Графа 3. Записываются годы/год, за которые в акт включены дела: «2000-2003 гг.»
Графа 4. В архив дела поступают со сроком хранения и свыше 10 лет хранения по личному составу. Они передаются по описи дел. Могут передаваться дела до 10 лет по НД.
По истечении срока хранения эти дела включаются в акт. При этом проставляются номера описей дел временного хранения и свыше 10 лет или индексы по НД для дел со сроком хранения до 10 лет, под которыми были включены дела в опись/НД. Указываются номера описей находящихся в архиве дел постоянного хранения, по которым проводится работа по усовершенствованию (в архиве). Например, из описи дел постоянного хранения исключаются дублетные дела либо дела, срок хранения которых может быть изменен с постоянного на временный.
Графа 5. Указываются номера дел по описи временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, которые из сводных описей включаются в акт.
Графа 6. Указывается общее количество дел, включенных в акт за несколько лет или один год.
Графа 7. Указывается срок хранения дел со ссылкой на соответствующую статью перечня.
Дела, предназначенные для уничтожения, хранятся в специально отведенных местах. Эти дела передаются организациям, ведущим вторичную заготовку сырья, по приемо-сдаточной накладной.
Акт подшивается в дело после внесения учетной записи в книгу поступления-выбытия дел, в опись и т.д.
Акты хранятся в организации до истечения срока ведомственного хранения документа.
В случае ликвидации организации акты передаются на госхранение. В организациях, не передающих документы на госхранение, акты уничтожаются в соответствии со статьей перечня (их срок хранения – до минования надобности).
Дела включаются в акт, если предусмотренный срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. При этом, год формирования дел в делопроизводстве в соответствии с НД не учитывается. Например, срок хранения дел, заведенных по НД в 2003 году, 3 года. Это дело может быть включено в акт не ранее 2007 года. При этом, организациям запрещено уничтожать документы, срок хранения которых не истек.
На дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт, который рассматривается на заседании ЭК организации.
Документы, помимо установленных сроков в 3-5 лет, уничтожаются при следующих условиях:
-после проверки налоговыми органами, при условии проведения ревизии (например, проверка была в 2005 г, значит, документы будут уничтожены 01.01.2009 );
-при условии проведения ревизии (дело заведено в 2003 г., в 2005 была налоговая проверка, в 2006 – ревизия. Дело будет уничтожено 01.01.2010 года)
Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Дела уничтожаются за тот хронологический период, за который в организации имеется утвержденная опись дел постоянного хранения и согласованная опись дел по личному составу.
Наименование организации
АКТ
Дата , №
Место составления
О выделении к уничтожению документов и дел
Вводная часть. На основании название и выходные данные перечней документов отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда №____
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Приказы по личному составу о взысканиях, отпусках, командировках | 2003 г | 1-15 | 1-3 | 3 | 3 годаСт.16.3 |
| 2 | Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления и др.) | 2000-2003 гг | 1-15 | 2-8 | 5 | 3 годаСт. 492 |
| 3 | Сметы административно-хозяйственных расходов | 1995-1997 гг | Оп. №1(продолжение) | 124 | 2 | 10 летСт.525 |
Итого цифрами и прописью дел за _____ годы.
Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) наименование государственной организации (протокол от ____ № ______).
Должность Подпись Расшифровка
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК/ЭК организации
От ______№______
Председатель ЦЭК/ЭК
Дата
Документы в количестве цифрами и прописью весом _______ сданы на переработку в наименование организации по приёмно-сдаточной накладной от _____№______.
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка
Изменения в учетные документы внесены (опись, книга поступления-выбытия).
Наименование должности работника архива (СДОУ), внесшего изменения Подпись Расшифровка
21. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНЫХ СЛУЖБ
В результат экспертизы ценности документов составляются описи и акты. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной ценности дел, оформление дел, обеспечение сохранности и передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) один из главных видов работ с документами; она представляет собой определение научно-исторической, социальной, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения.
