Якщо платник податків створений на визначений строк чи перебуває на обліку в органі державної податкової служби до визначеного терміну, у лівій верхній частині довідки за формою N4-ОПП робиться спеціальний запис "Довідка дійсна до" і зазначається відповідна дата.
Повернення до органу податкової служби листа з довідкою про взяття на облік платника податків за ф. N 4-ОПП є підставою для проведення заходів щодо встановлення місцезнаходження (місця проживання) платника податків.
Якщо за результатами звірки з даними Єдиного державного реєстру встановлено, що юридична особа за даними Єдиного державного реєстру має стан такої, що здійснює діяльність та при цьому не перебуває на обліку чи знята з обліку у відповідному органі державної податкової служби, то цим органом проводяться заходи щодо отримання відповідних відомостей від державного реєстратора та постановки на облік такої юридичної особи.
Підрозділ, який веде облік платників податків, не пізніше наступного дня після взяття платника податків на облік друкує та передає списки платників податків, узятих на облік, до підрозділів з питань оподаткування юридичних осіб для подальшого контролю за поданням ними податкової звітності. Підрозділи з питань оподаткування формують облікову справу на кожного платника.
Узяття на облік фізичної особи – підприємця здійснюється за місцем проживання такої особи відповідним органом державної податкової служби на підставі відомостей з реєстраційної картки на проведення державної реєстрації фізичної особи – підприємця.
Про отримання повідомлення від державного реєстратора підрозділом з обліку платників податків органу державної податкової служби стосовно кожної фізичної особи – підприємця робиться запис у журналі обліку платників податків і зборів (обов'язкових платежів) фізичних осіб за ф. N 7-ОПП.
Отримані від державного реєстратора відомості обробляються засобами відповідного програмного забезпечення згідно з регламентом такої обробки та вносяться до Реєстру фізичних осіб.
На бажання фізичної особи – підприємця, стосовно якої до органу державної податкової служби за її місцем проживання не надійшли відомості від державного реєстратора, узяття такої особи на облік може бути здійснене органом державної податкової служби, якщо така особа подає до органу державної податкової служби:
заяву за формою N 5 – ОПП (додаток Б11 );
копію свідоцтва про державну реєстрацію (Додаток Б12).
Одночасно з поданням заяви платником податків – фізичною особою – підприємцем пред'являється оригінал такого свідоцтва.
Узяття на облік фізичної особи – підприємця органом державної податкової служби провадиться не пізніше наступного робочого дня з дня отримання відомостей від державного реєстратора чи заяви від платника податків та здійснюється датою внесення даних до Реєстру фізичних осіб за номером, який відповідає порядковому номеру реєстрації відповідного повідомлення державного реєстратора чи заяви платника податків у журналі за ф. N 7 – ОПП.
Фізичні особи – підприємці, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційних номерів, мають у паспортах відмітки про право здійснювати платежі без ідентифікаційного номера та стосовно яких замість ідентифікаційного номера до Єдиного державного реєстру і свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи – підприємця внесено серію та номер паспорта, після взяття на облік обліковуються в органах державної податкової служби за серією та номером паспорта.
Якщо за результатами звірки з даними Єдиного державного реєстру встановлено, що фізична особа – підприємець має стан такої, що здійснює діяльність та не перебуває на обліку або знята з обліку у відповідному органі державної податкової служби, то цим органом проводяться заходи щодо отримання відповідних відомостей від державного реєстратора та постановки на облік такої фізичної особи – підприємця.
Підрозділ обліку платників податків після взяття платника податків на облік формує його облікову справу з переліком документів, визначених спеціальним Порядком, яка зберігається до ліквідації платника податків або зняття його з обліку в одному органі державної податкової служби і взяття на облік в іншому, тобто у випадку зміни місця проживання платника податків (із зміною адміністративного району). Облікова справа з описом документів на другий день після взяття платника податків на облік закріплюється за інспектором, про що робиться відмітка в журналі за ф. N 7-ОПП, платникові податків фізичній особі підприємцю видається довідка за ф. №4 – ОПП про взяття на облік платника податків (Додаток Б13). Реєстраційна і звітна частина облікової справи зберігається в підрозділі з питань оподаткування фізичних осіб.
Дані про дату взяття (постановки) на облік фізичної особи – підприємця орган державної податкової служби у день взяття на облік передає відповідному державному реєстратору для внесення цих відомостей до Єдиного державного реєстру.
