В первой половине XVII в. создание приказов оформляется законодательным актом, который определил его функции, штат и бюджет. Во второй половине XVII в. устанавливается "указное число" подьячих для каждого приказа . Однако ни в организации, ни в компетенции приказов не было единообразия.
Формируется группа людей, единственным занятием которых становится государственная служба. Судебники закрепили и уточнили должное» ной состав у правленческого аппарата. Первыми названы думные чины: боярин — высший сановник, близкий к князю; окольничий — второй после боярина высший чин, думные дворяне. За ними следовали дети боярские — низший разряд свободных служилых людей, целовальники — посадские люди или черносотные крестьяне, избиравшиеся (целовавшие крест) на различные должности в органах местного управления. Некоторые из бояр - "думцев" уже в XIV в. являлись одновременно управителями ("судьями") приказов и главными администраторами на местах . Думные чины давились лицам, родственным с царской фамилией.
Судебник 1550 г. возлагает на высших должностных лиц центральной администрации (боярина, казначея, дворецкого) обязанность рассматривать все дела "жалобщиков своего приказу", докладывая о наиболее важных челобитных царю .
Служилыми чинами, выполнявшими управленческие и делопроизводственные функции, были дьяки и подьячие. Уже в штате князя появился специальный чин — дьяк, который оформлял духовные грамоты.
С XV в дьяк (по С.М. Соловьеву — высшее звание "человека пера" ) включается в состав судей: бояре и окольничии осуществляли суд в при-сутстнии государственного чиновника — дьяка. С XVI в. появляется деление дьяков на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской думы и исполняли обязанности судей в главных приказах государства — Разрядном, Посольском, Поместном и Казанского дворца.
Приказные дьяки были помощниками ("товарищами") судей в приказах и воевод (на местах), возглавляли небольшие приказы, руководили деятельностью структурных подразделений приказов — столов. Младшим чином приказной администрации были подьячие, которые делились на три разряда: "старые" (старшие), заведовавшие в некоторых приказах повытьями — структурными подразделениями столов, "средние" и "молодые" (младшие). Среди "старых" была особая должность подьячего "с приписью".
Установившимся обычаем, а затем и законом были определены функции служилых людей. Присяги (крестоприводные записи), которые давались должностными лицами при вступлении в должность, наказные памяти воеводам и особые грамоты являлись своего рода прототипом должностных инструкций, в которых перечислялись обязанности служилого человека, в том числе в области делопроизводства. И хотя они были разными в различных учреждениях, по ним можно установить круг обязанностей служилых людей, которые вследствие нечеткого разделения функций управления были многообразны. Служилый человек решал судебные, административные и финансовые вопросы.
Думные дьяки докладывали в Боярской думе о делах приказов, формулировали и записывали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью их и другие законодательные акты (например, Уложение 1649 г.), делали объявления о повышении в чинах, оглашали приговоры. В приказах думные дьяки выполняли распорядительные функции: санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.
Приказные дьяки готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью подьячих (проверяли находившиеся у них денежные суммы), скрепляли своими подписями приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, "приписывали" грамоты, памяти и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегии.
Высшую группу служилых людей составляли "старые" подьячие. Основная часть их называлась подьячими "с приписью", которые наделя-лись значительной административной самостоятельностью — правом подписи исходящих документов. "Старые" подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.
"Средние" подьячие (подьячие "со справой") "справляли", т.е. заверяли своею подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (запасные и др.). В местных учреждениях функции подьячих "с приписью" и "со справой" определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.
Основным видом работы "молодых" подьячих ("пищиков") было переписывание ("беление") документов: многочисленных копий, выписей, записей в книгах.
На поездах, в селах и деревнях писцами грамот были земские и церковные дьячки. Хозяйственная отчетность в имениях велась приказчиками или специальными "дьячками у письменных дел" . С середины XVI в. частноправовые акты и челобитные писались специальными подьячими — писца-мп-лрофессионалами, которые "кормились пером". По месту своей работы — городской площади — они назывались площадными . Это был своего рода нотариат.
Итак, эволюция государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых людей — чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно упоминает законодательство, устанавливая наказания за взятки судей центральных и местных государственных органов. Крестоприводные записи губных и земских старост и целовальников содержали специальное обязательство не брать "посулы".
Однако законы ловко обходились, и так называемое производство дел стало ареной многочисленных злоупотреблений.
Образование специального штата лиц, занимавшихся делопроизводством, распределение обязанностей в работе с документами свидетельствовали о развитой канцелярской службе. В правительственных учреждениях вырабатывались приемы делопроизводства, основанные на традиции, закрепленные и развитые в правовых актах: Судебниках 1497, 3550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г., актах местного управления, на основании которых, а также путем анализа делопроизводственных документов можно воссоздать картину постановки делопроизводства.
2.2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ
Основополагающими документами для работы аппарата управления были общегосударственные правовые акты (судебники, уложения), указы царя и приговоры Боярской думы, решения земских соборов, царские жалованные и указные грамоты. Органы местного управления руководствовались уставными наместническими и губными грамотами и наказами, земскими уставными грамотами, крестоприводными записями.
Документы учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние, входящие ("присыльные") и исходящие ("посыльные").
К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Функция хозяйственного учега оформлялась книгами по учету (хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые (описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (по-дворные переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для справок) и др.
Кроме того, "каждая отрасль управления дала свои категории документов. Например, с деятельностью Поместного приказа получили дальнейшее развитие акты феодального землевладения и хозяйства (вкладные, купчие, дельные, раздельные, меновные, духовные и другие грамоты). В Разрядном приказе создавались документы по организации вооруженных сил (боярские книги и списки, десятни со сведениями о всех бояpax и других чинах, в том числе думных дьяков и дьяков в приказах с их денежными окладами» переменами в служебной деятельности, готовности и пригодности к ней; полковые и сотенные списки и др.). Документирование судебной деятельности выразилось в создании правых и судных грамот, судебных приговоров, журналов заседаний (судных списков), записей показаний свидетелей (сыскных и распросных, пыточных речей и сказок). Порядок вызова на суд оформлялся зазывной или приставной грамотой. Специфическая деятельность Посольского приказа оформлялась договорами, грамотами на проезд по территории государства, грамотами главам государств, наказами, статейными списками (отчетами по статьям наказа) и др.