· Итоговое решение (дата, регистрационный индекс и заголовок ответа с решением вопроса);
· Отметка о снятии с контроля.
Индекс ответа на ОГ выглядит таким образом:
4-8/А-41
Из РКК составляется справочный аппарат. РКК могут систематизироваться по алфавиту, по тематике и алфавиту, регионам и алфавиту.
Вообще делопроизводство по ОГ ведется в соответствии с приказом руководителя.
Хранятся ОГ 5 лет после ЭПК, а затем уничтожаются.
В соответствии с Положением 2005 г. в организациях проводится анализ работы с ОГ.
25.6. Форма сводки об итогах работы с ОГ
Cодержит графы:
-Всего поступило обращений ___, в том числе: письменных ___, устных ____, повторных ____.
-Вопросы, по которым поступили обращения.
-От кого поступили обращения: от граждан ____, из редакций газет и журналов ___, из вышестоящих организаций ____, из других организаций.
-Сроки рассмотрения обращений: исполнено в срок ____, исполнено с нарушением срока ____, с перенесенным сроком исполнения ____, находятся на исполнении ___ по состоянию на ______.
-Порядок работы с обращениями граждан: рассмотрены организацией ____, посланные в другую организацию ___, рассмотрены с выездом на место ____.
-Итого: решены положительно ____, разъяснены ____, отказано ____.
Итоги работы должны рассматриваться на заседании коллегиальных органов. Обращение считается исполненным, если гражданину дан ответ на него.
Предложение (как вид обращения) может находиться на контроле более продолжительный срок. Может составляться справка об исполнении предложений граждан:
1. Номер по порядку;
2. ФИО и место жительства автора предложения;
3. Содержание предложения;
4. Итог.
Может составляться справка о причинах повторных обращений. В ней:
-Номер по порядку;
-ФИО и место жительства гражданина;
-Содержание;
-Причины повторных обращений: некачественно подготовленный ответ; несогласие с направлением обращения в другие организации; нарушение сроков исполнения; и т.д.
Может составляться справка о причинах неисполнения обращений в срок. В ней:
-Номер по порядку;
-ФИО;
-Содержание обращения;
-Причины неисполнения обращения в срок.
Аналогичная справка может составляться об исполнении графика личного приема граждан.
26. КНИГА ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
Гражданин имеет право на рассмотрение материалов, связанных с решением конкретного замечания или предложения.
В случае утери этой книги составляется акт.
Валовая нумерация.
27. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ХАРАКТЕРИСТИКИ
Проблема совершенствования документооборота является одной из актуальных в современном документоведении. Это отмечается на самом высоком уровне. С плохой организацией документооборота связаны многие недостатки в управлении.
Указом от 26.09.2001 №516 перед госорганами была поставлена задача сократить документооборот не менее чем в 2 раза.
Нормативное определение зафиксировано в ГОСТе 16.487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Примерная инструкция дает такое определение: документооборот – движение документов в организации с момента их получения/создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого является информационное обеспечение деятельности организации, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой документации.
ДОУ зависит непосредственно от управленческих решений, ДО которых включает 3 составляющие:
1. информационная поддержка решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией;
2. документирование решений;
3. контроль за выполнением решения.
Основными составляющими этого процесса являются:
-получение информации;
-постановка задачи;
-поиск необходимой информации;
-выработка решения, т.е. составление проекта документа, его согласование, удостоверение, отправка и контроль за исполнением.
Под документооборотом понимается движение комплексов документов. В их состав входят документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие, а также документы, направляемые на исполнение и сообщающие о результатах исполнения. С этой точки зрения, документооборот – совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроля за их исполнением.
Совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, может определяться понятием «документопоток».
Документооборот является составной частью ДОУ и по сути выполняет функции системы коммуникации в учреждении; основная цель документооборота – обеспечение движения комплекса документов в процессе ДОУ. Задача совершенствования документооборота – определение такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечило достижение СДОУ ее целей.
Важное значение имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).
