Преимущества карточек:
1. Возможность осуществления однократной регистрации документа;
2. Возможность организовать рациональную систему поиска;
3. Позволяют организовать контроль исполнения без дополнительных записей.
Недостатки:
1. Требуют более высокой квалификации, чем журналы;
2. Возможность утраты информации при потере карточки.
9.УЧЕТНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ (УСА)
РКК служат основой для создания УСА. Все это достигается путем группировки РКК в картотеке по определенным признакам. Каждая из РКК помещается в картотеку после регистрации документа и не нее будут перенесены все необходимые сведения.
Картотеки могут различаться по назначению и виду. В каждой организации должна быть справочная картотека, в которой РКК делятся на исполненные и неисполненные документы.
Первая часть картотеки (на неисполненные документы) служат для поиска документа в процессе его исполнения.
Вторая часть строится с учетом использования этой картотеки для учета исполненных документов.
Разделами второй части являются: название корреспондента с его индексом и структурных подразделений.
Разделы второй части строятся с учетом классификатора вопросов или участников деятельности организации. Первым разделом может быть разновидность документа, который оформляет эти виды деятельности, а также могут указываться и дела, которые формируются с НД.
В вопросной картотеке дополнительно могут обозначаться названия структурных подразделений. Этот раздел делится на рубрики в соответствии со статьями НД. Обозначаются заголовки дел и их индексы по НД.
Рубрики могут делиться на подрубрики.
РКК из разделов картотеки по неисполненным документам по мере исполнения документов, с проставленными в них необходимыми отметками (об исполнении), перемещаются в соответственные разделы и рубрики второй части картотеки. Поэтому такая картотека может иметь помимо информационной функции и контрольную функцию (массовый контроль).
Обычно в организациях, где значительный документооборот (свыше 1000), справочные картотеки ведутся как в канцелярии, так и в каждом структурном подразделении. В учреждениях, где документооборот до 1000 документов, ведется единая справочная картотека. На некоторые документы (приказы и др.) могут вестись специальные картотеки (кодификационные). В них РКК на ОРД группируются по определенным вопросам. Выделяются действующие и отмененные документы.
Картотека, построенная по НД, составляется на исполненные документы. Разделами являются: названия дел или и индекс.
Как правило, на входящие документы первая часть картотеки дел по корреспондентам (по шифратору), а на исходящие по исполнителям (структурным подразделениям). Группе однородных корреспондентов может присваиваться один индекс.
В структурных подразделениях из РКК, полученных из канцелярии вместе с документами, формируется УСА.
В процессе исполнения документов ответственным за делопроизводство ведется справочная картотека, в которой РКК на неисполненные документы формируются по срокам исполнения, исполнителям. После исполнения РКК с соответствующими отметками (номер и дата ответа) помещается в раздел картотеки на исполненные документы, где РКК систематизируются по НД. Рубриками будут индексы дел по НД. Через год после завершения в делопроизводстве в архив организации передаются по описи дела постоянного хранения и массивы РКК на документы, сгруппированные в соответствии с НД.
УСА должен отвечать следующим требованиям:
1. Он должен наиболее полно раскрывать состав и движение документа.
2. Должен обеспечивать оперативный поиск документов и контроль за их исполнением.
3. Должен сокращать время на непосредственное обращение к документам.
10.ОСНОВНЫЕ НЕДОСТАТКИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
1. Многократность регистрации.
2. Отсутствие перечней документов, не подлежащих регистрации СДОУ.
3. В большинстве организаций отсутствует регистрация внутренних документов.
4. Различие в регистрационных формах в разных структурных подразделениях организаций.
5. Наличие журнальной формы регистрации при значительном документообороте.
6. При карточной регистрации не полностью используются ее преимущества.
7. Отсутствие в регистрационных записях сведений о содержании и исполнении документа.
8. Отсутствие сведений о документах, не требующих письменных ответов.
9. Различие в системах регистрационных индексов, применяемых в различных структурных подразделениях.
10. Отсутствие в индексах номера дела по НД, что снижает поисковой образ документа.
11. Непостоянство условных обозначений структурных подразделений и индексов документов (индексы должны меняться только в случае реорганизации учреждения).