Основными критериям, определяющими ценность документов, являются роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций, время и место образования документов, юридическая достоверность документов, особенности материальной основы документа и его физического состояния, подлинность/копийность.
ЭЦД проводится в соответствии с нормативными документами, утвержденными Департаментом по архивам и делопроизводству, с указанием сроков хранения (перечни). Сохраняется основное правило: непосредственный просмотр и изучение каждого документа.
Если в дело сформированы документы различной ценности, то срок хранения дела устанавливается по документам наибольшего срока хранения.
При просмотре дел изымаются дуплетные экземпляры, черновики, неоформленные документы, копии, документы с временным сроком хранения. Особое внимание уделяется документам с отметкой «ЭПК». Это означает, что среди документов временного срока хранения некоторые документы могут храниться постоянно.
Составляется акт о выделении документов к уничтожению.
Особое внимание уделяется документам, содержание которых поглощается составленными на их основании сводными документами (плановыми, отчетными, статистическими, бухгалтерского учета и отчетности). К ним относятся документы, содержащие сведения за короткие сроки, содержание которых поглощается сводными документами за более длительные сроки. При наличии годовых отчетов уничтожаются квартальные и месячные отчеты. В случае отсутствия годовых отчетов на хранение оставляются квартальные отчеты, а месячные уничтожаются.
На основании первичных документов (справок, сводок), которые подготавливаются различными структурными подразделениями, могут быть составлены сводные документы. Если содержание первичных документов поглощается сводными, то первичные документы могут быть отобраны к уничтожению. Если их содержание несет важную информацию, не отраженную в сводных документах, то первичные документы оставляются.
Решение вопроса, в каких структурных подразделениях оставлять дуплетные документы, а в каких их можно уничтожать, где документ хранится постоянно, а где 3 года – это задача ЭК. Этот порядок закрепляется в НД.
При отсутствии подлинных документов оставляют копии.
ЭЦД проводится в 3 этапа:
1. Оценка документа в делопроизводстве с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Проводится ежегодно работниками СДОУ совместно с членами ЭК. Результат находит отражение в НД,
2. Проводится в ведомственном архиве. При передаче дел в архив осуществляется контроль за качеством ЭЦД в структурных подразделениях (на основании описи структурного подразделения составляется опись ведомственного архива и акт об уничтожении документов). Опись и акты рассматриваются на ЭК одновременно.
3. члены ЭК должны знать задачи, функции и круг вопросов деятельности организации, ее масштаб, взаимосвязи с другими организациями, владеть информацией о реорганизации и о постановке делопроизводства.
Организация работ по ЭЦД возлагается на ЭК организации, ЭК госархивной службы.
Система экспертных служб:
-в органах госуправления, организациях , подчиненных правительству и им подведомственных, создаются ЦЭК, которые координируют и руководят деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций. С целью контроля за их деятельностью на заседаний ЦЭК заслуживаются отчеты председателей ЭК подведомственных организаций. Если организация, входящая в подведомственную сеть, не передает документы на госхранение, то ЦЭК вышестоящей организации согласовывает представляемые ею НД и опись дел по личному составу.
-В организациях, не имеющих подведомственную сеть создаются ЭК.
-Организация работ по ЭЦД и контроль за ее результатами в гсоархивах, учреждениях государственной архивной службы возлагается на ЭПК в отделах по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов.
В госархивах создается ЭМК.
ЭПК и ЭМК рассматривают описи дел, акты, НД и другие нормативно-методические документы по работе архивных служб организаций и принимают решение об их утверждении.
ЦЭМК создается в НА РБ, который является центром теоретического и методического решения вопросов ЭЦД. На заседаниях ЦЭМК рассматриваются и утверждаются основные методические документы, определяющие методику и организацию работ по ЭЦД. Решения ЦЭМК обязательны для всех архивов и негосударственных организаций.
И ЦЭК и ЭМК являются постоянно действующими совещательными органами.