Документальне оформлення надходження матеріальних цінностей, сировини та паливно-мастильних матеріалів, їх наявність та використання є досить складним процесом, адже структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для оперативного управління рухом виробничих запасів.
Матеріали надходять від постачальників разом із супровідними документами, з яких видно коли, в якому обсязі, якої якості, за якою ціною вони відправлені. Працівники відділу постачання перевіряють цю інформацію та порівнюють її з умовами договору. Матеріальні цінності приймаються завідувачем складу, який кожний номенклатурний номер записує у прибутковому ордері.
Якщо матеріали поставляють за допомогою транспортних засобів, то їх приймають на підставі товарно-транспортної накладної, в якій завскладом ставить штамп і зазначає, що всі матеріали прийняті ним на склад.
Надходження запасів від власних виробничих підрозділів оприбутковується на основі накладних. Так само оформлюється продукціядопоміжна та обслуговуючих виробництв, відходи від браку, невикористані у виробництві матеріали, металобрухт.
Крім того, до первинних документів, за допомогою яких оформляють операції з руху виробничих запасів,є:
Журнал обліку вантажів, що надійшли (М-1), Довіреність (М-2) Акт про приймання матеріалів (М-7), який укладається, якщо виявлено відхилення між фактичною наявністю даного матеріалу та даними постачальника, або коли прийшли не фактурні матеріали.
Щодо відпуску матеріалів, то зазвичай використовують Лімітно-забірну картку (М-8), в якій передбачено відпуск 1 виду матеріалу, або Лімітно-забірну картку (М-9), за якою передбачено відпуск декількох видів матеріалів. Ці документи виписуються на основі даних про фактичні норми витрачання того чи іншого матеріалу на даний вид продукції і застосовуються при серійному відпуску матеріалів. Лімітно-забірні картки відпускаються у двох примірниках, один до початку місяця передається цеху-споживачу, інший — складу. Бажано друкувати їх на папері різного кольору, щоб чіткіше відрізняти примірник цеху від примірника складу.
Акт-вимога на заміну (М-10) оформляється у випадку, коли необхідно додатково відпустити матеріали на виробництво. Одноразову потребу в певному матеріалі задовольняють, заповнивши Накладну-вимогу на відпуск (М-11).
При передачі матеріальних цінностей з одного структурного підрозділу в інший виписується накладна, яка одночасно служить документом для списання в одному підрозділі та оприбуткування в іншому.
При виробництві, крім матеріалів, використовуються ще й малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП), які визначаються за єдиним критерієм — строком служби, який для них вважається не більше одного року. Сюдивідносяться: господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг, взуття тощо. У процесі документування обліку МШП , як і будь-яких інших об'єктів, розрізняють документи бухгалтерського і оперативного обліку.
До первинних документів бухгалтерського обліку відносять документи, якими оформлюється відпуск малоцінних предметів у виробництво, їх списання тощо. Документи оперативного обліку — ті, що відображають передачу зазначених предметів у ремонт, поповнення їх запасу в роздавальних коморах, видачу МШП працівникам, їх повернення тощо.
До первинних документів з обліку МШП відносять Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв) (Форма МШ-1), Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШ-2), Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв) (МШ-3), Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШ-4) тощо. Для обліку МШП використовують два рахунки, а для спрощення обліку їх відносять до запасів. На підприємстві їх відрізняють за окремими групами, що дає можливість полегшити їх обліку і правильно відобразити у кореспонденції.
Щодо аналітичного руху запасів, то він оформлюється за допомогою такого документа, як картка складського обліку. Вони виписуються на кожне найменування, профіль, сорт, марку, розмір окремо. У картках складського обліку на підставі залишків на 1-іпе число місяця, які виводяться за кожним номенклатурним номером, складаються відомості обліку залишків запасів(сальдові відомості), що використовуються для порівняння даних аналітичного та синтетичного обліку виробничих запасів. Окрім даних про виробничі запаси, що формуються у сальдовій відомості, забезпечити оптимальне співвідношення між виробничою програмою та запасами можна за умови оперативнішого надання даних про їх наявність і рух.
Важливу роль відіграє складський облік — сортовий, кількісний оперативно-технічний облік, який здійснюється на складі за допомогою карток складського обліку матеріалів, які при ручному веденні обліку відкриваються в бухгалтерії або на початку звітного року, якщо є перехідні залишки за певними видами ТМЦ , або в міру необхідності, якщо той чи інший вид виробничих запасів одержується підприємством вперше.
