За десять лет обновлено и согласовано ЭПК 91 положение о ЦЭК и ЭК, что составляет 25% от количества организаций - источников комплектования ЦГАМО. ЭК организаций-источников комплектования районных и городских архивов используют в работе, в основном, типовое положение. Экспертные комиссии администраций небольших муниципальных образований выполняют роль ЦЭК по отношению к своим функциональным комитетам, управлениям и отделам, являющимися самостоятельными источниками комплектования.
В состав ЭПК областного архивного органа входят ведущие специалисты управления и ЦГАМО (последние изменения утверждены приказом № 1 от 13.01.99).
Экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов Московской области провела 203 заседания, из них 47 по методическим вопросам. На заседаниях ЭПК рассматривались вопросы:
- проект перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
- определение сроков хранения документов налоговых инспекций, пенсионных отделов, не предусмотренных перечнями;
- изменение сроков хранения документов районных и городских отделов ЗАГС и порядка приема документов по регистрации актов гражданского состояния на государственное хранение;
- отраслевые списки видов предприятий, учреждений и организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему на государственное хранение;
- списки учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования районных и городских архивов (в том числе вновь образованных);
- уточнение и внесение изменений в список источников комплектования в связи ликвидацией, образованием и реорганизацией учреждений, организаций и предприятий;
- индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования ЦГАМО;
- примерные номенклатуры дел;
- описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической документации, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- положения об экспертных комиссиях и архивах учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования ЦГАМО;
- инструкции по делопроизводству организаций и учреждений - источников комплектования ЦГАМО;
- описи дел постоянного и долговременного хранения, составленные в районных и городских архивах, центрах хранения документов по личному составу после проведения научно-технической обработки документов (усовершенствования), акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов ЦГАМО, районных и городских архивов;
- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах, акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на постоянное хранение;
- передачи фондов, организаций - источников комплектования ЦГАМО, районных и городских архивов в другие архивы;
- формирования и организации хранения документов о реабилитации граждан, избирательной комиссии Московской области, Мособлкомстата;
- фондирования документов по личному составу, территориальных управлений Государственного архитектурно-строительного надзора, сельских и поселковых Советов народных депутатов, их исполкомов и администраций;
- о результатах экспертизы ценности документов организаций сельскохозяйственного профиля;
- о порядке приема документов подведомственных организаций в составе фондов вышестоящих организаций: пенсионных отделов, отделений Федерального казначейства, управлений занятости, филиалов ФСС РФ, кредитных организаций, зарегистрированных Главном управлением Центрбанка России;
- о передаче на государственное хранение в архивы области метрических книг
Проводились совместные заседания ЭПК и ЦЭК для решения вопросов:
- о порядке приема документов территориальных управлений Главного управления государственного архитектурно-строительного надзора Московской области;
- о порядке передачи документов кредитных организаций в архивы Московской области;
- об изменении сроков хранения документов налоговых инспекций, пенсионных отделов и управлений;
По вопросу о порядке отбора документов регистрации актов гражданского состояния совместного решения не принималось, но вопрос предварительно согласовывался с Управлением ЗАГС.
В течение 10 лет было утверждено 314,3 тыс. ед. постоянного хранения и 200,2 тыс. ед.хр. по личному составу, научно-технической документации 1918 ед.хр. (в том числе упорядоченных на договорных началах 95,8 тыс ед. постоянного хранения, 101,6 тыс. ед.хр по личному составу и НТД в полном объеме), согласовано 127 номенклатуры дел, 7 примерных номенклатур дел, 80 положений об архивах и 9 инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования ЦГАМО, согласованы акты о выделении к уничтожению документов, находящихся на хранении в ЦГАМО, районных и городских архивах в количестве 141, 3 тыс. дел.
Упорядочение документов проводится в рамках плановых показателей и согласно графикам утверждения описей на ЭПК, представленных районными и городскими архивами, утвержденные распорядительными документами администраций.