К качественным параметрам относятся:
1. Характеристика документооборота в зависимости от используемой системы обеспечения:
-автоматизированной;
-традиционной;
-смешанной.
2. Распределение документооборота на входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
3. Маршруты движения документов.
4. Этапы и инстанции их прохождения.
5. Стадии документооборота.
6. Параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией, т.е. состав и содержание документов, направленность движения документов и периодичность документопотока.
К количественным характеристиками относятся:
1. Показатели объема и времени протекания. Объем определяется количеством входящих, исходящих, внутренних документов за конкретный период; помимо объема устанавливается удельный вес каждой документной группы.
2. Плотность документопотока, т.е. объем документов, проходящих через структурное подразделение за единицу времени.
3. Физический объем конкретного документа, т.е. размер его текста.
К временным характеристикам относятся:
1. Продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается как время, затраченное на маршрут прохождения документов.
2. Время полного цикла обращения документа в организации.
3. Время прохождения на отдельных стадиях управленческого процесса.
Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов:
-прямоточность;
-непрерывность;
-ритмичность;
-параллельность;
-пропорциональность.
Принцип прямоточности. Требуется, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Важно создать наиболее целесообразную технологию обработки документов и последовательность операций.
Наиболее простая схема расположения структурных подразделений – линейная. Канцелярия располагается, как правило, в середине структуры. Наблюдаются сложные по структуре потоки документов, пропускная способность структуры определяется пропускной способностью слабейшего звена в любом уровне управления. Например, если загружены исполнители и канцелярия, то необходимо ввести ответвление потоков от основной цепи.
Принцип непрерывности. Предполагает подачу документов на тот уровень, где по ним принимаются решения. Принцип не совместим со скоплением документов в определенной инстанции. Разрабатываются перечни документов, не подлежащих регистрации. Предполагается равномерная загрузка сотрудников в работе с документами. С этим связан порядок согласования, подписания документов. Несвоевременное получение информации ведет к несвоевременному исполнению работ и вызывает задержку исполнения последующих работ .
Принцип ритмичности. Предполагает равномерность движения документов и подчинения их определенному ритму движения. Связан с принципом непрерывности. Очень тесно связан с контролем исполнения документов.
Принцип параллельности. Означает выполнение отдельных операций по обработке документов в процессе их движения. Основное назначение состоит в сокращении времени на прохождение документа. Возможности вспомогательных подразделений должны соответствовать их потребностям. Параллельное выполнение отдельных операций ускоряет документооборот и исполнение каждого документа.
Принцип пропорциональности. Предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Его несоблюдение ведет к диспропорции загруженности документами.
Влияние на документооборот оказывают структура и функции организации вместе с управленческой деятельностью. Поэтому прохождению и исполнению документов помимо делопроизводственных причин могут препятствовать производственные недостатки, отсутствие разграничение обязанностей, недостаточная определенность функций структурных подразделений и организации в целом. Все принципы взаимосвязаны, но и имеют самостоятельное значение.
28.ПОРЯДОК ПРИЕМА, ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Полный цикл прохождения входящих документов включает прием и первоначальную обработку корреспонденции, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрацию документов, рассмотрение руководством, доставку документов исполнителям, непосредственное использование или исполнение документов, распределение документов по логическим комплексам (делам).
Прием и первоначальная обработка производятся в СДОУ и проводятся централизованно. Это позволяет организовать всю последующую работу с документами, производить их учет. При поступлении проверяется целостность упаковки и правильность доставки. На поврежденных конвертах делается отметка и составляется акт. При невозможности использования составляется 2 акта, один из которых вместе с корреспонденцией возвращается отправителю (с пометкой «Ошибочно доставлено»). Не вскрываются конверты , отправленные в общественные организации и с пометкой «Лично» . Исполнитель обязан после этого отправить документ для учета и регистрации. Проверяется правильность вложения и наличие основного документа и приложения. Конверты сохраняются, когда по ним можно установить адрес и время отправления. Затем фиксируется факт поступления документа (регистрационным штампом). Если пакеты не вскрываются, то штамп ставится на конверте. Завершается первоначальная обработка сортировкой: