На поступившем документе регистратор проставлял номер и дату получения, в общем журнале ("повседневной записке") давалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги ("регистратуры"): в книгу "С" записывались в хронологической последовательности документы, полученные от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу "Д" — документы других коллегий и местных учреждений. К книге "Д" составлялся реестр с указанием адресатов — коллегий и провинций, откуда получены документы.
Регистрация исходящих документов проводилась следующим образом. В книге "Л" регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата "посланного" документа, его краткое содержание, "к кому, куда отправлено". Затем копиист переписывал в книгу текст документа "с числом и подписанием всех чинов". В книге "В" таким же обра-
зом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.
Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно закону "Учреждения для управления губерний" 1775 г. для получаемых документов велся "реестр входящих бумаг", для отправляемых — реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления) и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.
Принятый в государственных учреждениях порядок делопроизводства (в том числе и регистрация) копировался и в вотчинных хозяйствах. Так, в наказе Б.П. Шереметьева дается распоряжение надзирателям записывать в особые тетради мирские приговоры о раскладке повинностей, в наказе A.M. Черкасского 1719 г. приказчику предписывалось регистрировать крестьянские челобитные в "книге для справы", в инструкции по ведению учетных и отчетных документов 1726 г. указывалось: "Присланные государя нашего указы все записывать в книги именно и всем быть за рукою приказному" .
В особен вид работы с документами выделяется контроль за их исполнением. При Петре I одновременно с созданием нового аппарата управления образуются органы контроля. По указам от 2 и 5 марта 1711 г. учреждается должность фискала — специальная централизованная надзорная система, важнейшей задачей которой было путем негласного надзора и изучения канцелярского делопроизводства следить за исполнением указов и регламентов должностными лицами, за соблюдением имущественных интересов казны. Контрольные функции осуществляли последовательно генерал-ревизор, обер-секретарь Сената и с 1722 г. — генерал-прокурор. В инструкции "Должность генерал-прокурора" определена главная его обязанность: "Следить, чтобы Сенат во всех делах, которые к сенацкому рассмотрению и решению подлежат, истинно, ревностно и порядочно, без потеряния времени по указам и регламентам, отправлял", следить за очередностью рассмотрения челобитных, за тем, чтобы не совершалось подлогов документов и не плодилась волокита2.
В указе от 27 апреля 1722 г. "О должности Сената* устанавливалось иметь подробную роспись неисполненных дел. Особо отмечалась необходимость исполнять немедленно указы и памяти государя, "ибо как может государство управлено быть, всегда указы действительны не будут: нонеже призрение указов ничем рознится с изменою...". Во многих указах оговаривались сроки исполнения документов: отправлять в тот же день, когда принято решение, а срочные "того же часу сказывать". При Сенате была учреждена специальная должность экзекутора, в обязанности которого входило записывать в особую книгу исходящие документы с отметкой о времени и способе их отправления, составлять рапорты об исполнении Устанавливались штрафы за "недоношение" об исполнении сенатских указов: за первый просроченный месяц —- 100 руб., за второй — 200,за третий —- 300, за четвертый — 400 и за пятый — лишение всего . Обязанность исполнять сенатские указы и докладывать об этом Сенату в установленные сроки была закреплена в наказе губернаторам и воеводам в 1728 г.
Непосредственный контроль за исполнением документов должен был осуществляться следующим образом. Прокурор коллегии наблюдал за порядком, законностью решения дел, за деятельностью канцелярии, за исполнением указов местными учреждениями. Он вел книгу, в которой вписывалось, когда какой указ составлен, что по указу исполнено и в
какое время.
За исполнением решений, примятых коллегией, наблюдал нотариус, который вел "роспись", "какие дела в прошлой неделе не вершены", т.е. в нее вносились все документы, прежде всего указы царя и Сената, намеченные к слушанию. Эта роспись во время заседаний находилась на столе перед президентом, поэтому называлась "настольным реестром". В канцелярии велись реестры но вершенным и исполненным и вершенным, но не исполненным документам.
