Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе (стр. 9 из 16)
Менеджер по рекламе долженосуществлять ведение списков сотрудников, ведение необходимых справочников. Наоснове описания объекта недвижимости и графика подачи рекламы, которыеформирует специалист по недвижимости, менеджер подготавливать прайс-листаобъектов недвижимости, заполнять бланки подачи рекламы по определеннымшаблонам, подавать рекламу в СМИ, отслеживать выходы размещенной рекламы,учитывать расходы на рекламу по каждому объекту недвижимости, формироватьотчеты по рекламе.
Специалист понедвижимости должен работать в режиме функционирования «Пользователь».
Менеджер по рекламедолжен являться администратором системы.
Для работы с системойспециалист по недвижимости должен знать характеристики, которыми может обладатьобъект. Иметь базовые знания для работы на компьютере.
Менеджер по рекламедолжен знать принципы подачи рекламы в агентстве недвижимости, знать рынок СМИ.Уметь обращаться с компьютером как опытный пользователь.
Технический проект долженсоответствовать характеристикам, описанным в техническом задании (см. п. 2.2).
АИС «Реклама» должнавыполнять следующие основные функции:
- автоматизироватьведение списков сотрудников, СМИ, объектов недвижимости, которые необходиморекламировать;
- автоматизироватьформирование прайс-листа объектов недвижимости;
- автоматизироватьучет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;
- формироватьразличные отчеты по расходованию средств на рекламу в различных разрезах.
2.3.4Схема функциональной структуры
Информационная система«Реклама» должна состоять из следующих функциональных блоков: сбор данных,хранение, обработка и вывод данных.
Сбор данных представляетсобой заполнение справочников, в которых храниться постоянная информация.Справочники используются при вводе информации об объектах недвижимости, приподготовке объектов в рекламу, при формировании отчетов и т.д.
Также сбор данныхподразумевает ввод информации об объектах недвижимости и о сотрудникахкомпании. Данная информация используется при формировании отчетов и подготовкирекламы.
Хранение данныхобеспечивает постоянное накопление введенной информации: информации обобъектах, о сотрудниках, информации в справочниках, а также хранение отчетов заразличные периоды.
Обработка данных включаетв себя подготовку рекламы по определенным шаблонам, а также расчет расходов нарекламу по всем объектам недвижимости.
Вывод данныхподразумевает формирование отчетов о расходах на рекламу в разрезе агентов,объектов недвижимости, за определенный период, а также формирование прайс-листаобъектов недвижимости.
На рисунке 2.16представлена схема функциональной структуры процесса подготовки и учетарекламы.
Типовым решением для реализациифункций печати, проверки правописания, редактирование должны быть стандартныеофисные приложения Word, Excel.
Рисунок 2.16 - Схема функциональнойструктуры
2.3.5Описание постановки задачи (комплекса задач)
АИС «Реклама» должнавыполнять следующие задачи:
- ведениесписков сотрудников;
- ведениесписков объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;
- ведениесписков СМИ;
- формированиепрайс-листа объектов недвижимости;
- учетрасходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;
- формированиеотчетов о расходовании средств на рекламу в различных разрезах.
Ведение списка сотрудников должнобыть реализовано с целью детализации учета расходов на рекламу, а также дляреализации разграничения прав доступа к системе.
При принятии на работу сотрудника егопаспортные данные и данные из личной анкеты вносятся в базу данных.
Входной информацией для данной задачиявляется паспортные данные сотрудника, анкета сотрудника, которую он заполняетпри поступлении на работу.
На выходе мы имеем информацию осотруднике, которая используется при регистрации объекта недвижимости, а такжепри добавлении объекта в рекламу.
Информация об объектах недвижимоститакже должна храниться в базе данных. Эта информация используется приформировании объявления по шаблону для конкретной газеты, а также для учетарасходов на рекламу по каждому объекту недвижимости.
Входной информацией для данной задачиявляется договор, который содержит описание характеристик объекта недвижимости.
На выходе имеем заполненную анкетуобъекта.
После того, как в базу данных будетвнесен объект недвижимости, агент должен из списка СМИ выбирать газету, в которуюхочет подать рекламу.
Список СМИ должен содержать газеты, вкоторых может быть размещена реклама. Данный список должен быть всегда вактуальном состоянии и отображать реальный рынок СМИ.
На вход данной задачи поступаетинформация о СМИ в устной форме, либо в виде прайс-листа на размещения.Информация о СМИ должна содержать название газеты, адрес редакции, телефоны длясвязи, а также шаблоны для подачи объектов недвижимости в рекламу.
На выходе мы имеем список СМИ сшаблонами для каждой категории объектов недвижимости. Данная информацияиспользуется при подготовке объявлений, а также для подготовки отчетов орасходах на рекламу.
Прайс-лист объектов недвижимостиформируется для наглядного представления всего перечня объектов недвижимости,продажей которых занимается агентство.
Прайс-лист формируется на основе анкетобъектов недвижимости и списка агентов, что является входной информацией дляданной задачи.
На выходе мы имеем сводный отчет обобъектах недвижимости с привязкой к агенту, который занимается продажей этогообъекта.
Учет расходов на рекламупо каждому объекту недвижимости подразумевает ведение журнала выходов рекламы суказанием стоимости одного объявления.
Учет ведется с цельюконтроля расходования денежных средств на рекламу, а также для предоставленияотчетов о расходах клиентам при завершении сделки.
Входной информацией здесьбудет факт выгрузки объявления в рекламу, стоимость одного выхода объявления исписок сотрудников.
На выходе мы имеем журналотправок в рекламу с указанием газеты, даты отправки, стоимости строки, котораядля каждой газеты и для каждой категории объектов недвижимости своя.
Отчеты о расходах на рекламу поотделу или по всей компании формируются по требованию руководства для принятияоперативных управленческих решений.
Отчеты о расходах на рекламу поконкретному объекту недвижимости формируются по требованию агента дляпредоставления данного отчета клиенту, в качестве доказательства о проделаннойработе и израсходованных средствах.
Для формирования отчетов на входенеобходимо иметь журнал отправок в рекламу, список сотрудников, списокобъектов, список СМИ.
На выходе мы будем иметь отчеты орасходах на рекламу в разрезе дат, агентов, объектов, отделов и т.д. вэлектронной или печатной форме.
На основе данных журнала отправок врекламу, списка объектов недвижимости, списка агентов и списка СМИ могут бытьрассчитаны расходы на рекламу по объекту недвижимости (Rob) по следующей формуле (1):
| Rob = åi Cgkd , | (1) |
где åi– суммирование по объекту;
Cgkd- стоимость строки g-ой газеты по категории k за дату d, руб.
Расчет расходов на рекламу по объектунедвижимости в разрезе дат (Rd) должен быть осуществлен по формуле (2):
| Rd= åi åd1d2 Cgkd, | (2) |
где åd1d2- суммирование строк с даты d1 по дату d2.
Расчет расходов на рекламу в разрезеагентов (Ra) должен быть осуществлен по формуле(3):
| Ra = åj åi Cgkd, | (3) |
где åj- суммирование расходов по объектамнедвижимости i по агенту j.
Расчет расходов на рекламу в разрезеотделов (Rot) должен быть осуществлен по формуле(4):
| Rot = åot åj åi Cgkd , | (4) |
где åot-суммирование расходов на рекламу поотделу ot.
2.3.6Информационное обеспечение
На основе анализа входной и выходнойинформации можно провести проектирование базы данных.
Так как база данных реляционная, товсе сущности связаны между собой через ключевые поля, причем среди связейприсутствуют как связи один к одному, так один ко многим.
В базе данных представлено 8 основныхсущностей и 13 дополнительных.
Логическая структура БД представленана рисунке 2.17.
Сущность «Отделы» содержит информациюоб отделах компании (отдел коммерческой недвижимости, отдел жилой недвижимости,отдел аренды и т.д.). Данная таблица связана с таблицей «Сотрудники» (связьодин-ко-многим).
Сущность «Сотрудники» содержитинформацию о сотрудниках компании. Она связана с таблицами «Договора» (связьодин-ко-многим), «Телефоны» (связь один-ко-многим), «Объекты недвижимости»(связь один-ко-многим), «Строки выгрузки» (связь один-ко-многим).
Рисунок 2.17 - Логическая модель БД ИС«Реклама»
Сущность «Договора» содержитинформацию о договорах компании (дата заключения, номер, дата начала, датаокончания). Она связана с таблицами «Виды сделок» (связь один-ко-многим),«Строки отправки» (связь один-ко-многим), «Отправка рекламы» (связьодин-ко-многим).