12. Отсутствие связи между индексами документов – ответов и соответствующих документов – запросов.
11. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Есть определенная система ведения индивидуального контроля. Очень важно определить сроки, технологию, сделать анализ данных контроля.
Контроль исполнения документов – комплексная система мероприятий, направленных на оперативное выполнение задач, решений и оценку результатов.
Контроль напрямую связан с усовершенствованием документоведения. Чем выше его эффективность, тем меньше негативные результаты, вызванные невыполнением предыдущих документов.
Виды контроля:
· Контроль со стороны руководителя организации;
· Контроль руководителей структурных подразделений;
· Непосредственный контроль, который возлагается на СДОУ;
· Самоконтроль исполнителя.
Основная роль отводится руководителям организации и структурных подразделений. Они должны организовать контроль, обеспечивающийся самоконтролем по выполнению документов, взятых на исполнение.
Документы, подлежащие контролю, делятся на группы:
1. Документы, подлежащие индивидуальному контролю. Виды определяются исходя из специфики деятельности организации и специфики внутренних или получаемых документов.
2. Документы, подлежащие массовому контролю К ним относятся законодательные акты, нормативно-правовые документы, распорядительные документы вышестоящих организаций, документы других организаций, обращения граждан и важнейшие инициативные документы, направленные в другие организации.
Работа по контролю должна строиться на следующих принципах:
· Оперативность и своевременность исполнения документов (надо иметь контрольно-справочный аппарат);
· Полнота охвата контролем всех исполняемых документов;
· Систематичность;
· Необходимость обобщения и анализа итогов контрольных работ.
Выделяются 2 аспекта (объекта):
1. Контроль по существу решения вопроса (контроль за качеством исполнения документа) руководителем подразделения.
2. Контроль за сроками исполнения.
Контроль по существу (фактический контроль) – оценка, насколько правильно ведутся работы, насколько полны и исчерпывающи принятые решения. Осуществляет руководитель путем организации проверок, предоставления справок, отчетов и т.д.
Контроль за сроками исполнения (сроковый) является очень важной информационной частью фактического контроля. Обычно сосредотачивается в СДОУ, а в организациях с небольшим объемом документооборота – у секретаря и лиц, ответственных за подготовку и хранение документов в структурных подразделениях.
10.1. Составные части контроля исполнения
Включает 2 обязательные составные части: предварительный и последующий контроль.
Предварительный контроль предполагает осуществление периодической проверки (СДОУ) и регулирования процессов исполнения документов. Включает напоминание исполнителям о приближении срока окончания работ над документом (за 2-3 дня).
Последующий контроль является итоговым. Представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины в структурных подразделениях по результатам предварительного контроля. Он лишь констатирует факт исполнения документа и не влияет на ход выполнения поручения, т.к. осуществляется после истечения срока исполнения документа.
Категории документов, подлежащих предварительному контролю, формируются в перечне документов, подлежащих обязательному контролю. В каждой организации этот перечень разрабатывается на основании Перечня типовых сроков исполнения документов, данного в качестве приложения к Примерной инструкции. В перечень включается обязательный минимум документов, исполнение которых берется на особый контроль. Перечень может утверждаться руководителем организации или как приложение к Инструкции по делопроизводству (ИПД) данной организации. Наличие перечня позволяет поставить документы на контроль еще до рассмотрения их руководителем или в дополнением к его указаниям. По указаниям можно ставить на контроль документы, не представленные перечнем:
-Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих организаций – согласно указанному в них сроку;
-Обращения граждан -- в соответствии с действующим законодательством РБ;
-Письма организации – согласно указанным в них сроках или в течении 15 дней.
-Письма-запросы, письма-поручения вышестоящих организаций – согласно указанных в них сроках или не позднее 15 дней.
-Телеграммы, требующие срочные решения – от 2 до 5 дней, остальные – в течении 10 дней.
-Протоколы совещаний – по указанному в них сроку;
-Внутренние распорядительные документы – по указанному в них сроку;
-Планы, графики – по указанному в них сроку.
10.2. Сроки исполнения документов, стоящих на контроле
Документам, которые ставятся на контроль, присваиваются определенные сроки исполнения. Эти сроки делятся на типовые и индивидуальные.