Устанавливались сроки исполнения отдельных групп документов. На решение государственных дел отводилась одна неделя, на справки по ним r губерниях устанавливался "поверстный" срок: по два дня на 100 перст в один конец. Частные дела по жалобам должны были решаться не более чем в течение шести месяцев.
В "настольном" реестре местных учреждений предписывалось указывать, когда какой документ поступил, когда должен рассматриваться на заседании, какое принято решение, что указы по этому решению разосланы и исполнены.
Однако, несмотря на угрозу смертной казни за просрочку решения
вопроса, документы исполнялись медленно, а многие просто не исполнялись.
3.5. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ХРАНЕНИЯ
Систематизация документов и формирование их в дела в XVIII в. была более четкой, чем в период XVI—XVII вв. В отдельные дела группировались указы царя и Сената, журналы и протоколы. В основе объединения этих документов лежали номинальный, авторский и хронологический признаки. Основная масса первичных комплексов коллегий и местных учреждений формировалась по предметно-вопросному признаку. Так как структурные подразделения коллегий и местные учреждения ведали определенными территориями, то нередко в основе объединения документов лежали корреспондентский и географический признаки. В Военной коллегии дела сформировались отдельно на каждый полк. Например: "Ярославского пехотного полку списки и сказки".
В XVIII в. утверждается термин для обозначения хранилищ документов — "архив". В Генеральный регламент 1720 г. была включена специальная глава "О архивах", в которой говорилось, что "книги, документы и дела" хранятся в канцеляриях и конторах три года. Это — так называемые текущие архивы. По истечении трех лет документы, кроме тех, которые оставались в канцеляриях "для справки" ("особлевые уставы, регламенты" и книги), должны были сдаваться в архив коллегии "с роспискою архивариусу ".
Кроме того, предполагалось создавать и государственные архивы. Ими должны были стать архивы при Коллегии иностранных дел, для хранения документов, не касающихся "приходу и расходу", и при Ревизион-коллегии для документов по учету доходов и расходов.
Однако государственные архивы при этих коллегиях не были созданы. Указом 1724 г. был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа. Сформировался архив Вотчинной коллегии. Создавались архивы Сената и Синода. В связи с проходившим в 60-х гг. генеральным межеванием в 1768 г. при Московской межевой канцелярии был учрежден специальный архив — "межевая архива".
В 1728 г. в "Общем наказе губернаторам, воеводам и их товарищам" было указано учредить особые провинциальные (губернские) архивы. По "Учреждениям для управления губерний" в местных учреждениях создавались два архива: текущий для документов, использовавшихся в справочной работе, и окончательный, куда сдавались по описи исполненные и законченные производством дела.
Организации хранения документов придавалось значение и в вотчинных хозяйствах. В наказе A.M. Черкасского была специальная глава "О росписке новому приемщику с прежним", в которой устанавливалась процедура приема-сдачи дел при смене приказчиков.
В архиве дела описывались, к описям составлялись алфавиты личных имен. В коллегиях архивом ведал актуариус. Он должен был все исполненные документы "прилежно собирать" и описывать их в особом реестре, по которому отмечалась выдача во временное пользование и возвращение документов.
Подводя итоги, можно отметить существенные отличия в организации управления и делопроизводства от предшествующего периода. В XVIII в. была создана новая система органов управления с единообразной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархия учреждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанностей руководствовались определенными документами: уставами, регламентами, инструкциями. Для чиновников всех рангов был создан единый текст присяги, зафиксированный в Генеральном регламенте.
Изменились состав и положение чиновничества. Введение новых критериев оценки годности к служебной деятельности и денежное (а не натуральное) его содержание поставило чиновничество в подчинение неограниченной власти монарха.
Делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собою законченный технологический цикл создания и обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная область более четко оформляется деятельность архивов.