Большое внимание уделялось составлению документов по установленным образцам. В 1907 г. был издан Циркуляр об упорядочении врачебно-санитарной отчетности по учебным заведениям, в 1914 г - о документах по воинской повинности казенных стипендиатов. Учетным заведениям округа были разосланы формы различных документов списков учебных заведений, вакантных мест учителей, наградных списков и т.п.
В Канцелярии попечителя Московского учебною округа была упрощена обработка документов. Так, пометки на документах (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении ) делились с помощью механических нумераторов и штампов. Пыла тщательно продумана последовательность обработки и исполнении документов. Так, на каждом входящем документе ставилась дата получения. При регистрации документа на нем ставился штамп, в котором указывались название канцелярии, дата и номер документа, стол, где он должен исполняться, номер дела, в которое подшивали документ после исполнения.
Следовательно, уже на этапе регистрации определялся исполнитель документа. На документах, которые подлежали рассмотрению окружного инспектора, от руки или штемпелем проставлялась его фамилия (например, "Н.Я. Никитинскому", "По приказанию г. попечителя А.Л. Никифорову") . Решение вопроса, затронутого в документе, оформлялось резолюцией, которая, как правило, представляла собой готовый текст ответа. Резолюции были конкретными и краткими: "Выдать", "Разрешить", "Утвердить с 1 февраля", "Разъяснить отрицательно", "Ответить утвердительно" и т.п. Документ с резолюцией инспектора направлялся попечителю, который обычно выражал свое согласие с решением и делал отметку "согласен".
После этого чиновники соответствующих столов канцелярии составляли ответ, включая в него текст резолюции. Зачастую черновик документа писали на подлиннике, на котором отчеркивались часть текста и резолюция, составлявшие содержание ответного письма. Применялись трафаретные тексты писем-ответов и сопроводительных писем. Существовали штампы трафаретов этих документов, которые проставлялись на инициативном документе и воспроизводили характер его исполнения Таким образом, снова обходились без специального черновика. Документы подписывались попечителем и скреплялись правителем канцелярии.
На документе, как правило, от руки делалась отметка об исполнении ("исполнено" и дата), позднее — с помощью специального штемпеля.
Документы изготовлялись на бланках попечителя, окружного инспектора, архитектора. На бланках канцелярии писались и отпуски некоторых писем, в этих случаях подписи указывались на левом поле документа ("подписал", "скрепил"), что отличало отпуск от оригинала.
Система работы с документами в Канцелярии попечителя Московского учебного округа значительно ускоряла их исполнение, облегчала использование документов в справочных целях.
Рационализацией делопроизводства в Управлении казенных железных дорог занимался инженер-путеец И.И. Рихтер. Заслуживает внимания прежде всего предложенная им система классификации документов в делопроизводстве управлений железных дорог. В 1881 г. Рихтером была разработана номенклатура дел управления Николаевской железной дорогой. В 1891 г. она стала применяться и для управления СПетсрбургско-Варшавской дорогой. Изучив опыт постановки делопроизводства на иностранных железных дорогах, И.И. Рихтер пришел к выводу , что разработанная им классификация устарела. В1911 г. вышла ею книга "Опыт нормальной классификации делопроизводства, счетоводства и статистики казенных железных дорог (по десятичной система)" , где Рихтер предлагал централизовать работу по регистрации, классификации и архивному хранению документов целого управления. Как известно, эта идея противоречила "Общему учреждению министерств" 1811г., создававшему множество регистрационных центров и архива».
Каждый документ, — предлагал И.И. Рихтер, —должен проходить через две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение) при условии "рационального распределения предметов ведения между службами, частями, отделами, отделениями и делопроизводствами" .
Наконец, Рихтер подчеркивал, что совершенствование делопроизводства находится в прямой зависимости от технического оборудования делопроизводственных служб (пишущие, счетные, диктовальные и множительные аппараты).
Интересная работа по рационализации делопроизводства проводилась военным ведомством. Здесь в 1911 г. была пересмотрена существовавшая система делопроизводства. Новая организация его была закреплена "Положением о письмоводстве и делопроизводстве".
