Кожен рядок багаторядкової частини документа містить один ТМЦ однієї партії. Після формування документ може, бути записаний та проведений (кнопка ОК), надрукований (кнопка Друк), закрити без запису (кнопка Закрити). Проведення документа означатиме відвантаження товарів.
У системі існує ще один документ— Зведена видаткова накладна (меню Журнали документів => Видаткові накладні => Уведення нового => Зведена видаткова накладна), який дає змогу відвантажувати товари тому самому покупцеві з різних підрозділів та МВО одночасно. За зовнішнім виглядом та правилами використання цей документ подібний до документа Видаткова накладна, але має певні розбіжності: - реквізити шапки Підрозділ, та МВО містяться в табличній частині документа; у стовпці Підрозділ табличної частини документа вибирається підрозділ фірми, з якого відвантажуються товари; у стовпці МВО - - одна з МВО цього підрозділу.
Повернення від покупців. Повернення ТМЦ від покупців описується документом Повернення покупця — (меню Журнали документів => Прибуткові => Уведення нового =>Повернення покупця). Документ має дві закладки -шапку й табличну частину.
Правила заповнення документа подібні до Видаткової накладної. Документ Зведене повернення покупця (меню Журнали документів => Прибуткові => Уведення нового => Зведене повернення покупця) подібний до документа Повернення покупця, але має реквізити Підрозділ та МВО в табличній частині, що дає змогу оформлювати повернення від одного покупця на кілька підрозділів і МВО.
Списання. Документ Акт списання (меню Журнали документів => Складські => Уведення нового =>Акт списання) дає змогу виконати списання оборотних активів підприємства (товарів, матеріалів тощо) за вибракуванням, списанням на виробництво та аналогічними господарськими операціями. Проведення зі списання відбувається на спеціального контрагента, рахунки в картці покупця та постачальника якого мають бути вибрані як потрібний рахунок списання. Для списання на різні рахунки Слід заводити неоднакових контрагентів, У контрагентів для списання рахунки в картці контрагента мають бути налаштовані відповідно до господарської операції документа. Також у проведеннях документа можна використовувати рахунок витрат підрозділу або константи.
Звіти. Товарний звіт формується в кількісному та сумарному виразі на підставі рухів товару (прибуткування та вибуття). Користувач задає: період формування звіту (від дати початку по дату закінчення включно); фірму, за якою складається звіт; конкретний підрозділ; рахунок ТМЦ; план рахунків; валюту й ціну звіту. Відомість надходження ТМЦ показує надходження ТМЦ на фірми та підрозділи фірм у розрізі планів рахунків, рахунків, контрагентів, напрямів господарської діяльності. Відомість реалізації товару по контрагентах формується у випадку коли кількість найменувань товару не перевищує тисячі найменувань, і показує обсяги його реалізації за кожним з контрагентів у розрізі найменувань товарів. Результатом формування звіту є таблиця, де в шапці записано товарні найменування, а в рядках - - контрагенти. У системі є можливість формування «Відомості реалізації, ТМЦ», яка слугує основою для складання звіту з реалізації товарів з відображенням торговельної націнки. Користувач вибирає: період формування звіту (кнопка забезпечує швидкий вибір місяця, кварталу тощо); фірму, напрям, товар, клієнта, підрозділ, постачальника, план рахунків, сам рахунок та кореспондуючий з ним рахунок,
валюту. Друга ціна за відомістю — ціна, з якою порівнюється ціна продажу товарів і відносно якої формується торговельна націнка. Можливий вибір -закупівельні (собівартість) або нормативні (планові ціни реалізації).
Звіт з реалізації в розрізі прибуткових документів дає змогу аналізувати реалізацію товарів за прибутковими документами, згідно з якими вони надійшли, з виведенням залишків товару по партії на складі та поверненням товару постачальнику. Результатом формування звіту є відомість, згрупована задокументами прибуткування товарів з зазначенням рухів та залишків з кожногонайменування, що було використане в прибутковому документі. Аналіз відвантажень показує стан взаєморозрахунків Із контрагентами за вибраний період. Користувач для проведення аналізу вказує конкретну фірму, розрахунковий період, рахунок, контрагента, валюту звіту. З деталізацією по документах визначає деталізацію звіту— чи виводити документи взаєморозрахунків, чи ні.
Стан взаєморозрахунків з дебіторами (на певну дату) у розрізі терміну виникнення заборгованості відображається у Звіті з дебіторської заборгованості за термінами виникнення. Користувач обирає: дату, на яку аналізуються взаеморозрахунки; фірму; клієнта, менеджера (за яким потрібно відібрати документи); напрям господарської діяльності, за яким відбуватиметься відбір операцій; рахунок, дату звіту. Галочка в полі Групи дає змогу вносити у звіт групи покупців або напрямів. Галочка в полі 3 деталізацією по документах визначає деталізацію збуту — чи виводити документи взаєморозрахунків, чи ні. Галочка Враховувати мови договорів ураховувати умови, зазначені в договорах відстрочення платежів під час формування терміну заборгованості. Періоди аналізу, дні параметри формування звіту під час заповнення діалогового вікна. Це довільні нтервали часу (у днях), за якими потрібно аналізувати виникнення дебіторської заборгованості.
