| Номер по порядку | Индекс документа | Заголовок документа | Дата | Номера листов дела | Примечания |
| 1 | 1 | Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства в аппарате министерства | 10.01.2006 | Стр. 1-3 | |
| 2 | 2 | О распространении обязанностей между руководством министерства | 15.01.2006 | Стр. 4-7 |
Итого 50 (пятьдесят) документов.
Количество листов внутренней описи 6 (шесть)
Главный специалист Подпись Д.О. Бенько
20.01. 2007
При необходимости может составляться новая итоговая запись. В этом случае изменения вносятся и в заверительную запись в листе-заверителе.
Если дело переплетено, то ВО подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
В приказах по личному составу составление ВО имеет особенности. Заголовки – это предписываемые действия (приём, перемещение, увольнение) с указанием ФИО конкретных работников. Если в одном приказе указывается несколько действий, они расписываются во ВО под самостоятельными порядковыми номерами. Если указывается несколько действий, в заголовке пишется «По личному составу».
В протоколах и личных делах работников ВО также имеет особенности. Несколько личных дел уволенных работников могут быть подшиты в 1 дело. В этом случае, помимо ВО, имеющейся в каждом деле, составляется единая ВО документов, помещенная в начале.
Внутренняя опись документов личных дел уволенных работников «А-Ш»
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 59 | ФИО в И.п. | 15.01.199725.03.2006 | 1-15 | |
| 2 | 45 | Борисова О.А. | 20.05.199620.10.2006 | 16-30 |
Во второй графе помещается номер личного дела, присвоенный ему при заведении личного дела по книге (журналу) учета личных дел. (По НД все личные дела учитываются под одним индексом.)
В графе 3 пишется ФИО работника в именительном падеже.
В графе 4 указывается дата приказа о приеме и приказа об увольнении.
В итоговой записи указывается общее количество документов. Включенных в личные дела работников, подшитых в одно дело.
13. ОФОРМЛЕНИЕ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с НД. Признаки заведения дел – основные элементы формуляра документа – совокупность составных частей реквизитов документа.
Документы формируются по следующим признакам:
-Номинальный – соединение в дела документов, имеющих одно и то же название разновидности («Приказы ректора…»).
-Предметно-вопросный – объединение документов одного содержания («Документы по инвентаризации…», «Анализы финансово-хозяйственной деятельности организации»).
-Авторский – документы одного автора («Правила внутреннего трудового распорядка министерства»).
-Хронологический – документы за определенный период («Отчеты министерства о работе с кадрами за 2006 г»).
-Корреспондентский – переписка с определенным корреспондентом.
-Географический – содержание, автор, корреспондент связаны с определенной территорией («Отчеты предприятий Брестской области за 2006 г»).
Дело, которое сформировано по одному признаку будет ограничено его обозначением, но в практике используются несколько признаков (отчеты чьи? О чем? За какой период?).
Пример заголовка по номинальному принципу в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: «Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов».
При формировании дел необходимо соблюдать определенные правила:
1. Помещать в дело документы, которые по содержанию соответствуют наименованию дела по НД. Если документы, образованные в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в существующие дела, заводятся новые дела с внесением их в НД (резервные дела).
2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дел. Наиболее наглядно это можно показать на примере приказов. Так, предусматривается отдельное формирование их по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам (5 лет), по личному составу (75 лет, 3 года – в разные дела). В этих же целях при формировании приказов, поступивших из вышестоящих организаций, рекомендуется формировать их в отдельные дела: те, которые относятся к деятельности организации – постоянного хранения; те, которые присланы для сведения – отдельно.
С учетом данного требования подлинники формируются отдельно от копий. В НД предусматриваются для этого отдельные дела (хранятся 3 года). Годовые планы и отчеты формируются отдельно от полугодовых, квартальных, месячных планов и отчетов.
В порядке исключения допускается временное формирование в одно дело документов с разными сроками хранения в течении года, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года эти документы расформировываются в отдельные дела по срокам хранения.
