Реєстр фізичних осіб – платників податків самозайнятих осіб (Реєстр фізичних осіб) – це банк даних платників податків, який створюється для забезпечення єдиного податкового обліку платників податків – фізичних осіб в органах державної податкової служби і який є складовою частиною ДРФО.
Реєстр платників податку на додану вартість – це автоматизований банк даних, створений для забезпечення єдиного обліку платників податку на додану вартість.
Робота з обліку платників податків у органах державної податкової служби здійснюється працівниками підрозділів обліку платників податків відповідно до структури, яка затверджується Державною податковою адміністрацією України.
Узяття на облік платників податків органами державної податкової служби здійснюється за принципом організаційної єдності реєстраційних процедур, що провадяться державними реєстраторами, та процедур узяття на облік платників податків, що забезпечуються органами державної податкової служби. Процедури та умови обміну відомостями (повідомленнями) про здійснення дій з державної реєстрації та взяття на облік (зняття з обліку) юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців визначені Порядком взаємодії суб'єктів інформаційного обміну щодо надання та використання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців.
Органи державної податкової служби здійснюють контроль відомостей, які надійшли з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, щодо коректності використання ідентифікаційного номера з ДРФО та вживають заходів для усунення помилок державними реєстраторами згідно з зазначеним Порядком, а також повідомляють платників податків про виявлені помилки в ідентифікаційних номерах з ДРФО та про необхідність подання уточнених відомостей до відповідних органів. Для забезпечення повноти обліку платників податків органи державної податкової служби станом на 1 – ше число кожного місяця проводять звірку районного рівня Єдиного банку даних про платників податків – юридичних осіб, а також Реєстру фізичних осіб з даними інформаційної бази Єдиного державного реєстру.
Узяття на облік як платників податків – юридичних осіб та відокремлених підрозділів юридичних осіб здійснюється за їх місцезнаходженням відповідними органами державної податкової служби після внесення відомостей про них до Єдиного державного реєстру або, у випадках, передбачених законодавством, після присвоєння ідентифікаційних кодів за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України.
Реєстр неприбуткових організацій та установ створюється з метою:
забезпечення єдиних принципів ідентифікації неприбуткових організацій та установ, а також їх обліку в податкових органах України;
забезпечення податкових органів України інформацією з Реєстру для здійснення контролю за використанням неприбутковими організаціями та установами коштів, звільнених від оподаткування;
організації суцільного і вибіркового аналізу;
взаємодії на єдиних методологічних засадах із базами даних Міністерства статистики України, Державної митної служби України, Національного банку України, Міністерства економіки України, Фонду державного майна України, інших міністерств і відомств України;
надання відомостей, що містяться в Реєстрі, іншим державним органам відповідно до чинного законодавства України.
При включенні неприбуткової організації або установи до бази Реєстру їй по її ідентифікаційному номеру ставиться ознака неприбуткової організації (установи).
Структуру ознаки неприбуткової організації або установи встановлює Державна податкова адміністрація України.
Створення і ведення Реєстру здійснюється Державною податковою адміністрацією України.
До Реєстру заносяться неприбуткові організації та установи, які звільняються від сплати податку на прибуток. Для внесення до Реєстру неприбуткова організація або установа повинна подати (надіслати) до податкового органу за її місцезнаходженням реєстраційну заяву за формою N 1 – РН, а також копію статутних і установчих документів (Додаток Б1).
Органи державної податкової служби можуть проводити перевірку відомостей, що містяться в поданих документах.
За результатами розгляду заяви можуть бути прийняті рішення про:
внесення неприбуткової організації (установи) до Реєстру;
відмову внесення неприбуткової організації (установи) до Реєстру.
Рішення готується у двох примірниках – перший надається організації або установі, а другий залишається в органі державної податкової служби.
Регіональні органи податкової служби здійснюють:
виконання функцій адміністратора бази даних (накопичення, аналіз даних, що надходять з місцевих органів податкової служби, контроль достовірності та актуалізація даних, захист, контроль права доступу тощо);
облік неприбуткових організацій та установ, які звільняються від сплати податку на прибуток, та розташовані на їх території;
передачу змін і доповнень до Реєстру в центральний податковий орган України;
взаємодію з базами даних відповідних територіальних органів місцевої державної влади.