Экспертно-методическая комиссия ЦГАМО, состоящая из ведущих специалистов архива и возглавляемая заместителем директора, использовала в своей деятельности традиционные формы и методы работы, рассматривая на своих заседаниях вопросы методического обеспечения архивных работ, проекты методических пособий и разработок, описи дел и акты на документы, выделенные к уничтожению. За десять лет комиссия провела 50 заседаний, рассмотрев на них:
- сдаточные и архивные описи на документы личного происхождения по 40 фондам;
- переработанные и усовершенствованные описи дел по 35 архивным фондам ЦГАМО и филиала;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению по 16 фондам;
- организация работы по подготовке продолжения “Справочника по фондам ЦГАМО и его филиала”;
- организация работы по рассекречиванию документов;
- вопрос о передаче источников комплектования, создающих НТД и комплексов документов ЦГАМО в филиал РГНТА;
- о переработке фонда Московского областного суда и Московского областного статистического управления;
- конкурсные работы сотрудников;
- методические пособия: “Каталогизация документов фонда МОБЮС” (бюро советов), “Использование документов райархивов в учебно-воспитательных целях”. “Памятка по ведению фондового каталога”;
- предисловия к описям;
- историческая справка к фондам учреждений и организаций здравоохранения и др.;
- планы внедрения научно-методических и нормативных разработок;
- планы усовершенствования описей дел по фондам ЦГАМО.
4.1.4. По итогам оптимизации состава документов ГАФ РСФСР и инвентаризации и учете состояния документов Архивного фонда РСФСР по состоянию на 01.01.91 в списке источников комплектования госархивов Московской области числилось 2045 учреждений, организаций и предприятий. По итогам паспортизации ведомственных архивов, проведенной в 1993 году в списке числилось 2083 источника комплектования, на 01.01.96 - 2077, на 01.01.98 - 2262 и на 01.01.2001 - 2270. За десять лет количество организаций, учреждений и предприятий - источников комплектования архивных учреждений Московской области увеличилось на 10%. С 1995 года ведется учет негосударственных организаций. Негосударственные организации составляют 32% (668) от общего количества. К началу 2001 года количество негосударственных организаций составило 695 (30%).
Архивные учреждения в 1991-2000 годах продолжали работу по пересмотру сводного списка источников комплектования архивов области по следующим направлениям:
- исключение 171 организации из списка в связи с их ликвидацией, банкротством, отказом от сотрудничества.
В связи с реорганизацией исполнительных органов власти из 75 функциональных отделов и управлений Мособлисполкома в структуру Администрации Московской области вошло только 17, остальные были либо ликвидированы, либо реорганизованы и сменили форму собственности, например: Управление общественного питания, Управление бытового обслуживания, Управление предприятий, применяющих труд инвалидов, Территориально-производственное объединение художественных промыслов и игрушек, Главмособлстройматериалы, ТПО жилищно-коммунального хозяйства и т. д. были преобразованы в акционерные общества и включены в список как новые источники комплектования. Этот период отмечен нестабильностью структур администраций городов и районов. Постоянные реорганизации в поисках наиболее эффективных форм управления привели к тому, что ранее самостоятельные отделы и управления влились в укрупненные управленческие структуры: управления (комитеты) экономики и статистики, культуры, туризма, физкультуры и спорта, образования, культуры и спорта, строительства, архитектуры, землепользования и экологии и т.п. Некоторые промышленные и сельскохозяйственные предприятия, изменив форму собственности, отказались от сотрудничества с архивами области: Жуковская фабрика “Бумиз”, Обушковская кожгалантерейная фабрика, бывшие совхозы, реорганизованные в ассоциации фермерских хозяйств, акционерные общества “Заворово”, “Ново-Александров-ское”, “Белая Колпь”, “Федорцево-Агро”, “Волочаново”, “Озеры”. В нескольких районах произошло изменение административно-территориального деления, объединение сельских округов привело к ликвидации органов местного самоуправления в Егорьевском, Зарайском, Раменском, Луховицком, Рузском, Шаховском районах. В связи с принятием Закона о банкротстве целый ряд предприятий был намечен к банкротству и назначено внешнее и конкурсное управление. Завершена работа по упорядочению документов на предприятиях банкротах-источниках комплектования ЦГАМО: АО “Красное Знамя”, ОАО “Мособлжилкомхоз”, Красноармейское производственное объединение технических тканей, ООО “Малаховский опытный механический завод”, ТОО “Раменский опытный завод “Техноприбор”, ТОО “Щелковское текстильно-галантерейное предприятие “Весна”, ОАО “Геркулес” (Серпуховский завод пищевых концентратов), ТОО “Игрушка”, ООО “Мытищинский завод художественного литья. Сельскохозяйственные предприятия-банкроты присоединяются в качестве производственных единиц к другим предприятиям: птицефабрика “Дружба”, акционерные общества “Ковригино”, ”Бояркино”, им. Крупской, СПК “Подхоженский”, ТОО агрофирма “Красный путь”.