Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе (стр. 8 из 16)

-    централизованноехранение информации об объектах недвижимости;

-    автоматизацияподготовки объявлений по объектам недвижимости;

-    автоматизацияформирования прайс-листа;

-    автоматизацияучета расходов на рекламу;

-    анализрасхода на рекламу за периоды;

-    быстрыйпоиск необходимой информации;

-    сокращениевремени на подготовку рекламы и формирование прайс-листа.

Источником финансированияработы является предприятие заказчик. Оплата будет произведена по окончаниюработы.

Система должна соответствовать нормами правилам техники безопасности, пожарной и взрывной безопасности.

При проектировании системы должныиспользоваться нормативно-технические документы ГОСТы:

-    ГОСТ 34.602-89.Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы.Техническое задание на создание автоматизированной системы;

-    РД 50-34.698-90Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов ируководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированныесистемы требования к содержанию документов;

-    ГОСТ 34.601-90.Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы.Автоматизированные системы. Стадии создания;

-    ГОСТ 34.603—92.Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем.

При разработке системыдолжны учитываться особенности подачи рекламы в различные СМИ (график подачи,определенная система сокращений и т.д.).

2.3.2Описание процесса деятельности

Главным при работе с системойявляется учет расходов на рекламу. ИС «Реклама» должна обеспечивать учетвыходов рекламы и расходы на рекламу.

Так как, система должнафункционировать в двух режимах администратор и пользователь приведем описаниепроцесса деятельности для каждой категории пользователей.

На первом этапе работы с системойпользователь должен войти в систему под своим паролем и заполнить бланк анкетыпо объекту недвижимости, который необходимо рекламировать.

Анкета должна содержать следующуюинформацию об объекте: тип объекта, адрес объекта, удобства (количество комнат,площадь, этаж/этажей, тип стен, планировка, состояние и т.д.), цену, видвладения. Должна быть реализована возможность ввода информация не только оквартирах, но и об объектах коммерческой недвижимости, домах, участках,долевках.

При заполнении анкеты объектаиспользуется информация из справочников: Улицы, Типы квартир, Планировки, Типыстен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типы домов, Типы объектов.

После того, как внесена информация обобъекте недвижимости, необходимо ввести информацию о договоре на оказаниеуслуг, который относится к данному объекту недвижимости. Внесение информации одоговоре должно быть необходимым условием добавления объекта недвижимости врекламу.

Когда будет внесен объектнедвижимости и договор, пользователь отправляет объект недвижимости в рекламу.При добавлении в рекламу пользователь должен выбрать перечень газет, в которыенеобходимо подать рекламу, телефоны для рекламы, район для газеты, и указать,как часто должны выходить реклама.

После того, как объект добавлен врекламу, у пользователя должна быть реализована возможность просмотра текстаобъявления подготовленного по шаблону для каждой газеты.

На первом этапе работы с системойадминистратор должен внести сотрудников агентства в список. Информация осотруднике должна содержать данные: ФИО, дата рождения, паспортные данные,прописка, контактные телефоны.

Для каждого сотрудника администратордолжен определить права доступа в систему и пароль.

Администратор должен иметьвозможность просмотра объектов недвижимости каждого агента из своей рабочейобласти.

Изначально администратором должныбыть заполнены все справочники, необходимые для работы с системой (Улицы, Типыквартир, Планировки, Типы стен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типыдомов, Типы объектов).

Администратор также должен вестисписок СМИ, в которые можно подавать рекламу, настраивать шаблоны для выгрузкиобъявлений в нужном для редакции формате. Должна быть реализована возможностьнастройки шаблонов прямо из программы.

На основе информации об объектеадминистратор должен формировать прайс-лист объектов недвижимости.

На основе данных внесенныхсотрудниками об объектах недвижимости и графиках подачи рекламы администратордолжен своевременно производить выгрузку рекламы по шаблонам и отправлятьтексты объявление в редакции газет.

Должна быть реализована возможностьвыгрузки данных в стандартные офисные приложения Word, Excelдля возможности редактирования и печати данных, либо их сохранения в файл.