прийняттям та перевіркою звітів від неприбуткових установ таких як: звітів про суми пільг використаних такими установами та звітів про використання коштів неприбутковими установами та організаціями (Додатки Б2; Б3) .
Узяття на облік установи або організації, що прийняла рішення про самостійну сплату податків, здійснюється після прийняття такого рішення за заявою установи або організації.
Підставою для взяття юридичної особи на облік в органі державної податкової служби є надходження до цього органу відомостей з відповідної реєстраційної картки на проведення державної реєстрації юридичної особи.
Узяття юридичної особи на облік органами державної податкової служби здійснюється також на підставі відповідного повідомлення державного реєстратора про судове рішення щодо відміни державної реєстрації припинення юридичної особи та внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру, або надходження офіційного рішення особи про створення юридичної особи в якому зазначається місце, дата, прийняття рішення, присутніх, порядок денний, та рішення про створення юридичної особи, створення статуту (Додаток Б4),призначення голови, та особу на яку покладається відповідальність провести реєстрацію підприємства, надання права підпису всіх документів, відкриття рахунків в банку, отримання печатки та кутового штампу підприємства (Додаток Б4).
Підрозділом з обліку платників податків органу державної податкової служби щодо кожної юридичної особи робиться запис у журналі обліку платників податків – юридичних осіб за ф. N 2 – ОПП. Отримані від державного реєстратора відомості обробляються засобами відповідного програмного забезпечення згідно з регламентом такої обробки та вносяться до районного рівня Єдиного банку даних юридичних осіб.
Для взяття на облік платник податків – юридична особа, подає до органу державної податкової служби:
заяву за ф. N 1-ОПП (Додаток Б5);
копію свідоцтва (документа) про державну реєстрацію (легалізацію) (Додаток Б6);
копію документа, що підтверджує присвоєння ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ (Додаток Б7). Одночасно з поданням заяви платником податків – юридичною особою пред'являються оригінали перелічених документів, а також копії документів засновника установчі документи (Додаток Б8) .
Дані із заяв про взяття на облік платників податків заносяться до районного рівня Єдиного банку даних юридичних осіб та фіксуються у журналі за ф. N 2 – ОПП.
З моменту взяття на облік платник податків уважається таким, що перебуває на загальній системі оподаткування, якщо ним не обрано інший спосіб оподаткування відповідно до законодавства.
Узяття на облік платника податків органом державної податкової служби провадиться не пізніше наступного робочого дня з дня отримання відомостей від державного реєстратора чи заяви від платника податків та здійснюється датою внесення даних до Єдиного банку даних юридичних осіб за номером, який відповідає порядковому номеру реєстрації відповідного повідомлення державного реєстратора чи заяви платника податків у журналі обліку платників податків – юридичних осіб за ф. N 2 – ОПП.
Дані про дату взяття (постановки) на облік платника податків – юридичної особи чи відокремленого підрозділу юридичної особи орган державної податкової служби у день взяття на облік передає відповідному державному реєстратору для внесення цих відомостей до Єдиного державного реєстру.
Після взяття платника податків на облік орган державної податкової служби формує довідку про взяття на облік платника податків за формою N 4-ОПП (Додаток Б9). Така довідка надсилається платнику податків наступного робочого дня з дня взяття на облік.
За згодою платника податків не пізніше наступного робочого дня після взяття його на облік така довідка може бути видана платнику податків чи уповноваженій особі платника податків в органі державної податкової служби.
Другий примірник чи копія довідки зберігається в реєстраційній частині облікової справи платника податків з поміткою "Копія до облікової справи".
Про видачу довідки за ф. N 4-ОПП робиться запис у журналі реєстрації довідок про взяття на облік платників податків за ф. N 14-ОПП. Довідка про взяття на облік не потребує додаткової реєстрації у загальному відділі чи канцелярії органу державної податкової служби.
Довідка про взяття на облік платника податків за ф. N 4-ОПП є єдиним документом, який підтверджує взяття платника податків на облік в органі державної податкової служби.