В том же году на базе ЦГАМО дважды проводились встречи с представителями творческой интеллигенции и высшего духовенства
( Митрополит Крутицкий и Коломенский Ювеналий), на которых сотрудниками архива были представлены документы по истории Русской Православной Церкви. В целях оказания информационной поддержки представителям церковных приходов, занятых выявлением документов о новомученниках, был приглашен доцент МГИАИ, кандидат исторических наук С.В. Чирков, прочитавший курс лекций по истории церковных архивов, что вызвало значительный интерес в частности у сотрудников Богословского института и способствовало установлению новых деловых контактов.
Ежегодно архивами проводятся семинары-совещания представителей предприятий, учреждений и организаций - источников комплектования архива, на которых наряду с вопросами организации делопроизводства и ведомственного хранения документов обсуждаются вопросы их использования. Участники совещаний получают исчерпывающую информацию о состоянии этого направления работы в ЦГАМО. Такой способ инициативного информирования оказался весьма эффективным. Так представители Московской областной Думы обратились с просьбой к сотрудникам ЦГАМО подготовить и провести в 2000-2001 гг. цикл выставок для депутатов в соответствии с тематикой думских заседаний.
Традиционной для нас формой работы является просветительская деятельность среди молодежи Подмосковья. Сотрудники архивов принимают участие во встречах с учениками школ, высших и средних учебных заведений Московской области, выступая с популярными лекциями по истории региона, организовывают экскурсии.
5.3. В последнее десятилетие архивные учреждения области самостоятельно сборников документов не публиковали, ЦГАМО был участником совместных проектов с Росархивом, Мосгорархивом. За этот период вышли издания:
“Хроника рабочего движения 1905-1917 год”;
“Москва-военная” ;
“ Москва- флоту”;
“Лубянка 2”, в которых были опубликованы документы фондов Центрального государственного архива Московской области.
5.4. Создание современного научно-справочного аппарата является основным путем повышения эффективности научно- информационной деятельности и использования архивной документной информации, поэтому данному вопросу уделяется достаточное внимание.
5.4.1. Система НСА соответствует той, которая определена Правилами работы государственных, районных и городских архивов. Основой научно - справочного аппарата являются списки фондов, описи дел, справочники и картотеки, позволяющие ориентироваться в составе и содержании хранящихся в них архивных фондов и дел. В архивах области хранится 2848212 ед. хр. Неописанных дел нет.
5.4.1.1. Архивные описи
Все хранящиеся в архивах документы описаны. Опись документов как основной архивный справочник служит базой для создания других элементов системы НСА - путеводителей, каталогов, обзоров и т.д. Поэтому в описям дел уделяется постоянное внимание повышению информационного уровня посредством проведения работ по усовершенствованию и переработки.
К настоящему времени в ЦГАМО в основном завершена работа по усовершенствованию описей дел фондов 1 и 2 категории, которые составляют 24,5 % от общего количества описей. Эти описи находятся в удовлетворительно состоянии. К усовершенствованию описей дел фондов 3 категории в ЦГАМО приступили в 90-х годах , когда был рассекречен основной комплекс документов, находящихся на закрытом хранении. Эти описи составляют 73.5 % от общего числа описей и многие из них имеют серьезные недостатки: глухие заголовки, рукописный текст, отсутствие титульных листов и т.д. Среди описей документов рассекреченных фондов имеются фонды 1 и 2 категорий. Эти описи дел усовершенствовались в первую очередь. В них отредактированы заголовки дел, составлен необходимый справочный аппарат к описи, описи отпечатаны в полном комплекте экземпляров. В настоящее время около 80 % описей рассекреченных фондов усовершенствованы или переработаны. В муниципальных архивах 80 % описей 2 категории переработаны или усовершенствованы. Состояние описей дел удовлетворительное, проводится частичное усовершенствование описей дел 3 категории.
По состоянию на 1 января 1991 г. в архивах области имелось 7828 описей дел, из них 2072 - в полном комплекте экземпляров
( 26,4% ). На 1 января 2001 г. числится 19590 описей дел, из них 6361 опись в полном комплекте экземпляров (32,4 % ). Низкий процент экз. описей дел наблюдается в ЦГАМО - 28,2 % , в муниципальных архивах - 75,5 % . Причины некомплектности описей дел заключаются в:
- наличии большого количества рукописных описей ( около 1000 в ЦГАМО);
- наличие описей принятых от ведомств в 2-х экз. в 50-60 гг.;
- отсутствии множительной техники ( ксероксов) в ряде архивов.