3. Рабочие варианты, проекты документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников и хранятся 1 год. Вместе с проектами в дело подшиваются и отдельные листы с замечаниями, дополнениями, предложениями к объектам. Например, штатное расписание хранится отдельно от его проектов и переписки по его составлению, уточнению и утверждению.
4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение не относящихся к делу документов, черновиков, копий.
5. Формируются документы только одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела (личные дела), которые включаются в опись по году заведения.
6. В каждое дело допускается формировать 250 листов. Толщина дела должна быть 3-4 см. По окончанию года указывается количество томов.
7. Приложения, не зависимо от их дат, присоединяются к документам тех лет, к которым относятся. Приложения большого объема (более 250 листов) могут составлять отдельный том или дело. В этом случае не документе делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.
8. Каждый документ, помещенный в деле, должен быть оформлен в соответствии со стандартом. В процессе передачи дел из структурного подразделения в архив это проверяется.
9. В дело должны быть сформированы только исполненные документы.
10. Следует учитывать, что и внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
13.1. Основные принципы расположения документов в деле
1. Вопросно-логический. Документы располагаются в логической последовательности решения вопроса: в начале – инициативный документ; затем – приложения; потом – документы по решению этого вопроса.
2. Хронологический. Как правило, формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Принцип применяется, если дело формируется по номинальному признаку. При этом принципе документы постоянного хранения, наиболее ранние помещаются в начале дела, и не допускается обратный порядок хранения таких дел.
3. Нумерационный. Используется, когда формируемые документы имеют порядковую нумерацию. Поскольку регистрация осуществляется в течение делопроизводственного года, в следующем году дела начнутся с №1.
Следует обратить внимание на то, что при формировании дел, которые состоят из нескольких томов, в заголовках дел указываются номера документов, сформированных в данном деле.
Дело №1-2. т.1
Приказы №№1-50 ректора университета по основной работе
Начало____
Окончание _____
4. Алфавитный. Документы группируются в алфавитном порядке, как правило, по фамилии автора (в основном, обращения граждан и лицевые счета).
Обращения могут формироваться в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения и дополнительные документы подшиваются к данной группе документов.
В течении года документы могут формироваться по хронологическому принципу, а в конце года переформировываться по алфавитному, что облегчает поиск.
Если дело состоит из нескольких томов:
Дело № 5-6 т.1
Лицевые счета работников «А-М»
Дело №5-6 т.2
Лицевые счета работников «М-Я»
Принципы, как правило, комбинируются.
13.2. Систематизация в делах отдельных видов документов
Распорядительные документы формируются в деле по хронологическому принципу со всеми относящимися к ним приложениями. Так, если приказы были утверждены с инструкциями, то они идут вместе с инструкциями. Документы по основной деятельности к приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у разработчика проекта приказа.
Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при большом объеме формируются в отдельные дела и по номерам протоколов. Заголовок может быть следующим: «Приложения к протоколам заседаний совета директоров».
НД предусмотрено формирование дел с заявлениями и т.п. у исполнителей в различных структурных подразделениях запрещено. При этом предложения граждан по улучшению работы организации хранятся постоянно в отдельных делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от дат их составления или поступления. Например, план на 2007 г., составленный в 2006 г., должен быть отнесен к 2007 г.; а отчет за 2006 г., составленный в 2007 г., -- к 2006 г.
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия. Отчеты по их выполнению хранятся в деле последнего года.
Переписка может формироваться в пределах срока полномочий, учебного года.
В личное дело не включаются копии приказа о наложении наказания, предоставления отпусков, справки и другие документы, т.к. они группируются отдельно от личных дел в самостоятельные дела и хранятся 3 года (документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу).
Личные карточки работников Т2 хранятся 3 года. Они группируются в отдельные картотеки и систематизируются по алфавиту в делопроизводстве (в кадровой службе). После увольнения личные карточки работников изымаются из картотеки по фамилиям уволенных работников. Заголовок: «Личные карточки уволенных работников (форма Т2) «О-Ш».