может быть сосредоточена либо на функциях системы, либо на ее объектах. SADT-модели, ориентированные на функции, принято называть функциональными моделями, а ориентированные на объекты системы - моделями данных.
При моделировании бизнес процессов используется общее правило построения инфологической модели любых предметных областей на основе триады сущностей: объект, свойства объекта, значения свойств. Под объектом будем понимать бизнес процесс или бизнес операцию, под свойствами объекта - критерии оценки бизнес процессов (операций), под значениями свойств - оценки критериев.
Методы изучения бизнес процессов основываются на следующих методах моделирования бизнес процессов как:
1. совокупности иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм;
2. сети связанных между собой работ;
3. последовательности событий и участвующих в них объектов.
Для создания SADT-диаграммы бизнес процесса используется набор графических инструментов Bpwin, включающих стандарты IDEF0, DFD (data flow diagram) и IDEF3 (workflow). Методология IDEF0 используется для описания системы бизнес процессов как совокупности иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Методология DFD предназначена для описания потоков данных, отражающих сеть связанных между собой работ. Методология IDEF3 служит для графического описания потока процессов (работ), взаимодействия процессов и объектов, которые изменяются этими процессами.
Модель бизнес процесса показывает взаимосвязи между функциями, последовательность их выполнения, а также материальные и информационные потоки, имеющие место при функционировании организации. При создании модели могут использоваться различные типы или комбинации перечисленных методологий моделирования. Выбор конкретного типа модели для описания бизнес процессов зависит от сложности процесса и требований к его изучению. Для каждого вида моделирования используются свои информационные технологии, где исходными данными последующего вида моделирования являются выходные данные предшествующего моделирования.
6. Концепция процессного подхода к управлению
Процессный подход возник в 20-е годы 19 века в рамках школы административного управления, но развитие получил только во второй половине 50-х годов. А. Файоль в предложенной им концепции рассматривал управление как единый процесс, представляющий непрерывную последовательность взаимосвязанных управленческих функций (планирование, организацию, управление и контроль). Каждая управленческая функция тоже представляет процесс, который состоит из серии взаимосвязанных действий по стратегическому маркетингу, планированию, организации процессов, учету и контролю, мотивации, регулированию и координации работ. Рассмотрим краткое содержание функций управления.
Процесс начинается со стратегического маркетинга.
Стратегический маркетинг — комплекс работ по прогнозированию нормативов конкурентоспособности на основе стратегической сегментации рынка, прогнозирования ценностей объектов, нацеленных на сохранение или достижение конкурентных преимуществ фирмы и стабильное получение достаточной прибыли. Нормативы конкурентоспособности товаров материализуются в сфере производства, а реализуются в прибыли на стадии тактического маркетинга как комплекса работ по тактической сегментации рынка, рекламе и стимулированию сбыта товара. Функции тактического маркетинга выполняются на стадии производства.
Планирование — функция управления, комплекс работ по анализу ситуаций и факторов внешней среды; прогнозированию, оптимизации и оценке альтернативных вариантов достижения целей; выбору наилучшего варианта плана. Планы могут быть проблемными, локальными или комплексными; стратегическими, тактическими или оперативными. Стратегические планы как конкретные, обязательные к выполнению документы разрабатываются на основе стратегий соответствующего направления.
Организация процессов — функция управления, комплекс управленческих и производственных процессов по реализации планов. Процессы могут быть основными, вспомогательными и обслуживающими. Основными принципами рациональной организации процессов являются: пропорциональность, непрерывность, параллельность, прямоточность, ритмичность, специализация, универсализация и др.
Учет — функция управления по фиксации времени, расхода ресурсов, каких-либо параметров системы менеджмента на различных видах носителей информации. Контроль — функция управления по обеспечению выполнения программ, планов, письменных или устных заданий, документов, реализующих управленческие решения. Мотивация — функция управления, процесс побуждения работников к деятельности для достижения целей фирмы и (или) личных целей.
Регулирование — функция управления по изучению изменений факторов внешней среды, оказывающих влияние на качество управленческого решения и эффективность менеджмента, принятию решений по доведению (совершенствованию) параметров входа системы или процессов в ней до новых требований выхода (требований'' потребителей).
Координация — центральная функция управления по установлению связей, организации взаимодействия и согласованности работы компонентов системы, оперативной диспетчеризации выполнения планов и заданий. Это одна из наиболее сложных функций выполняемых, как правило, менеджерами. Координация может осуществляться по выполнению любых функций и работ, между любыми компонентами системы или внешней среды.
7. Понятие бизнес-процесса. Принципы построения системы бизнесс-процессов
Бизнес-процесс представляет собой последовательность происходящих в организации процедур по созданию продукта (услуги), удовлетворяющей потребителя по стоимости, качеству, продажному и послепродажному сервису; сам процесс может иметь один или несколько входов, а потребитель – это действительный конечный клиент или иной процесс, протекающий внутри или вне организации.
Цели, на которые направлен БП, – это цели организации.
Процесс имеет такие же характеристики, как и организация в целом: стоимость процесса и стоимость продукции, качество выполнения работ, длительность процесса и длительность производственного цикла, степень удовлетворенности потребностей клиента и т.д..
Процессы отражают динамику организации. Для БП естественным является сотрудничество, когда люди кооперируются для достижения результата.
Основная проблема при работе с бизнес процессами заключается в сложности их описания, так как они невидимы и не имеют наименований.
Руководителям компании требуется четкая и достаточно прозрачная картина своего бизнеса для осуществления целей дальнейшего развития. Для этого нужно ответить на следующие вопросы:
· как устроен бизнес компании;
· какие бизнес-процессы выполняются для получения результатов;
· кто из руководителей и как за них отвечает;
· где возникают узкие места и проблемы;
· как от существующей перейти к перспективной системе бизнеса?
Понять, как устроен бизнес, можно получив и проанализировав информацию о том, какие бизнес-процессы в компании выполняются, и кто за них отвечает. То есть необходимо структурировать деятельность компании в виде бизнес-процессов и проанализировать существующую организационную структуру с точки зрения распределения ответственности руководителей за бизнес-процессы и участия подразделений в этих бизнес-процессах.
Целью построения функциональной модели делового процесса является точная спецификация всех операций и действий, осуществляемых в деловом процессе, а также характера взаимосвязей между ними. Будучи построенной, такая модель способна обеспечить полное представление как о функционировании обследуемого процесса, так и о потоках информации и материалов.
Построения системы процессов Компании осуществляется с учетом принципов: