В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документационной части и охране документальных материалов текущем делопроизводстве учреждений и предприятий Союза ССР». В основу было положено создание единых норм, ведомственных инструкций по делопроизводству. Единые нормы касались порядка оформления, учета или регистрации, движения, исполнения и контроля исполнения, классификации и систематизации делопроизводства, организацию архива и сдачи документов в архив. Были сделаны попытки увязки делопроизводства архивов.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БЕЛАРУСИ в
20-е гг.
В Беларуси в начале 20-х гг. было создано Бюро НОТ, кружки НОТ. Они занимались изучением, кадров, их сокращением, инструктировали о переводе всех организаций на более совершенный уровень, проводили обследования по делам делопроизводства. Изучение шло в 2 направлениях:
1. Организация вокруг этой работы как научных, так и практических работников. Результатом этого явилось образование ассоциации по НОТ при Институте белорусской культуры, который имел психотехническую лабораторию, проводил крупные работы в этом направлении. Научные силы читали лекции по НОТ, проводили занятия и курсы на кружках НОТ. Эта ассоциация находилась на госбюджете, что обеспечивало хорошую материальную базу.
2. В практике работы с документами внедрялись разработки союзных организаций.
В 1938 г. было издано постановление ЦИК БССР о мерах улучшения архивного дела в БССР, где предусматривалось обязать руководителей организаций возложить персональную ответственность за сохранность документов и архива на деловода или секретаря. Ряд постановлений по этому вопросу был принят в послевоенный период. Например, в июне 1944 г. принято постановление СНК «Об обеспечении сохранности документационных материалов государственных и ведомственных архивов по освобожденным районам БССР от немецко-фашистских захватчиков». В нем было дано указание архивным отделам немедленно взять на учет все оставшиеся материалы, а местным органам принять меры по их сохранности.
14 июня 1948 г. было принято постановление СМ БССР, предусматривавшее полное упорядочение документных материалов, законченных делопроизводством, обеспечение контроля за их сохранностью.
8 марта 1921 г. был издан Циркуляр о порядке ведения делопроизводства в уездных и волостных земельных отделах; 20 апреля 1919 г. – «Правила ведения делопроизводства в сельхозотделе Наркомзема ЛитБел; 25 февраля 1923 г. – Постановление особо совещания сотрудников управления делами ЦИК, СНК БССР об упорядочении ведения делопроизводства в канцелярии и наблюдении за своевременным исполнением учреждениями распоряжений ЦИК и СНК; 10 апреля 1923 г. – Инструкция по учету и регистрации, ведению делопроизводства в отделах НКРКИ БССР; 31 марта 1924 г. – Инструкция НКРКИ БССР по ведению делопроизводства в горсоветах, сельсоветах, окружных и районных исполкомах;19 апреля 1924 г. – Инструкция (проект) по улучшению госаппарата НКРКИ БССР и о порядке реорганизации делопроизводства.
4.РАЗВИТИЕ ДЕЛОРОИЗВОДСТВА В 60-80-е гг.
Все изменения документов в конце 50-х годов обобщались в ряде разработок ГАУ при СМ БССР.
В 1963 г. были введены в действие «Основные правила постановки документационной части делопроизводства и работы архивов». Этим документом регламентировались правила делопроизводства (оформление документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка номенклатуры дел). Все основные операции по приведению документов в порядок должны проводиться в канцелярии.
11 ноября 1963 г. СМ БССР было принято постановление «О мерах по улучшению архивного дела в БССР», в соответствии с которым министерства и ведомства обязывались усилить контроль за постановкой делопроизводства и состояния архивов подведомственных организаций.
17 января 1968 г. было издано постановление СМ БССР « О проекте примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах, исполкомах Советов трудящихся».
В 1972 г. были разработаны 2 союзных стандарта 6.38-72 « Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».(Всего было около 29 стандартов.)
СМ БССР распоряжением от 1 февраля 1984 г. №50Р «О внедрении ГОСТов 6.38-72 и 6.39-72» установил порядок соблюдения стандартов при оформлении ОРД, изучения требований работников, занимавшихся составлением документов.