У довідці про взяття на облік фізичної особи – підприємця перед прізвищем, ім'ям та по батькові такої особи обов'язково вказується "Фізична особа – підприємець" (Додаток Б13).
Узяття на облік самозайнятих осіб, які не є підприємцями, здійснюють незалежну професійну діяльність та не є найманими особами у межах такої незалежної професійної діяльності, здійснюється у порядку, установленому Порядком для фізичних осіб – підприємців.
Узяття на облік таких платників податків здійснюється не пізніше наступного робочого дня з дня отримання від них заяви за формою N 5 – ОПП. Такою самозайнятою особою одночасно з поданням заяви пред'являється оригінал та до заяви додається копія документа про реєстрацію незалежної професійної діяльності чи отримання згідно із законодавством права (дозволу, ліцензії, сертифіката тощо) на ведення незалежної професійної діяльності. Податковому органі зберігаються копії реєстраційного посвідчення та свідоцтво про право займатися певним видом діяльності (Додаток Б14; Б15)
У довідці про взяття на облік такої самозайнятої особи перед прізвищем, ім'ям та по батькові такої особи обов'язково вказується вид професійної діяльності, наприклад, "Приватний нотаріус", "Адвокат" тощо.
Якщо фізична особа зареєстрована як підприємець та при цьому така особа здійснює незалежну професійну діяльність, така фізична особа обліковується в органах державної податкової служби як фізична особа – підприємець.
Облік фізичних осіб, які не є самозайнятими особами, здійснюється органами державної податкової служби залежно від наявності у фізичних осіб об'єктів оподаткування.
Само зайняті особи мають зареєструватися, як платники податку на додану вартість і отримати свідоцтво про реєстрацію платника податку на додану вартість Ф.№ 2 – Р (Додаток Б19).
До Реєстру платників податку на додану вартість заносяться:
юридичні та фізичні особи, які відповідно до чинного законодавства зобов'язані зареєструватися як платника податку на додану вартість, а також – особи, що виявили бажання зареєструватися як платники податку на додану вартість;
особи, які згідно з Указом Президента України від 28 червня 1999 року N 746/99 "Про внесення змін до Указу Президента України від 3 липня 1998 року N 727/98 "Про спрощену систему оподаткування, обліку та звітності суб'єктів малого підприємництва", сплачуючи єдиний податок за ставкою єдиного податку у розмірі 10 відсотків суми виручки від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), порушили вимоги, установлені статтею 1 цього ж Указу (середньооблікова чисельність працюючих перевищила 50 осіб або обсяг виручки від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) за рік перевищив 1 млн. гривень), зобов'язані подати органу державної податкової служби заяву про реєстрацію як платника податку на додану вартість починаючи з наступного звітного періоду (кварталу);
юридичні та фізичні особи, які провадять підприємницьку діяльність у сфері сільського господарства, лісового господарства, рибальства, з обробки чи переробки такої виробленої ними продукції, а також з надання супутніх послуг.
Для реєстрації особи як платника податку на додану вартість потрібно, щоб вона була взята на облік в органі державної податкової служби за її місцезнаходженням або місцем проживання відповідно до Порядку обліку платників податків, зборів (обов'язкових платежів).
Юридичні особи реєструються в органі державної податкової служби за своїм місцезнаходженням, а фізичні особи – за своїм місцем проживання.
При реєстрації платника податку на додану вартість обов'язково проводиться перевірка його реєстраційних даних з Єдиного банку даних про платників податку – юридичних осіб або Реєстру фізичних осіб – платників податків (засновники, місцезнаходження, види діяльності, підпорядкованість, форма власності, організаційно – правова форма), платником подається реєстраційна заява платника податку на додану вартість Ф. № 1 – Р (Додаток 16).
Особа підлягає обов'язковій реєстрації як платник податку в разі:
коли загальна сума від здійснення операцій з поставки товарів (послуг), у тому числі з використанням локальної або глобальної комп'ютерної мережі, що підлягають оподаткуванню;
особа, що вповноважена вносити консолідований податок з об'єктів оподаткування, що виникають внаслідок поставки послуг підприємствами залізничного транспорту з їх основної діяльності та підприємствами зв'язку, що перебувають у підпорядкуванні платника податку, у порядку, установленому Кабінетом Міністрів України;
особа, яка поставляє товари (послуги) на митній території України з використанням глобальної або локальних комп'ютерних мереж, при цьому особа – нерезидент може здійснювати таку діяльність тільки через своє постійне представництво, зареєстроване на території України;