Архивным учреждениям области необходимо активизировать работу по упорядочению документов в организациях - источниках комплектования, в связи с этим пересмотреть плановые показатели утверждения описей на ЭПК.
Заведующим архивными отделами при поддержке Управления по делам архивов постоянно будировать в администрациях городов и районов вопросы выделения новых помещений или дополнительных площадей для комплектования документами из ведомств с целью сокращения объемов дел, хранящихся сверх установленного срока, и спасения их от уничтожения.
Министерствам и ведомствам Российской Федерации необходимо разработать ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Управлению и ЦГАМО продолжить работу по разработке примерных и типовых номенклатур дел для однотипных организаций, активизировать работу по составлению индивидуальных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству.
Необходимо развивать формы сотрудничества архивных учреждений области с органами регистрации вновь образуемых и ликвидируемых организаций с целью сохранения документов по личному составу и документов, отнесенных к составу Архивного фонда Московской области.
Архивным отделам городов и районов уделять больше внимания разработке нормативной базы работы ведомственных архивов и экспертных комиссий, установлению договорных отношений с негосударственными организациями.
Архивным учреждениям осуществлять постоянный контроль в организациях - источниках комплектования за внедрением в практику работы с документами ГОСТов на ОРД, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел.
5. Научная информация и использование документов,
создание информационно - поисковых систем.
5.1. С объявления Указа Президента Российской Федерации от 23. 06.92 № 658 “ О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов , служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека” и приказа Росархива 09.07.92 № 160 начинается работа по рассекречиванию документов в архивах Московской области. Законом Российской Федерации “ О государственной тайне “ и Распоряжением Президента РФ от 22 сентября 1994 г. № 489-р рассекречивание документов признано одной из функций архивных учреждений.
5.1.1. Работа по рассекречиванию архивных документов в ЦГАМО проводится в соответствии с установленными правилами. Ежегодно определяется объем дел, подлежащих рассекречиванию, и включается в годовой план работ. В ЦГАМО создана комиссия по рассекречиванию документов из числа наиболее квалифицированных работников. Комиссия работает в соответствии с положением о ней, разработанным в архиве на основе типового положения по рассекречиванию документов. Ход обсуждения предложений по рассекречиванию документов фиксируется в протоколах заседаний комиссии. Результаты работы, принятые решения по рассекречиванию оформляются актами по установленной форме. Акты утверждаются руководством Управления по делам архивов Московской области, и на их основании вносятся соответствующие изменения в учетные документы.
Работа по рассекречиванию документов регламентируется нормативно- методическими документами, разработанными Росархивом:
-Временным положением “ О порядке доступа к архивным документам и правилам их использования” 1992 г.;
- Временной инструкцией по учету и оформлению рассекреченных дел и документов в государственных архивах, центрах хранения документации;
- Положением о комиссии по рассекречиванию документов, разработанным ЦГАМО.
Работа по рассекречиванию документов была начата в конце
80-х годов и к 2001 г. рассекречено 103303 ед. хр. Это комплекс архивных документов, объединяющих фонды органов государственной власти всех уровней и управления на территории Московской области, фонды военных организаций, предприятий, учреждений и организаций народного хозяйства, связанных с выпуском военной продукции, органов охраны общественного порядка и др. В состав рассекреченных архивных фондов входят документы, связанные с вопросами обороны в предвоенный и послевоенный периоды ( об организации мобилизационной работы, гражданской обороны, выпуске военной продукции, учете военнообязанных, об участии граждан Москвы и области в борьбе с немецкими войсками в период оккупации Московской области).
Следующую большую группу рассекреченных документов представляют документы об установлении советской власти на территории Московской губернии и о выступлениях граждан против власти, о деятельности левых эсеров и их организаций, о преследовании царских и белогвардейских военных , представителей буржуазии и зажиточного крестьянства, о репрессиях против граждан, о чистках советского аппарата. Рассекречены также документы о работе фракций, бюро, ячеек ВКП(б) на предприятиях, в организациях и учреждениях, о хищениях, растратах, нарушениях трудовой дисциплины, борьбе с “ вредительством” и т.д.
Практики передачи ЦГАМО организациями - фондообразователями полномочий по рассекречиванию документов за прошедший период не было. Документы на режим ограниченного доступа не переводились.
Информирование общественности о результатах рассекречивания архивных документов осуществляется посредством включения информации о рассекречиваемых фондах в справочник о фондах ЦГАМО и представления списков рассекречиваемых фондов в читальный зал архива и Госслужбу РФ.
5.2. Основными формами организации использования архивных документов являются традиционные формы: информационное обеспечение, организация выставок, участие в средствах массовой информации, связь с общественностью, выдача справок.
5.2.1. В течение 1991-2000 гг. подготовлены перечни документов по заданию Росархива по темам:
“Советско-швейцарские отношения в области экономики, политики и культуры 1917-1939 гг.” для сборника документов, подготовку которого осуществлял Главархив СССР совместно с Федеральным департаментом иностранных дел Швейцарии;
“Экономические отношения России и США в ХХ веке” для выставки Росархива совместно с Гуверовским институтом войны, революции и мира;
“Предпринимательство в России”;
“К юбилею Госфильмофонда”;
“К 80-летию Октября” для выставки Росархива “Новый взгляд на традиционный вопрос”, проходившей в Музее революции в Москве;
“Новые поступления в фонды личного происхождения” для выставки Росархива, посвященной 80-летию принятия Ленинского декрета об архивах;
“Документы ЦГАМО по истории отношений с Францией”;
“ Документы Комитета госбезопасности” для издания Мосгорархива
“Лубянка-2”;
“Сведения о местах принудительного содержания населения и о массовом угоне в плен по районам Московской области по материалам Московской областной чрезвычайной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков” для Управления использования архивных документов Росархива как дополнение к “Справочнику о местах хранения документов о немецко-фашистских лагерях, гетто, других местах принудительного содержания и насильственного вывоза граждан...;
”Документы к 200-летию А.С.Пушкина” для выставки “Пушкин в московских архивах”, проходившей в юбилейный год в Музее А.С.Пушкина на Пречистенке.
”Документы по Храму Христа Спасителя”, выявленные для общественного наблюдательного совета по восстановлению храма по заданию мэрии г. Москвы и используемые “Моспроектом-2” для проведения восстановительных работ;
В связи с 70-летием Московской области для Администрации области были выявлены документы, подготовлен их перечень, изготовлены ксерокопии “По истории Подмосковья с древнейших времен до 1929 года” и “Председатели Мособлисполкома 1931-1985гг”.
Проводилась работа по инициативному информированию федеральных и муниципальных музеев с составлением перечней документов:
“ Реутов в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.” для выставки посвященной юбилею со дня Победы;
“Русская усадьба” о Подмосковных усадьбах Останкино, Кусково, Архангельское;
” Музей и время” по Горкам Ленинским к выставке, посвященной 60-летию создания Дома-музея В.И. Ленина в Горках;
“Документы Мосводоканала в фонде Московского коммунального хозяйства” для Музея воды г. Москвы;
“ Усадьба Карзинкиных” для общественного музея Северо-Западного округа г. Москвы.
В 1997 году отмечался 850-летний юбилей со дня основания г. Москвы, к которому было приурочено выявление документов архива для тематического перечня “История Москвы в документах ХП в. по настоящее время”. В рамках празднования этого юбилея был подготовлен перечень документов Моссовета и Мособлисполкома о закрытии церквей в г. Москве в 1922-1936гг, с которым были ознакомлены мэрия г. Москвы, Московская патриархия, Патриарх Московский и Всея Руси Алексий П.
К 2000-летию Рождества Христова проведено выявление по фонду Мособлисполкома “Церкви Московской области закрытые в 1929-1950 гг. ”.
В связи с празднованием 50-летия и 55-летия со дня Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. проводились инициативное информирование органов государственной власти и были выявлены документы по темам:
”Документы о войне в личных фондах ЦГАМО”;
“Авиационная промышленность Москвы и Подмосковья в годы Великой Отечественной войны 1941-1945гг”, подготовлена информация о местах принудительного содержания населения, времени оккупации населенных мест Московской области, об ущербе жителям Подмосковья, причиненном в результате фашистской оккупации. И хотя Центральный госархив Московской области проявил инициативу в вопросе установления мест принудительного содержания населения в Московской области и направил соответствующее письмо в Фонд примирения и согласия, уведомив Росархив и заручившись его поддержкой, ответ о результате рассмотрения этого вопроса нами так и не был получен. Жители Подмосковья, интересы которых защищал ЦГАМО, в данном вопросе никакой поддержки специально созданного фонда не получили и, по-прежнему, каждый раз заново, с огромным трудом пытаются подтвердить свое нахождение в местах принудительного содержания. Наша инициатива не была поддержана, хотя в Фонде примирения и согласия был представитель Росархива.