При выгрузке должна задаватьсяинформация о дате выхода газеты, о рубрике и о стоимости строки объявления. Наоснове этих данных должна формироваться отчетность о расходах на рекламу.

Отчеты о расходах на рекламу должнысодержать информацию о сотруднике, объекте недвижимости, дате выхода газеты.Должна быть реализована возможность формирования отчетов в разрезе сотрудников,даты, объекта недвижимости, а также формирование отчетов за период.

Для удобства работы сформированныеотчеты должны выгружаться в Word иExcel, для редактирования, печати исохранения, если это необходимо.

Также у администратора должна бытьреализована возможность создания архивных копий базы данных и восстановленияданных в случае сбоя.

2.3.3Основные технические решения

Структура информационнойсистемы «Реклама» будет включать в себя справочную информацию, учет рекламы,отчетность.

Справочники предназначеныдля ввода информации в систему и используются в модуле «Учет рекламы». Из них вбазу данных передаются параметра СМИ.

В модуль «Учет рекламы»из базы данных передаются параметры объектов недвижимости и из модуля в базуданных – информация о вышедшей рекламе.

Из базы данных в модуль«Отчетность» передаются параметры объекта, сотрудника и рекламы.

Структура базы данных ИС«Реклама» приведена на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 – Структура базы данныхИС «Реклама»

При проектировании системыавтоматизации должны приниматься во внимание следующие требования:

-    система должнанормально функционировать на стандартных персональных компьютерах,подсоединенных к локальной офисной вычислительной сети;

-    система не должнаиметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новуюплатформу из-за неизбежного морального старения компьютерной техники;

-    архитектурасистемы должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать вероятностьнарушения штатного режима работы системы (выход системы из строя, разрушениеинформационной базы данных, потери или искажение информации) при случайных илисознательных некорректных действиях пользователей;

-    система должнаобеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;

-    основнаяпрограммная оболочка должна иметь интуитивно ясный дружественный интерфейс и недолжна требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с ихпрофессиональными обязанностями;

-    система должнафункционировать под управлением операционных систем Windows 95 и Windows NT.

АИС «Реклама» должнавзаимодействовать с АИС «Agent»,которая предназначена для учета договоров и объектов недвижимости, а такжерасчета заработной платы сотрудников.

Каждый объект недвижимости, которыйотправляется в рекламу, должен быть привязан к договору, чтобы обеспечитьцелевую подачу рекламы и исключить расходование денежных средств на рекламуобъекта неподкрепленного договором.

Таким образом, при вводе в АИС«Реклама» номера договора и даты его заключения из АИС «Agent» должна передаваться информация обобъекте, которая вносится менеджером отдела при регистрации договора. Этоисключит дублирование данных об объекте и обеспечит рекламирование только техобъектов недвижимости, по которым заключен договор.

АИС «Реклама» должна функционироватьв двух режимах: администратор и пользователи.

В режиме функционирования «Администратор»должны быть доступны следующие функции:

-    ведениесписков сотрудников;

-    ведениесписка СМИ;

-    ведениесправочников, необходимых для работы;

-    формированиепрайс-листа объектов недвижимости;

-    выгрузкарекламного объявления по шаблонам;

-    учетрасходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

-    формированиеотчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

-    разграничениедоступа пользователей к системе;

-    создание архивныхкопий справочников и документов.

В режиме функционирования«Пользователь» должны быть доступны следующие функции:

-    ведениесписка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

-    добавлениеобъекта недвижимости в рекламу;

-    просмотрпрайс-листа;

-    просмотротчетов о расходах на рекламу;

-    занесениепроданных объектов недвижимости в архив.

На начальных стадиях работы системыей будет пользоваться менеджер по рекламе и специалисты по недвижимости, всоставе 20 человек.

В дальнейшем по мерероста компании численность персонала может увеличиться.

Специалист понедвижимости должен вести список объектов недвижимости, продажей которых онзанимается и которые необходимо рекламировать, определять список СМИ, в которыхнеобходимо рекламировать объект, своевременно вносить изменения в график подачирекламы и в описание объектов.