Виды входящих и исходящих документов определялись сложившейся иерархией учреждений. Приказы и приказные избы получали указы царя и приговоры Бояркой думы, наказные памяти. В центр приказные избы посылали отписки. Землевладельцы-вотчинники и помещики получали из правительственных учреждений ввозные и послушные грамоты, устанавливавшие их право на владение крестьянами и взимание с них повинностей. Отслужилых посадских людей и крестьян поступали челобитные. Переписка разных учреждений оформлялась памятями.
К XVI в. возросло значение письменного делопроизводства. Так, губная Белозерская грамота 1539 г. обязывала губные головы при проведении розыскных действий руководствоваться специальным документом — губной грамотой, списки которой должны были находиться в каждой волости, и требовала от лиц губного управления представлять в письменном виде отчетность о своей деятельности ("...вы б то все велели себе писати на список подлинно; ,..да о том бы естя отписывали на Москву, бояром, которым розбойные дела приказаны" ). Выборы земского старосты оформлялись записью подьячего, к которой "все избиратели прикладывали руки". Земским староста расход мирских денег записывал в расходную книгу . Статья 72 Судебника 1550 г. предписывала канцеляриям местного, управления ежегодно присылать в Москву копии разметных книг (с раскладкой податей) .
Необходимость документирования, в частности, судебного процесса подчеркивалась в Судебнике, актах местного управления: "...дьяку ис-цовы и ответчиковы речи велети записати перед собою", "...те речи веле-ти писати на список подлинно земскому дьячку".
Составлению документов, правилам их оформления уделялось особое внимание в законах. Так, устанавливалась процедура изготовления в боярском суде судного списка (протокола): составленный дьяком в ходе рассмотрения дела судный список переписывался подьячим "с черна начисто" в присутствии судей-бояр, чтобы воспрепятствовать искажению смысла записи в пользу той или иной стороны, сверялся дьяком ("дьяку же дела все справити самому") и удостоверялся ("к тем делам дьяку рука своя приложити"). Окончательный текст протокола читался судьями .
В местных учреждениях делопроизводство велось параллельно двумя писцами — земским и наместническим дьяками: при рассмотрении дел наместниками судный список должен был писать земский дьяк — представитель интересов местных землевладельцев, а копию ("слово в слово") — дьяк наместника. Документ, составленный земским дьяком, подписывался старостой и целовальниками , присутствовавшими на суде. Контроль за деятельностью наместников выражался и в том, что запрещалось рассмотрение дел "без дворского и без старости и без целовальников" .
Приставную грамоту (на право взимания дохода за исполнение своих обязанностей) согласно Судебнику должен был составлять недельщик или дьяк, подписывать же грамоту мог только дьяк. Статья 191 Судебника 1589 г. определяла порядок составления духовной грамоты (завещания), текст которой писался со слов умиравшего ("что больной говорит, то писати") при обязательном присутствии попа .
( Уложением 1649 г/был введен ряд норм о порядке письменного оформления различных договоров, установлена форма договора— крепости, особого юридического документа, которым обычно оформлялись сделки на земельное владение, крепостных крестьян, кабальных холопов, составленного, удостоверенного и зарегистрированного площадными подьячими.
Существовали специальные "образцовые" книги, где помещались образцы документов; типы отдельных документов приводились в азбуках и "письмовниках", которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных .
На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV—XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста.)
Своеобразной была форма документа. В канцеляриях Русского государства получила развитие узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая форма делопроизводства. Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера. Бумажный лист резался или пополам в длину (полосы 17х45см), или на три части в ширину (полосы 15x34 см). Текст располагался на узкой стороне бумажных полос, которые склеивались, и получался свиток, называемый "столбец", "столпик". Место склейки полос и отдельный узкий лист называли "сстав" . На целых листах бумаги (или пергамента) писались лишь жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.
Черновик документа ("черное письмо") по помете дьяка составлял "старый" подьячий. Дьяк проверял документ, иногда "чернил", т.е. исправлял текст. "Молодой" подьячий переписывал его набело, после чего "старый" подьячий сличал с черновиком и делал об этом отметку на обороте внизу с правой стороны, например: "Справил Ивашка Истомин" .
