При большом объеме приказов по личному составу (более 200 по каждому виду) их можно формировать в отдельные дела. При этом осуществляется порядковая нумерация в пределах календарного года по каждому приказу.
Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников, на которых они заводятся. Эти документы образовывают самостоятельные дела, если они не вошли в состав личных дел. Это касается тех работников, на которых ведется только карточка Т2. Для этого в НД включается дело с заголовком «Документы к приказам по личному составу» (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки, не вошедшие в состав личных дел). Срок хранения такого дела 3 года.
В инструкции по делопроизводству должен быть отражен существующий порядок формирования дел (специальный раздел). Формирование осуществляется централизованно, децентрализовано и смешанно.
При централизованном формировании – в СДОУ (в организациях с небольшим документооборотом); при децентрализованном – в пределах каждого структурного подразделения; при смешанном – как в структурных подразделениях, так и в СДОУ. В любом случае, распорядительные документы переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности группируется в дела в СДОУ.
Организационно-методическое руководство и контроль осуществляет СДОУ. Контроль за правильностью дел в структурных подразделениях может осуществлять заведующий архивом.
13.3. Оформление дел
В течение делопроизводственного года исполненные документы группируются в дела и хранятся в течение года в структурных подразделениях, где происходит подготовка дел к передаче в архив. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включающие документы по личному составу, подлежат оформлению и описанию. Личные дела и карточки считаются законченными делопроизводством со дня увольнения этих работников.
Оформление дел производится работниками СДОУ и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и оформление дел в соответствии с НД. Для этого в графе 5 НД указываются фамилии лиц, ответственных за ведение дел.
Виды работ по оформлению зависят от сроков хранения. Для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусмотрено полное оформление дел. Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению.
Полное оформление предусматривает:
-Нумерацию листов в деле;
-Составление листа-заверителя;
-Составление ВО в необходимых случаях;
-Подшивку/переплет дел;
Оформление реквизитов обложки дела и внесение в них соответствующих изменений (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса, крайних дат, заголовков).
13.3.1. Нумерация листов
Проводится в целях закрепления порядка в деле, обеспечения его сохранности. Все листы, кроме лист-заверителя, нумеруются (в стандарте -- страницы) в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией, в правом верхнем углу, черным графитным карандашом.
Листы ВО, помещенные в начале дела, нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, самостоятельной валовой нумерацией.
При наличии иллюстративных документов их нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу листа (фото, чертеж и т.п.).
Лист любого формата, прошитый за один край, нумеруется как один лист. Если имеются сложенные листы и прошитые за середину, тогда они нумеруются отдельно.
Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенным документом нумеруются как один лист, но при этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фото и номера листов, на которых они расположены.
Сложенные листы А3 и А2 разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.
Лист и наклеенный к нему одной стороной документ (резолюция) нумеруются как два самостоятельных листа или при креплении другим способом.
Подшитые конверты с надписями, нумеруются. Каждое вложение нумеруется вслед за конвертом.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклад, отчет) могут сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Листы, служащие разделителями между документами, подшитыми в дело, нумеруются, если на них имеются соответственные отметки. Например, «Документы к пятому вопросу повестки дня заседания правления банка».
Чистые листы, служащие разделителями не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько дел, пронумерованных сквозной нумерацией, чистые листы не нумеруются, если на них нет отметок.
Когда при нумерации было допущено большое количество ошибок, листы нумеруются заново. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной косой чертой, а рядом ставятся новые ( 20 25). В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. Сведения в старом листе-заверителе зачеркиваются, но этот лист-заверитель сохранятся в деле.
При наличии отдельных ошибок при нумерации допускается употребление литерных номеров. При этом на непронумерованном листе ставится номер предыдущего листа с буквой (4а,4б). При повторе одного номера на нескольких рядом расположенных листах также добавляется буква. Иногда при нумерации отдельные листы оказываются пропущенными. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела.
Эти недочеты отражаются в листе-заверителе.
Лист-заверитель дела №2-3
В деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов+5 листов внутренней описи.
В том числе
литерные 26а , 30а
пропущенные 50, 95
Количество листов ВО указывается в листе-заверителе после общего количества листов через знак «+».
Последние изменения состава и состояния дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответственный документ. Как правило, заверительная надпись оформляется на листе А4. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа. В картотеке – на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель подписывается составителем, который проставляет на нем дату составления.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот листа документа.
В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
14. ПОДШИВКА (ПЕРЕПЛЕТ) ДЕЛ
Все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются в 4 прокола, суровой нитью в обложку или переплет с учетом возможности свободного чтения, изымаются все металлические предметы.
Удостоверения и т.п. вкладываются в конверт, который подшивается в дело или приклеивается к внутренней стороне обложки. В таком деле наличие невостребованных документов оговаривается в листе-заверителе. При наличии большого их количества они изымаются и могут быть объединены в одно дело. В таком виде они формируются в алфавитном порядке по фамилии владельца.
Если в одно дело формируются несколько дел, рем оформляются по году увольнения.
Карточки Т2 подшиваются в алфавитном порядке и составляется только лист-заверитель. Запрещено подшиваться в личное дело личные карточки!
Лицевые счета формируются в алфавитном порядке и подшиваются с листом-заверителем за каждый год отдельно.
Не подшитыми, но помещенными в папки с клапанами, разрешается хранить состоящие из ценных или неформатных документов (приложения к основному документу, подшивка которых затруднена) дела.
Невостребованные трудовые книжки кладутся в конверт и помещаются в папку с клапанами с листом-заверителем и включаются в опись по личному составу. Может составляться ВО, в которой указано количество внесенных в нее трудовых книжек.
15. ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
На обложке указывается наименование вышестоящей организации в именительном падеже, самой организации (И.п.), структурного подразделения (в И.п.), индекс дела по НД, номер тома, заголовок, дата (крайние даты), количество листов, срок хранения, архивный шифр по годовому разделу сводной описи дел.
Если названия организаций имеют официально принятые сокращения, они указываются в скобках в именительном падеже. Если название меняется в течение периода, охваченного документами дела, то на обложке указываются оба названия: прежнее название берется в скобки, а новое пишется над ним. Зачеркивать не следует.
Если дело в течении года было заведено в одной организации, а закончено в другой, то на обложке предусматривается место для написания наименования архива, в который документы были приняты на хранение (сверху).
Заголовки дел и индексы переносятся на обложку из утвержденной НД. Если заголовок по НД не отражает реального содержания документов в деле, в него вносятся уточнения (как правило, приказов и протоколов): номера документов, подшитых в данном деле («Приказы №1-100 по основной деятельности. Т.1.»).
В заголовках дел, содержащих копии документов, после точки с прописной буквы указывается копийность документов ( в одной строке с заголовком): «Приказы по основной деятельности. Копии». Подлинность не оговаривается.
При формировании дел более 250 листов указываются тома. На обложку должно выноситься указание номера тома: «Дело №3-5. т.1».
В заголовках дел, содержащих личные дела, счета, личные карточки, выносятся крайние начальные буквы фамилий работников в алфавитном порядке.
Индексом личного дела является порядковый номер по книге учета личных дел.
Дата пишется арабскими цифрами. Определение даты заведения и окончания проводится в строгом соответствии с документами, находящимися в деле. Датами заведения/окончания переписки считаются самые ранние и поздние даты регистрации: Начато _____