Картки видаються матеріально відповідальній особі під розписку у реєстрі, де зазначається дата видачі, кількість карток, їх реєстраційний номер, підпис одержувача. Записи в картках у кількісному відображенні ведуть матеріально відповідальні особи на підставі первинних документів, що підтверджують рух матеріалів і складаються у день здійснення господарських операцій.
При складському обліку кожному виду товарно-матеріальних цінностей привласнюється номенклатурний номер, що повторюється в усіх первинних документах. За цими номенклатурними номерами і організовується облік ТМЦ, що дозволяє проводити кількісне звірювання даних оперативно-складського та аналітичного обліку. Після кожного запису визначається залишок матеріалів за певним номенклатурним номером. Записи в регістри сортового обліку з лімітно-забірних карток проводяться після кожної операції. Підрахований залишок після цього співставляється з нормою запасу. Це дає змогу одержати важливу інформацію про стан виробничих запасів та замовляти необхідні матеріальні ресурси. Періодично МВО складають реєстр документів, який разом з первинними документами передають до бухгалтерії для подальшої обробки.
Крім того, облік виробничих запасів та МШП має важливе значення для організації бухгалтерського обліку на підприємстві в цілому. Так, на Організація обліку розрахунків підприємства з бюджетом та позабюджетними фондами повинна забезпечити контроль за правильним нарахуванням та своєчасною сплатою податків і зборів з метою уникнення сплати штрафів за несвоєчасне та неповне здійснення належних платежів.
2.10 Облік основних засобів, капітальних інвестицій та нематеріальних активів
Основні засоби мають значну питому вагу в загальній сумі активів підприємства. Обслуговуючи виробництво і невиробничу сферу протягом тривалого проміжку часу, основні засоби зношуються, переносять свою вартість на виготовлену продукцію частинами в міру зношування, і зберігають свою натуральну форму до кінця строку служби.
Рух основних засобів пов'язаний із здійсненням господарських операцій з надходження, внутрішнього переміщення та вибуття основних засобів . Такі операції оформлюють типовими формами первинної облікової документації, затвердженими ще 29.12.1995 року.
Основним джерелом основних засобів на даному підприємстві , як звичайно, є капітальні інвестиції. Варто зазначити, що у всіх випадках надходження об'єкта основних засобів оформлюється "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" (типова форма 03-1). Цей акт складається на кожен об'єкт окремо, а на декілька — лише в томувипадку, коли вони однотипні, мають однакову вартість і прийняті одночасно на відповідальне зберігання однією і тією ж особою. В цьому документі вказується номер, дата, комісія, що приймала об'єкт, коротка технічна характеристика, початкова вартість норма амортизації на повне відновлення, відмітка про відкриття інвентарної картки, дані акти зберігаються протягом усього терміну експлуатації об'єкту та протягом трьох років і одного місяця після списання об'єкту з обліку за умови, що за цей період була проведена ревізія.
Внутрішнє переміщення об'єкта основних засобів також оформляється актом форми 03-1. При цьому під внутрішнім переміщенням розуміють рух основних засобів від однієї дільниці чи цеху до іншої, а також передачу їх зі складу в експлуатацію. В такому випадку складають і Акт введення обладнання в експлуатацію, в якому зазначають найменування обладнання або агрегата, його модель чи форму, технічну характеристику, завод-виготовлювач, заводський номер, вартість.
Форму 03-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів" використовують при оформленні приймання-передачі основного засобу з капітального ремонту, реконструкції або модернізації. Акт складається в одному примірнику, якщо ремонт, реконструкція або модернізація проводилися господарським способом, та в двох — якщо стороннім підприємством (другий примірник передається підприємству, яке здійснювало роботи). При передачі основних засобів виписується акт здачі, а при прийманні — акт приймання. На підставі вказаних документів бухгалтерія робить запис в інвентарних картках про виконання капітального ремонту, реконструкцію чи модернізацію, а в технічному паспорті зазначаються зміни у характеристиці об'єкта, пов'язані з проведеними роботами.
Що ж до процесу вибуття об'єкта основних засобів, та при ньому оформляється форма 03-3 "Акт на списання основних засобів"( див. додаток 1). Акт складається у двох примірниках і затверджується керівником підприємства,потім передається в бухгалтерію, де на його підставі здійснюють запис до форми 03-9 ("Інвентарного списку основних засобів") та вилучають картку форми 03-6, що відображають у формі 03-7 ("Описі інвентарних карток з обліку основних засобів").