По итогам паспортизации 1993 года на ведомственном хранении находилось 340690 ед.хр. за 1940-1990 годы, из них приведены в порядок 180901 ед.хр., что составляло 53%; 42900 хранится сверх установленного срока, что составляло 12,5%. Документов по личному составу хранилось 1414580 ед.хр., из них 1100907 внесены в описи (78%). Научно-техническая документация хранится за 1976-1990 годы в количестве 7180 ед.хр., внесенных в описи 74 ед.хр за 1978-1987 годы (1%).
С появлением в списке источников комплектования негосударственных организаций в 1995 году вводятся новые формы учета состояния хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях области, которые позволяют учитывать негосударственную часть Архивного фонда Московской области. Всего в ведомственных архивах хранится 334905 дел за 1937-1992 годы, из них упорядочены 153072 дела (46%), сверх установленного срока хранится 21% - 70328 дел. Документы по личному составу: всего 1531866 ед.хр. и описанных 1134863 ед.хр. (74%). Примерно 5% от общего количества дел относилось к негосударственной части архивного фонда (из-за отсутствия рекомендаций по отнесению к негосударственной части документов общественных, профсоюзных и кооперативных организаций в статистической форме объем дел негосударственной части дан неверно, т.к. по этим организациям сведения давались не с момента их перерегистрации). Научно-техническая документация в количестве 3160 ед.хр. хранится в ведомственных архивах за 1976-1995 годы, внесенных в описи 2244 ед.хр.( 71%) за 1976-1987 годы, 60% сверх установленного срока.
По состоянию на 01.01.98 в организациях - источниках комплектования хранилось 420022 ед.хр. за 1781-1994 годы, внесены в описи 155046 дел, что составило 37%. Сверх установленного срока хранилось75760 дел (18%). По личному составу хранилось 1659869 ед.хр., из них приведено в порядок 1272583 ед.хр.(77%). Негосударственная часть составляла ориентировочно 7% (ошибка та же, что и в 1995 г.). Научно-техническая документация - 6320 ед.хр. за 1969-1997 годы, из них 2244 ед.хр. внесены в описи (36%).
По итогам паспортизации 2000 года на ведомственном хранении находится 434985 дел за 1836-1997 годы, из них внесены в описи 155688 дел (36%), сверх установленного срока хранится 70690 дел (16%). По личному составу - 1773400 ед.хр., внесенных в описи 1277616 ед.хр. (72%). Негосударственная часть составляет 6% - 36378 дел за 1989-1997 годы, из них внесено в описи 47%. По личному составу в негосударственных организациях хранится 34873 ед.хр., из них внесены в описи 15259 ед.хр. (44%). Научно-техническая документация хранится с 1969 г. по 2000 г. в количестве 6700 ед.хр., из них описаны 2244 ед.хр. за 1969-1987 годы (33%).
Таким образом, с 1991 года по 2000 год включительно процент упорядочения документов постоянного хранения снизился на 35%, по личному составу на 6% , хранящихся сверх установленного срока увеличился на 5%. Показатели по научно-технической документации просто не сопоставимы, потому, что за этот период список организаций, создающих НТД коренным образом изменился. Сведения по негосударственной части Архивного фонда Московской области впервые точно даны по состоянию на 01.01.2001. Причины снижения показателей упорядочения документов заключаются в следующем:
1) Процент приведения в порядок документов постоянного хранения резко снизился в связи с постановкой на учет в 1996 году районных и городских отделов ЗАГС почти за полутора вековой период в количестве 58 тыс. неописанных и неупорядоченных по архивным правилам дел.
2) Экономическая ситуация, сложившаяся в стране, привела к тому, что многие сельскохозяйственные и промышленные предприятия не смогли уже с начала 90-х годов финансировать приведение архивов в порядок. Последнее десятилетие ознаменовано взрывом предпринимательской деятельности и экономической нестабильностью малых предприятий, преобразованием государственных организаций в негосударственные. Поэтому больше внимания уделялось приведению в порядок и передаче на хранение в районные и городские архивы документов по личному составу ликвидированных предприятий.
3) Увеличение количества дел, хранящихся сверх установленного срока, связано с прекращением комплектования ЦГАМО и некоторых районных архивов.
4) Частые реорганизации государственных и муниципальных управленческих структур приводили и к частой смене специалистов, отвечающих за вопросы делопроизводства и архива, на обучение которых требовалось время.
5) Отсутствие общероссийской нормативно-методической базы по отбору документов на вечное хранение. Много вопросов изучалось и решалось на ЭПК областного архивного органа: рекомендации Росархива приходили позже и не всегда соответствовали уже принятым решениям и сложившейся практике.
6) В 1990 году на основании приказа № 10 от 17.05.90 начальника Архивного управления были ликвидированы функциональные отделы (в том числе отдел ведомственных архивов и делопроизводства), и в течение двух лет основное внимание в работе уделялось учету и совершенствованию НСА в районных и городских архивах, что привело к снижению темпов приведения в порядок ведомственных архивов.
Однако за последние три года наметилась тенденция к улучшению показателей ведомственного хранения документов.
В деятельности учреждений, организаций и предприятий изменились традиционные формы планово-отчетной документации и появились новые виды организационно-распорядительной, нормативно-правовой документации. В результате приватизации предприятий отложились документы: учредительные, о работе коллегиальных органов управления предприятиями, об экономической деятельности (бизнес планы, инвестиционные программы, координационные планы, прогнозы, договоры о сотрудничестве, отчеты в различные государственные внебюджетные фонды, налоговые органы).
Все наиболее важные стороны жизнедеятельности Московской области - субъекта Российской Федерации - нашли отражение в законах Московской области, принятых Московской областной Думой и постановлениях Администрации и Правительства Московской области.
Реорганизация органов исполнительной власти привела к изменению состава документов и в этих органах: вместо решений исполкомов администрации издают постановления. Каждый район и город областного подчинения имеет устав муниципального образования.
Для осуществления процесса приватизации и учета форм собственности были образованы органы управления имуществом, в которых оформлялись и накапливались документы о приватизации, о передаче имущества из одной формы собственности в другую, в аренду.
В целях проведения земельной реформы созданы земельные комитеты, которые ведают вопросами учета, распределения, аренды и приватизации земельных участков.
В Московской области вопросами приватизации жилого фонда занимались самые различные организации и не было единого порядка формирования и хранения дел по передаче жилых помещений в домах государственного и муниципального жилого фонда в собственность граждан; распоряжение Администрации Московской области № 718-р от 27.09.94 определило виды документов (заявления,
договоры), передаваемых на постоянное хранение в фондах администраций городов и районов.
В системе учреждений здравоохранения, образования появились документы по лицензированию отдельных видов деятельности, документы по установлению цен и тарифов на услуги, оказываемые населению.
В связи с выделением налоговых органов в отдельное ведомство изменился состав отчетов по различным налогам и сборам. На постоянное хранение ведется выборочный отбор документов проверок правильности начисления и уплаты налогов.
Документы пенсионных отделов и центров занятости населения выборочно принимаются в составе фонде областного Отделения Пенсионного Фонда РФ и Департамента занятости населения.
4.1.2. Основными законодательными и нормативно-методическими документами, обеспечивающими работу по контролю за архивами учреждений, организаций и предприятий и комплектования архивов области, являются “Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” (1993 г.), Закон Московской области “Об Архивном фонде Московской области и архивах” (1996 г.) раздел У ст.17-19, его новая редакция 2000 г. Раздел У ст. 16-20, постановление Совета Министров РСФСР от 12.10.91 № 531 “О развитии архивного дела в РСФСР, определившее принципы архивной реформы, Указ Президиума РСФСР от 24.08.91 “О партийных архивах”, постановление Правительства Российской Федерации № 191 от 03.03.93 “О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве”, Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552 “Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и положения о Государственной архивной службе России”, распорядительные документы Мособлисполкома и Администрации Московской области, названные во втором разделе, “Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения” (1989 г.), совместные письма Росархива с министерствами и ведомствами РФ об обеспечении сохранности документов, решения ЦЭПК и ЭПК областного архивного органа.
4.1.3. Экспертные службы образуются приказами руководителей учреждений, организаций и предприятий, при которых они действуют. Работа их регламентируется положениями, разработанными на основе типовых положений об ЭК (1995 г.), ЦЭК (1993 г.), ЭМК (1995 г.), ЭПК (1994 г.). Положения об ЭК и ЦЭК организаций-источников комплектования ЦГАМО согласовываются ЭПК Управления по делам архивов; ЭК организаций-источников комплектования районных и городских архивов - заведующими и начальниками архивных отделов администраций городов и районов. Положения утверждаются руководителями организаций.