Решение вышеизложенных проблем ставит на первое место вопрос о необходимости изменения современного архивного законодательства, а именно принятия Федерального Закона” О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах”. Целью законопроектной деятельности должны быть не только редакционные изменения, вытекающие из Конституции РФ, Гражданского кодекса России, других недавно принятых нормативно-правовых актов. Главная задача - более глубокая правовая регламентация предмета архивного дела. Актуальными в вопросах усовершенствования главного архивного закона страны являются: понятийный аппарат закона и необходимость его дополнения, Архивный фонд России как предмет гражданского права, общие принципы организации управления архивным делом в муниципальных образованиях и их отражение в архивном законодательстве.
В целях совершенствования государственного регулирования архивного дела в Московской области представляется целесообразным создание органами государственной власти и местного самоуправления координационных межведомственных органов поддержки архивного дела, развитие межрегионального взаимодействия архивных органов и учреждений, создание договорной практики сотрудничества архивных учреждений, дальнейшее развитие взаимодействия архивных учреждений области с академическими и другими научными организациями, учреждениями культуры и образования, общественными организациями и творческими союзами. Управление по делам архивов Московской области намерено также провести работу по созданию областного отделения Российского общества историков-архивистов для содействия развитию архивного дела.
Несмотря на то, что в Московской области были созданы 40 центров хранения документации по личному составу, в связи с увеличением числа ликвидируемых по причине банкротства учреждений, организаций и предприятий как государственной, так и негосударственной форм собственности, остается актуальным вопрос о расширении сети центров хранения документации по личному составу. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу, которые в настоящее время приобретают все большую практическую ценность в силу своей социальной значимости, представляется целесообразным создание в системе архивных учреждений Московской области Областного архива социальной защиты граждан, который бы осуществлял централизованное хранение, комплектование, учет и использование документов по личному составу ликвидированных областных организаций и учреждений, действующих областных учреждений и организаций, не имеющих условий для обеспечения сохранности документов по личному составу, а также негосударственных организаций на договорной основе. Актуальными являются также проблемы укрепления маетериально-технической базы ЦГАМО для обеспечения планомерного качественного комплектования архивных фондов, а также создание областного архива дипозитарного хранения документов на хозрасчетной основе.
3. Обеспечение сохранности и государственный
учет документов Архивного фонда
Российской Федерации.
3.1 Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Московской области.
3.1.1. В текущем десятилетии вопросы обеспечения сохранности документального наследия Московской области были одной из первостепенных задач архивных учреждений. Особенно тяжелым для архивной службы стал 1990 г., когда возникла необходимость перемещения почти 500 тыс. дел из 2-х культовых зданий, переданных Православной церкви - филиала ЦГАМО, находящегося в церкви Михаила Архангела в г. Бронницы и архивохранилища № 3 ЦГАМО, расположенного в г. Москве храме Ивановского монастыря по Мало-Ивановскому переулку.
23 февраля 1990 года принимается распоряжение № 83-р от 23. 02. 90 ” О перемещении документов из филиала ЦГАМО в г. Бронницы ”. 80 тыс. дел были перевезены в арендованное у Всесоюзной книжной палаты Госкомиздата СССР в г. Можайске хранилище.
18 апреля 1991 г. выходит в свет решение исполкома Мособлсовета
“ О дальнейшем развитии архивной службы Московской области”, в котором предусматривалось выделение лимитов на проектирование и строительство нового здания для ЦГАМО, реконструкцию архивохранилища в г. Можайске. Однако, в связи с экономическими преобразованиями в стране стоимость здания к 1993 году возросла в 100 раз и Мособлисполком отказывается от его строительства .
В 1992 году принимается постановление Правительства г. Москвы о выделении помещения площадью 3 тыс. кв. м. для перемещения документов из архивохранилища № 3 по Мало-Ивановскому переулку ( № 452 от 07.07.92 ). Помещение было выделено в 1997 году площадью 1250 кв. м. по адресу ул. Кантемировская, 57, работы по переоборудованию начаты с 2001 г.
Позитивному решению вопросов по укреплению и развитию материально-технической базы архивов значительно способствовали решения и постановления органов исполнительной власти Московской области.
Распоряжение Главы Администрации Московской области от 7 апреля 1992 г. № 294 - р “ Об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан” способствовало созданию сети центров по личному составу при органах исполнительной власти на местах. Начинается активная работа по выделению помещений и их оснащению . Только в первые 2 года было выделено помещений общей площадью 1816 кв. м. Центры оснащались охранно-пожарной сигнализацией, металлическими стеллажами и коробками.
Серьезные изменения произошли в вопросах обеспечения сохранности документов и материально-технического оснащения архивов районного звена с выходом в свет решения исполкома Мособлсовета “ Об обеспечении сохранности Архивного фонда Московской области и мерах по дальнейшему развитию материально-технической базы архивных учреждений “. Данное решение и принятые в 1996 г. “ Основные мероприятия целевой программы развития архивной службы Московской области на 1997-1999 гг.”, обязывали Глав Администраций районов и городов области принять необходимые меры, обеспечивающие полную сохранность архивных документов. И как результат, 32 райгорархивам выделили новые или дополнительные помещения под архивохранилища, в 30 - проведены ремонтные работы, 18 архивов оснащены компьютерной и множительной техникой.
В постановлении 1995 г. отмечалось неудовлетворительное состояние материально-технической базы Балашихинского районного и Коломенского городского архивов. Лишь в 1999-2000 гг. удалось решить эти проблемы. Балашихинский архивный отдел в апреле 1999 г. переведен в новое помещение в пос. Салтыковка (бывшее здание территориальной администрации пос. Салтыковка и Николо-Архангельского сельского округа), занимает помещение площадью 298,7 квадратных метров на втором этаже 3-х этажного здания, оснащен компьютерной и множительной техникой и техникой для создания страховых копий архивных документов. В 2000 г. завершен ремонт помещения
(400 квадратных метров), выделенного Коломенскому городскому архиву и центру хранения документов по личному составу, начато его оборудование и оснащение.
Всего за период с 1991 г. по 2000 г. администрациями городов и районов были выделены новые и дополнительные помещения в общей сложности 92 архивным учреждениям. Переехали в новые помещения Волоколамский, Домодедовский, Клинский, Ступинский, Подольский районный , Реутовский, Троицкий, Щербинский архивы.
Если говорить о современном состоянии материально - технического оснащения и обеспечения сохранности документов в государственных и муниципальных архивах области, то картина выглядит следующим образом.
Центральный Государственный архив Московской области располагается в пятиэтажном здании по ул. Азовская, 17 и в храме Ивановского монастыря по Мало-Ивановскому переулку. Здание по ул. Азовской построено по типовому проекту в 1960 г., площадью 3600 кв.м., в основном отвечает требованиям сохранности документов: оснащено охранно-пожарной сигнализацией с выходом на пульт управления вневедомственной охраны, металлическими стеллажами 9699 п. м., все документы закартонированы, соблюдается температурно-влажностный режим. Однако загруженность помещения составляет 100 %.
Архивохранилище № 3, расположенное в Храме, занимает площадь 1457 кв.м., сохранность документов не обеспечена: архивохранилище оснащено деревянными стеллажами, наблюдаются перепады температуры и влажности воздуха, Храм еще в 1990 году был передан церковной общине. Решается вопрос о перемещении документов в 2001 году.
Филиал ЦГАМО в г. Можайске арендует хранилище Книжной палаты РФ. Аренда заключена на 20 лет. Помещение оборудовано металлическими стеллажами 794 п. м., охранно-пожарной сигнализацией. Загруженность архивохранилища 75 % .
На территории области расположено 69 муниципальных архивов, общая площадь занимаемых помещений составляет 7043 кв. м., средняя загруженность архивохранилищ 63 %. 100 % загруженность наблюдается в 5 архивах: Дмитровском, Лотошинском, Луховицком, Солнечногорском, Шатурском .
Охранно-пожарной сигнализацией оснащено 88 % архивов. Отсутствует охранная сигнализация в Звенигородском, Куровском, Протвинском, Рошальском, Серебряно-Прудском, Талдомском, Щелковском, Химкинском архивах. Пожарная сигнализация установлена во всех архивах области.
Металлические стеллажи установлены в 92 % архивов, протяженность стеллажных полок составляет 20726 п.м.
40 центров хранения документов по личному составу занимают площадью 3272 кв. м. Протяженность архивных полок - 6229 п. м., степень загруженности 55,5 %. ( 100 % загруженность имеют Реутовский и Серпуховской центры). Оснащены охранно-пожарной сигнализацией 23 центра.