Звіт Закриття дебіторської заборгованості за термінами сплати призначений для аналізу взаєморозрахунків з дебітором за документами виникнення та закриття дебіторської заборгованості. Користувач обирає період формування звіту, фірму, клієнта, менеджера, напрям, рахунок, валюту, рівень деталізації, умови договорів І періоди аналізу. Результатом формування звіту є аналіз документів у розрізі документів сплати, які закривають дебіторську заборгованість покупців.
Надходження коштів на розрахунковий рахунок. Документ Надходження коштів на р/р (меню Журнали => Банківські => Уведення нового => Надходження коштів) призначений для відображення грошових надходжень на розрахункові рахунки фірми.
Основні реквізити документа заповнюються аналогічно попереднім документам. Менеджер - співробітник фірми, з яким пов'язане надходження коштів.
Використовується під час проведення документа, якщо рахунок розрахунків з покупцем має, аналітичний облік за працівниками. Поле Менеджер видно у вікні діалогу, якщо константа Облік за менеджерами і-встановлена в значенні Так
Вид руху - вид руху грошових коштів, з довідника Види руху грошових коштів. Цей реквізит використовується лише в тому разі, коли в системі ведеться облік за кількома фірмами та є потреба консолідованого обліку.
Стаття валових витрат - - стаття валових витрат з довідника Валові доходи та витрати, на яку будуть віднесені валові витрати (наприклад, Придбання товарів (Ж5) - - це означає, що сума валових витрат буде віднесена з стовпець 5 додатку Ж Декларації про валові доходи та витрати). Якщо операція не відноситься до валових доходів-витрат, слід вибирати статтю Не Дохід Не Витрата.
Сума валових витрат - - сума валових витрат. Формується автоматично як позитивна різниця між сумою відвантаження без урахування ПДВ та сумою документа без ПДВ. За потреби змінити суму валових витрат (наприклад, зміни інших документів за контрагентом) треба змінити суму відвантаження та ПДВ відвантаження. Зауваження. Обчислена сума валових витрат використовується тільки в проведеннях податкового обліку, які вказано в рядках документа.
Якщо в операції документа не вказані такі проведення, то обчислена сума не використовується. Сума відвантаження формується системою автоматично як кредитове сальдо за рахунком кредитора контрагента в розрізі вибраного контрагента та договору, якщо рахунок кредитора має субконто контрагенти та договори, або в розрізі лише контрагента, якщо рахунок кредитора не має субконто договори на момент уведення нового документа. ПДВ відвантаження формується системою автоматично залежно від суми відвантаження в момент уведення нового документа. Тип — тип суми за рядком (основне або додаткове проведення). Визначається числовим показником, який може мати такі значення:
О - - або порожнє поле, сума проведення входить у загальну суму операції і, відповідно, включена до суми документа.
Платіжне доручення. Документ Платіжне доручення (меню Журнали => Банківські =>Уведення нового => Платіжне доручення) призначений для відображення грошових витрат з розрахункових рахунків фірми. Основні реквізити документа заповнюються аналогічно попереднім документам. % 5іржі - - процент біржового збору під час купівлі валюти. Має інформативний зміст % банк процент банкового збору під час купівлі валюти. Має інформативний зміст.
Документ «Курсові різниці». Документ Курсові різниці (мент Журнали =>Курсові різниці => Уведення нового =>Курсові різниці) призначений для виконання обчислення курсової чи іншої різниці за валютними рахунками. Основні реквізити документа заповнюються аналогічно попереднім документам. Рахунок коригування рахунок, на якому ведеться облік іноземної валюти та за яким обчислюються курсові різниці. Рахунок курсових різниць рахунок, на який потрібно віднести курсові різниці. Валюта вирівнювання валюта, за якою обчислюються курсові різниці, тобто іноземна валюта. Валюта документа - - валюта, у якій, обчислюються курсові різниці, наприклад гривня. Стаття валових витрат - - стаття валових витрат з довідника Валові доходи та витрати, на яку буде віднесено валові доходи або
витрати (наприклад, Різниця за іноземною валютою від'ємна з 29.9; це означає, що суму валових витрат буде віднесено в стовпець 29.9 додатка 3 Декларації то валові доходи та витрати). Якщо операція не відноситься до валових: доходів/витрат, слід вибирати статтю НеДохідНеВитрата. Використовується під час проведення документа, якщо, застосовується рахунок податкового обліку. Стаття витрат стаття витрат з довідника Статті витрат, до якої буде віднесено витрати. Вид субконто залежить від видів субконто на рахунку. Каса. Для роботи з касою призначений Журнал касових документів, до якого | входять два документи - - Прибутковий касовий ордер та Видатковий касовий ордер (меню Журнали => Касові => Уведення нового). Касові документи відрізняються від банківських у першу чергу можливістю вибрати контрагентом операції, або клієнта, або працівника.