5.4.1.2. Путеводители
К 1991 году основным справочником по фондам ЦГАМО являлся “ Справочник по фондам Центрального государственного архива Московской области и его филиала в г. Бронницы.” (М., 1983 г.) В период с 1991 по 2000 год в связи с назревшей необходимостью введения в научный оборот максимального объёма фондов госархива бала проведена работа по созданию дополнительного тома к существующему справочнику, включившего в себя информацию о вновь поступивших в архив документах, рассекреченных фондах, а также фондах, в составе которых произошли изменения за период с 1982 по 1990 год.
В 2000 году отделом НСА архива также подготовлен Справочник по фондам филиала ЦГАМО в г. Можайске, содержащий информацию о всех фондах филиала по 2000 год включительно. Эти справочники существуют в компьютерной версии и применяются на данном этапе в основном для служебного пользования. В это же время начата работа по созданию новой редакции справочника по фондам ЦГАМО, включающей информацию обо всех документах архива по 2000 год.
С 2000 года в Управлении по делам архивов начата работа над “ Справочником по фондам государственных организаций, хранящихся в муниципальных архивах”. Отсутствие сводного справочника по фондам осложняло работу по поиску документов, их использованию, т.к. в муниципальных архивах хранится более 9.5 тыс. фондов. Завершение работы планируется в 2002 г.
5.4.1.3. Архивные каталоги.
Целевая разработка архивных фондов с целью создания каталогов проводилась в области до начала 90-х годов и на 1 января 1991 года было закаталогизировано 40231 дело, созданы каталоги с общим объемом 494366 карточек. В начале 90 - х годов в ЦГАМО была прекращена работа по каталогизации документов в связи с ее трудоемкостью и сложившейся в архиве неблагоприятной ситуацией с кадрами. Пополнение каталогов продолжалось за счет вливания в каталоги тематических карточек. В архивах с переменным составом документов работа по каталогизации продолжается и по ныне. По состоянию на 01.01.2001 г. в архивах области насчитывается 52705 закаталогизированных дел с общим объемом 530171 карточка.
В архивах области имеются каталоги:
- систематический;
- именной;
- предметно - тематический НТД;
- предметно - тематический фотодокументов.
Полностью закаталогизированы документы 72 фондов. Это фонды 1 и 2 категории органов государственной власти и управления. В состав систематического каталога ЦГАМО включены тематические карточки по следующим темам:
- подготовка и проведение Октябрьской революции;
- культурное строительство в Московской области;
- административно - территориальное деление Московской губернии и области;
- сельское хозяйство Московской области;
- градостроение и архитектура;
- история государственных учреждений Московской области;
- индустриализация Московской области;
- знатные люди Подмосковья;
- народные промыслы Подмосковья;
- Великая Отечественная война;
- развитие архивного дела в Московской губернии;
- переименование фабрик и заводов;
- автографы выдающихся людей;
- исторические памятники Подмосковья.
Все имеющиеся в ЦГАМО каталоги размещены в помещении читального зала, доступ читателей и сотрудников архива к каталогам свободный . В муниципальных архивах каталоги находятся в рабочих комнатах и используются в основном для наведения справок.
При составлении систематического каталога были использованы Схемы единой классификации 1978 и 1983 гг. При создании предметно- тематических каталогов к НТД и фотодокументам были разработаны собственные схемы. Все каталоги созданы традиционным ручным способом.
5.4.1.4. Принцип открытости информации и равного доступа к ней, провозглашенный новым архивным законодательством, так же как и необходимость совершенствования учета документов и обеспечения их сохранности, требует от работников архива создания наиболее полной системы информации о содержании и составе фондов архива , представляющей собой совокупность архивных справочников, в целях обеспечения наилучшего качества государственного учета и хранения документов, а также их оперативного и всестороннего использования. Естественно, в наше время для решения этой задачи необходимо создание автоматизированых поисковых систем (АИПС), различных баз данных, делающих возможным получение той или иной информации за минимальное время. Но кроме того, что создание таких систем требует соответствующего программного обеспечения и оборудования (а это в условиях существующего финансирования архивов далеко не всегда возможно), уровень информативности АИПС в значительной, если не в определяющей, степени зависит от качества традиционной системы НСА. Поэтому автоматизация поиска информации, содержащейся в документах архива, невозможна без создания новых или усовершенствования ранее созданных (в тех случаях, когда это целесообразно) традиционных архивных справочников и прежде всего их основного вида — архивных описей.