1. На регистрируемые и нерегистрируемые документы.
2. Документы, регистрируемые в СДОУ и в структурных подразделениях, в соответствии с перечнями.
При составлении перечня выявляются виды документов, не требующих ответа, и документов, регистрируемых в структурных подразделениях в самостоятельных формах (в основном, бухгалтерская документация, договорно-правового характера).
Задача предварительного рассмотрения состоит в том, чтобы направить документ лицу, принимающему по нему решение. Нужно руководствоваться положением о делопроизводстве, ДИ, НД.
Иногда время ожидания документа во много раз превосходит время его исполнения. Предварительное рассмотрение документов целесообразно осуществлять до их регистрации. Знакомясь с содержанием документов, работник определяет, куда и кому передать документ. При этом рекомендуется составлять перечень, в котором указаны виды документов, содержащиеся в них вопросы и структурные подразделения, в которые их следует отправить. Наличие перечней позволяет исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.
Рекомендуется разработать перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством (декреты, указы и др.), по принципиальным вопросам деятельности организации.
Для большей информированности руководителя можно составлять список, в котором указывается, какие документы поступили за день, неделю и кому они направлены на исполнение. Руководитель может ознакомиться с документами, представляющими определенный интерес; подписывая документы.
В процессе предварительного рассмотрения выясняется, не было ли переписки по вопросам. Если запрос поступает повторно, то подбираются ранее написанные документы и направляются руководителю. Документы передаются на рассмотрение в день получения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.
Документы, не требующие рассмотрения руководства, после регистрации вместе с РКК передаются в структурное подразделение соответствующему работнику. РКК помещается в контрольно-справочную картотеку, а документ передается руководителю структурного подразделения. После этого на РКК может быть перенесена его резолюция, а документ передан исполнителю. Как правило, передача дел производится под расписку, в той или иной регистрационной форме.
29. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССЕ ИХ ПОДГОТОВКИ
Проекты исходящих документов совершают ряд перемещений. Это должно быть организовано таким образом, чтобы с документом совершалось минимальное количество перемещений наиболее рациональным способом.
Подготовка документа начинается с составления проекта. Много времени отнимает операция согласования. Для ускорения подготовки документов целесообразно сокращать время согласования (копии могут передаваться всем, с кем согласовывается документ; исполнитель собирает завизированные копии и докладывает руководителю). Порядок согласования должен быть четко расписан в ИПД.
Подготовленные проекты передаются на подпись руководителю. Перед этим исполнитель обязан проверить правильность составления и наличие необходимых виз и приложений. Проект предоставляется на подпись со всеми документами, на основании которых готовился. Нередко отправление документа задерживается из-за подписания, когда все исходящие документы подписывает руководитель. Целесообразно подписывать документы руководителями структурных подразделений, а документы по основным вопросов – руководителем организации.
Рационально составить перечень документов, подписываемых руководителями структурных подразделений (кто подписывает и какие документы и кто визирует). Подписанные документы передаются на отправку.
Обработка отправляемой корреспонденции заключается в сортировке по адресам и видам почтовых отправлений. На конверте проставляется адресат, определяется стоимость, делается фальцевание (складывание) документов, составляется список на заказную почту. Документы передаются в ДОУ полностью оформленными.
В канцелярии проверяется правильность и наличие приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для исправления.
Документы, отправленные в один адрес, помещаются в один конверт. А на письмах с несколькими корреспондентами подчеркивается адресат, которому посылается данный документ.
Документ обрабатывается и отсылается в тот же день, когда передается на отправку. Отправка документов на машинных носителях должна проводиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителя. К этим документам готовится сопроводительная документация.
Внутренние документы, их обращение на этапах подготовки и оформления организуются аналогично порядку подготовки исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов. Вместе с тем обращение отдельных видов документов имеет особенности. Например, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования передаются в юридическую службу для проверки правильности оформления и соответствия законодательству. При подготовке протоколов отсутствует этап составления и согласования проектов (исключение – протоколы собрания акционеров).
Приказы, которые содержат несколько адресатов, передаются в виде размноженных экземпляров или выписки из них. Докладные записки, справки и другие документы рассматриваются должностными лицами, которым они направляются, а затем – в соответствующие структурные подразделения в общем порядке для исполнения или помещения в дело.
Прием и передачу входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется осуществлять без расписки в получении. Учет передаваемых документов производится путем проставления отметок в регистрационных формах. Расписка целесообразна при передаче контролируемых документов, документов, связанных с конфликтной ситуацией или по личному составу.
Контролируемые документы могут передаваться только с ведома службы, осуществляющей контроль за их исполнением.
30. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Подсчет объема документооборота проводится по группам документов ( распорядительные, переписка, обращения граждан). Осуществляется в целом по организации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях. Данные об объеме составляются периодически. Учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов и копий.
В группе входящих выделяются:
1. документы правительственных и вышестоящих организаций;
2. предложения, заявления, жалобы граждан и документы, присланные из других органов.
В исходящих выделяют:
1. документы, направляемые в правительственные и вышестоящие организации;
2. документы, подписываемые руководством.
Динамику входящих и исходящих документов характеризуют по 3 признакам:
1. Изменение общего объема документации за несколько лет.
2. Изменение соотношения отдельных частей документооборота.
3. Определение объема по отдельным структурным подразделениям за несколько предыдущих лет.
Подсчет документов осуществляется по данным канцелярии, по регистрационным формам. Подсчет внутренних производится по месту их подготовки и исполнения.
Особое внимание обращается на многократность регистрации, наличие нерегистрируемой документации, на то, что не все документы проходят через СДОУ (телефонограммы, факсограммы, телеграммы). Информация обобщается в виде сводок.
Сводка
| Структурное подразделение | Входящие документы | Исходящие документы | Внутренние документы | |||
| По группам документов | По корреспондентам | По группам | По адресатам | По группам | По структурным подразделениям | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
31. СОКРАЩЕНИЕ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Объем документов зависит от количества документируемых действий и количества адресатов действий, т.е. возрастание/сокращение документооборота связано с процессом документирования. Причем, увеличение объема и сложности задачи объективно обусловливает рост документопотока. Могут встречаться факты неоправданного роста: перестраховка и создание документов на всякий случай.
Дополнительный документопоток рождается невыполнением некоторых задач, поручений, обязательств. Внедрение технологий в управление труда привело не к сокращению, а к росту документооборота.
Сокращение размера текста (физический объем документа также учитывается) имеет 2 цели:
1.Сокращение числа работников.
2. Экономия времени и бумаги.
Отмечается дублирование традиционных и электронных документов.
Упорядочение документопотоков является главным направлением по сокращению документооборота и заключается в создании надлежащих условий, строго установленного состава и регламента пользования документами.
Унификация сокращает число форм и размеры текстов документов. Создаются специальные унифицированные формы документации. Унификации подлежат и выходные машинные формы документов. При унификации унифицируются состав документа, формы и процессы работы с документами. В результате, исключаются формы документов, не вызванные потребностями документирования.
Для этого разрабатывается табель унифицированных форм документов – перечень разработанных к применению форм документов, закрепляющий юридический статус этих документов, этапы подготовки и прохождения документов. Табель утверждается руководителем организации, ежегодно пересматривается и корректируется.
Должно присутствовать высокое чувство ответственности за установленные обязательства.
Документ, регламентирующий действия, служит доказательством. Установленная договоренность, которая должна занять официальное место в администрировании, позволяет упорядочить образование документов, а, следовательно, и уменьшить документооборот.
Установление годовой потребности каждой формы документа влияет на изготовление бланков документов.