В 1974 г. появились классические документы. Госстандартом СССР, Госкомитетом по науке и технике, Главархивом СССР была разработана «Единая государственная система делопроизводства» (ЕГСД). Эта система применялась в работе с документами как основной регламентирующий этот порядок документ. ЕГСД включала 8 тематических разделов:
1. Правила составления документов;
2. Рациональная организация документооборота;
3. Регистрация документов;
4. Контроль исполнения;
5. Номенклатура дел;
6. Подготовка дел и их передача в архив;
7. Организация рабочих мест;
8. Механизация работ по делопроизводственному обслуживанию.
Общая часть (1 раздел), в которой определялись задачи разработки, установления границ и сфер деятельности ЕГСД, правовой статус, методическое единство всех разделов ЕГСД.
При внедрении ЕГСД предусматривались мероприятия по обеспечению внедрения системы: разработка структурными подразделениями положения и
должностных инструкций, инструкции по делопроизводству, регламентов, правил на отдельных участках. Материально-техническое направление: разрабатывались бланки документов, регистрационных карточек, обложек дел, обучение сотрудников ведению делопроизводства на новых началах, приобретение оборудования.
В ЕГСД не было журналов (только при документообороте в 500 документов), документы передавались без расписки исполнителя. Впервые была предложена форма регистрационно-контрольной карточки (РКК), у которой была реализована идея групповой регистрации.
Разработка и внедрение ЕГСД обеспечивали единые требования в организациях. ЕГСД носила рекомендательный характер. В целях нормативного обеспечения и закрепления положений, предусмотренных ЕГСД, в 1975 г. была издана «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах, исполкомах облсоветов депутатов трудящихся БССР». Она определяла общие требования делопроизводства и содержала приложения (учетно-регистрационные формы, номенклатура дел, описи, некоторые формы документов).
В 1968 г. был издан Перечень типовых документов с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР.
В 1981 г. Главархивом при СМ СССР была разработана Унифицированная система ОРД (УСОРД). Основной целью ее разработки являлось создание комплексов документов, которые обеспечивали организационно-распорядительную деятельность организации. Система применялась для обработки документов средствами ЭВМ и применялась для исполнения традиционных методов обработки. В УСОРД были включены 73 формы документов, которые распределялись на 3 подсистемы:
1. создание, реорганизация, ликвидация организаций;
2. контроль исполнения документов;
3. кадровое обеспечение.
УСОРД внедрялась и в Беларуси. В системе архивов БССР была создана служба ведения УСОРД.
Разрабатываемые унифицированные системы предполагали введение новых систем.
УСОРД была переработана в 1999 г. УСОРД 1999 г. содержит унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации, приватизации организаций; обеспечивающие распорядительную деятельность организации; по организационно-нормативному регулированию деятельности организации; по приему на работу, увольнению, оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий.
К началу 1984 г. были разработаны 16 УСД общесоюзного значения. Такие, как денежно-расчетная, планово-отчетная и др.
В 1986 г. были разработаны «Основные правила работы архивов» ГАУ при СМ СССР. В 1988 г. Главархивом при СМ СССР был утвержден Перечень типовых документов с указанием сроков хранения.
4. РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
В 1990 г. был принят новый стандарт 6.38-90 «УСОРД. Требования к оформлению документов», который применялся при оформлении ОРД, при распорядительной и исполнительной деятельности органов госуправления. В нем были предложены 32 реквизита документа.
В 1991 г. была принята «Государственная система ДОУ» (ГСДОУ). В ней содержатся общие требования к документам и органам госуправления. Она представляет собой совокупность правил , устанавливающих единые требования документирования управленческой деятельности. Ее основная цель – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов; создание условий для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки, анализа информации и совершенствования работы аппарата управления. Основные положения ГСДОУ используются организациями для разработки инструкций по делопроизводству и совершенствованию ДОУ. ГСДОУ заменила ЕГСД, которая была этапным документом.
В 1995 г. Комитетом по архивом и делопроизводству, БелНИИДАД была разработана «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах других центральных органах управления». Эта инструкция была внесена Министерством юстиции в государственный реестр и являлась обязательной для применения. Ее требования распространялись на все организации любой формы собственности. Она устанавливала порядок применения, учета, подготовки, хранения, контроля исполнения, оформления и размножения документа. Устанавливался порядок, в соответствии с которым в каждой организации должна быть разработана самостоятельная инструкция по делопроизводству на основании Примерной инструкции и других нормативно-правовых актов (НПА), не противоречащих инструкции.