Положением упрощалась техника переписки. Проще всего сокращалось количество служебных документов — для переписки чиновников военного ведомства устанавливалось три основных вида документов: рапорт, предписание, отношение. Для определенных случаев оставалось прошение, допускались официальные письма, вводилась одна форма записки (вместо докладной, памятной, пригласительной, известительной и пр.).
С целью сокращения переписки Положение предлагало: —отменить сопроводительные письма к спискам, ведомостям, справкам и т.п.;
— отправлять в качестве ответа подлинник полученного документа с резолюцией того лица, которому он был адресован;
— не входить в высшие инстанции с документами, решение которых входит в компетенцию дачного учреждения или которые разрешаются существующими постановлениями и распоряжениями;
— не требовать от подчиненных сведений или справок, "которые могут быть извлечены из установленных штатов, положений или срочных донесений";
— "во всех случаях, где без ущерба для дела это возможно", письменные сношения заменять "словесными личными или по телефону".
Особое внимание в Положении обращалось на составление и оформление документов. Определялось, какие документы пишутся на бумаге без бланка ("всеподданнейшие" рапорты и прошения), какие (все остальные) на бланках. Бланки были двух видов: а) со штатным названием должности лица, от которого документ исходит, и б) с названием управления. Отменялось составление заголовка к кратким и несложным документам, так как это сводилось к повторению содержания. И наоборот, к большим и сложным текстам следовало давать такой заголовок, который бы мог "служить готовой записью во входящий журнал".
Положение предлагало "для часто повторяющихся бумаг" с однообразным текстом "заготовлять печатные или литографированные бланки с неизменяемой частью текста.
Содержание текста предписывалось излагать "ясно, кратко, без не идущих к делу фраз учтивости (господин, имею честь), титулов, без заключительных фраз (о вышеизложенном доношу), без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку".
Были определены новые правила адресования документа — "всегда по назначению штатной должности вне зависимости от того, кто в данное время эту должность исполняет". Этим достигалось две цели: прямое направление документа к исполнителю и краткость, определенность содержания документа. В целях ускорения исполнения документов предлагалось все запросы и жалобы направлять непосредственно тем лицам, от которых зависит разрешение вопроса. Точно так же ответ должен был посылаться тому должностному лицу или учреждению, от которого документ был получен.
Все секретные документы для ускорения работы с ними были разделены на две категории: "секретные'.' и "не подлежащие оглашению", благодаря чему расширился круг лиц, исполнявших эти документы. С той же целью ускорения исполнения документов вместо одной категории определения срочности исполнения — "спешно" — стали употребляться две: "спешно" означало немедленное исполнение; на документах, исполнявшихся к определенному сроку, ставилась надпись "срочно".
Предусматривалось изменение в организации регистрации и контроля за исполнением документов. Так, в отдельных случаях применялась карточная система регистрации. Для улучшения контроля за исполнением документов предлагалось неисполненные документы, "выполнение
которых задерживается ожиданием ответа", хранить отдельно от документов, по которым не требовались предварительные запросы. Было дано определение термину "исполненная бумага". Исполненным документ считался тогда, когда затронутый в нем вопрос "разрешен окончательно и об этом в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведомление".
Большое внимание в Положении уделялось технической оснащенности делопроизводства, необходимости механического воспроизведения текста циркуляров, полевых книжек и т.п. Для этого предписывалось снабжать все штабы, управления и канцелярии "в достаточном количестве пишущими машинами, приборами для регистрации по карточной системе, гектографами и другими множительными аппаратами..."
В целях более тщательного исполнения документов и сохранения их как исторических источников предлагалось выполнять приложенные к Положению специально разработанные "Правила порядка сдачи законченных дел и книг в архивы в войсковых канцеляриях, штабах, управлениях, учреждениях и заведениях, распределения переписки но предметам и установления сроков хранения дел в архивах" .
Таким образом, ряд ведомств предлагали довольно эффективные меры по рационализации делопроизводства: четкое разграничение функций управления, различные способы сокращения числа документов я путей их движения в учреждении, организацию фактического контроля за исполнением документов, четкую последовательность обработки и исполнения документов, централизацию регистрации и хранения документов, техническое оборудование делопроизводственных служб.
Однако эти способы, меры по рационализации делопроизводства носили локальный характер, так как они ограничивались пределами отдельных ведомств и не были возведены в ранг общегосударственных норм.