Переписанный начисто документ поступал на просмотр и подпись к дьяку или исполняющему должность дьяка подьячему "с приписью". В Судебнике 1497 г. обращалось внимание на обязанность скрепления подписью дьяка и печатью великого князя или боярина важнейших документов, в частности судебного решения .
Подпись ("припись") начиналась на обороте документа по слову или слогу на каждом сставе, а кончалась на лицевой стороне листа под текстом. Очень редко подпись дьяка ставилась на лицевой стороне в строку с последним словом текста. Иногда вместо подписи дьяка или подьячего по склейкам проходит скрепляющая один сстав с другим надпись "сстав".
На исходящих ("посыльных") документах адресат помещался на оборотной стороне столбца, в середине первого сстава. Независимо от непосредственного исполнителя документы адресовались царю: "Государю царю и великому князю Алексею Михайловичу всея велики я и малые и белыя России самодержцу".
В рассматриваемый период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов — скоропись, дорогостоящий пергамент заменяется бумагой.
2.3. РАССМОТРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Работа с документами в учреждении — это прежде всего их составление, рассмотрение поступивших документов и решение вопросов, затронутых в них. При составлении, оформлении документа и принятии решения происходит движение документа, которое определяется структурой службы управления, его документационными связями, функциями должностных лиц.
Порядок разрешения вопросов и их документального оформления в Боярской думе, приказах и местных учреждениях определялся обычаем, восходящим к древности.
Решение ключевых вопросов политического, административного и военного управления находилось во власти царя. Всякое повеление, исходившее от него, считалось законом. Оно оформлялось именным указом.
Рычаги феодальной экономики и социальных отношений держала в своих руках Боярская дума. По этим вопросам законодательные акты принимались царем совместно с Боярской думой. Такое заседание называлось "сиденье великого государя с боярами о делах". "Государь объявляет свою мысль и приказывает, что бояре и думные люди, помысля я, к тому делу дали способ... Состоится приговор и государь и бояре приказывают думным дьякам пометить и приговор записать" .
Дума не имела особой канцелярии и постоянных отделений. Доклады по вопросам, подлежавшие ее рассмотрению, готовились приказами. Дума выносила приговор. В случаях, когда необходимо было записать мнения думных людей, составлялся протокол думного заседания.
Если по принятому приговору необходимо было написать грамоту, чтобы довести содержание указа до должностных лиц, то по указанию дьяка ее писал подьячий, дьяк правил и зачитывал ее сначала боярам, а потом царю. Дела, не представлявшие особой важности, решались боярами без царя. Принимались собственно боярские приговоры.
Кроме обычных заседаний ("сидений великого государя с боярами") созывались чрезвычайные совещания — соборы. На них приглашались высшее духовенство и выборные (советные) из других сословий, которые имели совещательный голос.
В центральных учреждениях спорные (судебные) дела решались судьей вместе с дьяками, неспорные (административные) дела — судьей или дьяком . Приказы рассматривали вопросы в соответствии со своими функциями: объявляли указы царя, местным учреждениям посылали наказные памяти согласно Судебнику 1550 г., посылали царю и Боярской думе доклады. В указе 1695 г. давались разъяснения приказным чинам, как составлять проекты законодательных актов (статейных списков). Последние приобретали свою силу только после санкционирования их царем. Существовала процедура доклада дел приказов государю. Так, в "понедельник докладывались дела из Разряда и Посольского приказа, во вторник из Приказов большой казны и большого прихода, в среду из Казанскою дворца и Поместного приказа" и т.д.
С целью освободить главу государства от решения мелких дел, а также для ускорения рассмотрения документов статьей 7 Судебника 1550 г. и указом 1639 г. запрещалось подавать просьбы непосредственно царю, за исключением дел о государственных преступлениях. В Соборном Уложении 1649 г. вновь подчеркивалось, что запрещается непосредственное обращение к царю или патриарху с челобитной. Приказ объявлялся обязательной инстанцией, предшествующей обращению к суду государя: "А не бив челом в приказе, ни о каких делах государю никому челобитен не подавати" .