Курс лекций по Делопроизводству (стр. 4 из 21)

В 1995 г. был введен белорусский стандарт ГОСТ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документа».

В 1997 г. были разработаны «Основные правила работы архивов центральных и местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь».

В 2001 г. постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству ль 6 августа 2001 г. №38 был учрежден Перечень типовых документов в указанием сроков хранения. Часть 1. 2 часть Перечня была введена в действие весной 2006 г. Это повлекло отмену Перечня 1988 г. с декабря 2006 г.

6 октября 1994 г. был принят Закон «О Национальном архивном фонде (НАФ) и архивах в РБ» (эта дата считается Днем архивиста). Изменения и дополнения к этому закону были приняты 6 января 1996 г.

НАФ состоит из 2 частей:

1. государственная;

2. негосударственная.

Документы НАФ хранятся в учреждениях, организациях и на предприятиях, где они были образованы, до их передачи в госархивы. Сроки ведомственного хранения продлеваются на основе договора. Право постоянного хранения документов предоставлено музеям и библиотекам. Государственные организации хранят документы:

15 лет – республиканского значения;

10 лет – областного значения;

5 лет – районного и городского значения.

В 2003 г. была разработана Номенклатура дел (НД). А в 2004 г. было установлено, что дела хранятся в подразделениях на протяжении 1 года и в архив передаются только дела постоянного хранения; в течение года оформлением документа занимаются работники подразделения.

С 1 января 2006 г. в каждой организации должны быть составлены и утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу.

Негосударственные организации могут передавать документы в госархив, но это осуществляется на основе договора с компенсацией расходов за хранение и использование документов.

В случае ликвидации негосударственной организации ее документы передаются в территориальные архивы местных исполнительно-распорядительных органов.

В соответствии с постановлением СМ РБ от 28 декабря 1999 г. №1947 был создана Государственная инспекция архивов и делопроизводства (Госархивнадзор) при Государственном комитете по архивам и делопроизводству. Вследствие того была введена должность Главного госинспектора архивов и делопроизводства, госинспекторов областей, у которых имеются соответствующие удостоверения. Они имеют право оштрафовать и применять меры административных взысканий при выявленных нарушениях (от 3 до 20 базовых величин). Это положение закреплено в законе «Об административных правонарушениях» с изменениями от 27 июня 1997 г. В Уголовном кодексе содержатся соответствующие статьи (стст. 3, 4, 377).

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И СОЗДАНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

Регистрация – запись по установленной форме сведений о документах. Регистрация фиксирует факт поступления, отправки или создания документа.

Существуют 3 системы регистрации:

1. Централизованная, при которой все документы (входящие, исходящие и внутренние) поступают в специальное подразделение (канцелярию), где регистрируются, а затем выполняются исполнителем.

2. Децентрализованная, при которой документы регистрируются непосредственно в структурных подразделениях. Применяется в территориально разобщенных организациях.

3. Смешанная система применяется в организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Часть документов регистрируется СДОУ, другая – в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть связана с другими видами работ по делопроизводственному обслуживанию: контролем исполнения документа, оформлением дел, организацией, хранением и поиском документов.

Документы, регистрируемые в структурных подразделениях, включаются в специальный перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ. Документы, включенные в этот перечень, передаются в структурные подразделения, минуя руководство (без его резолюции).

В Примерной инструкции предусматривается примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ. На его основании в каждой организации разрабатывается свой индивидуальный перечень документов. Вначале этот перечень может быть разработан в качестве самостоятельного документа, а затем включен в инструкцию по делопроизводству в качестве приложения. В данный перечень включаются:

· Письма, присланные для сведения;

· Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

· Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;

· Графики, наряды, заявки;

· Сводки и информации, присланные для сведения;

· Учебные программы, планы;

· Рекламные извещения;

· Прейскуранты;

· Копии;

· Пригласительные билеты и письма;

· Печатные изделия;

· Статистическая отчетность.

Нецелесообразно составлять перечень документов, подлежащих регистрации, т.к. регистрации подлежат все документы, за исключением вышеуказанных.

В перечень включаются документы, которые регистрируются в специальных формах отраслевых служб (включая документы, по которым СДОУ справок не наводит): бухгалтерий, библиотек и т.д.

Составление перечня идет 2 путями:

1. Выделяются документы, не требующие ответа;

2. В каждой службе выявляется, какие виды документов сводятся при поступлении/создании.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, важнейшие внутренние документы, обращения граждан, получаемые из других организаций, требующие ответа/исполнения. Т.е. в перечень включаются документы, нуждающиеся только в учете или контроле за фактом поступления и не являются объектами для наведения справок СДОУ.

Независимо от того, подлежат документы регистрации в СДОУ, на них проставляется регистрационный штамп поступления. А номер будет проставлен в канцелярии/другом структурном подразделении. В некоторых организациях заказываются специальные штампы, где указывается название организации.

В работе по регистрации используются все справочные материалы, имеющиеся в организации, НД, справочники корреспондентов, положения о структурных подразделениях, организации и т.д.

В организациях регистрируются не только входящие и исходящие документы, но и внутренние.

5.1. Основные правила регистрации документов

Инструкцией предусматривается общий порядок регистрации документов. Поэтому несмотря на специфику организаций, эти принципы должны соблюдаться.

1. Каждый документ регистрируется только 1 раз – принцип однократности документа. При соблюдении этого принципа сведения о документе фиксируются только 1 раз, в форме, удобной для последующего учета и контроля, независимо от места регистрации.

2. Однократность регистрации обеспечивается также принципом инициативного документа (независимо от того, входящий это или исходящий документ). Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к записям на соответствующий документ. Т.е. и запрос, и ответ регистрируются в одной регистрационной форме. Этот принцип может применяться при карточной системе.

3. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.

6. ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Индекс инициативного входящего документа повторяется в ответном документа. Это связывает одним индексом и инициативный документ, что облегчает их поиск.

Индексация документов в делопроизводстве (индекс – система условных обозначений документа, состоящая из нескольких элементов (индекс структурного подразделения, индекс дела по НД, индекс корреспондента, индекс вопроса)) – проставление номера и необходимых условных обозначений, указывающих на место составления и хранения документа.

Индекс документа состоит из номера дела по НД и валового регистрационно-учетного номера, индекса структурного подразделения.

Пример:

Входящий документ – 100/2-3 (индекс дела после исполнения)

Исходящий документ – 2-3/100

2 – индекс структурного подразделения

3 – номер дела по НД внутри данного структурного подразделения

100 – порядковый номер (или валовой), присвоенный документу при регистрации

Индексы исходящих и входящих документов состоят из тех же элементов, но меняется их расположение.

В индекс документа составной частью может включаться индекс корреспондента. Для этого составляется шифратор корреспондентов, который в качестве приложения включается в инструкцию по делопроизводству.

В индекс документа может включаться вопрос деятельности. Для этого в организации разрабатывается классификатор вопросов деятельности. Он может быть в качестве приложения к инструкции по делопроизводству, как и индекс структурных подразделений с их условными обозначениями.

В индекс может включаться первая буква фамилии должностного лица, подписавшего документ. Может включаться и код территории, где располагается организация. Т.о. индекс может выглядеть следующим образом: