Банковская документация - заявление на перевод валюты, инкассовое поручение, поручение об открытии аккредитива, чек, поручение о переводе средств на депозит таможни Республики Казахстан, выписки операций по валютным и расчетным счетам.
Таможенная документация - грузовая таможенная декларация (ГТД), сертификат о происхождении, справка об уплате пошлин, акцизов, сборов.
Претензионная документация - претензионное письмо, исковое заявление в суд или арбитраж, постановление об удовлетворении или отклонении иска.
Документы по недостаче и порче - коммерческий акт на недостачу, аварийный сертификат.
Одним из важных документов в деятельности ТОО «Ара», при реализации готовой продукции является счет-фактура, которая является обязательным документом для всех плательщиков НДС, и которая предоставляется покупателям готовой продукции.
Помимо этого можно использовать компьютеризированный учет готовой продукции. Существует очень удобные программы, такие как 1С: Предприятие, и ее составная компонента - 1С: Торговля и склад, программа MSEXCEL, при помощи которой очень удобно производить анализ продукции, создавать первичные документы и строить по данным отчетности диаграммы.
Одним из самых распространенных на сегодняшний день способов компьютеризации учета является программа 1С: Бухгалтерия и ее версия 7.7.
Программа позволяет не только вести первичную отчетность, но и так же сама составляет отчеты по готовой продукции и без помощи других программ выводит аналитические данные в виде диаграмм, где можно более детально рассмотреть процентное соотношение готовой продукции.
В первую очередь, что бы грамотно вести учет данным способом следует оприходовать всю продукцию и занести ее в список номенклатуры.
В зависимости от специфики предприятия можно применять различные методы компьютеризированного учета ТМЗ и различные программы для его ведения. Любая программа, такая как, например, программа 1С: Бухгалтерия 7.7., установленная в ТОО «Ара» может быть настроена на деятельность предприятия.
3. АУДИТ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ В ТОО «АРА»
3.1 Методика проведения анализа и внутреннего аудита готовой продукции и ее реализации
По полноте проведения аудит может быть комплексным, функциональным и локальным. Каждый из этих видов аудита имеет свои особенности. Под функциональным аудитом понимается целенаправленный контроль состояния выполнения определенных управленческих функций по различным стадиям, процессам, циклам и видам хозяйственной деятельности. Среди важнейших характеристик данного вида операционного аудита прежде всего следует выделить углубленность исследований и возможность специализации труда аудиторов по различным функциям управления бизнесом. В рамках функционального аудита осуществляется проверка выполнения функций менеджмента, маркетинга, финансов, бухгалтерского учета, экономического анализа и внутрихозяйственного контроля за состоянием управления трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами.
Функциональный аудит может быть проведен по процессам, стадиям и циклам формирования и использования производственных ресурсов. Наиболее целесообразным является комплексный подход к исследованию фактического состояния выполнения функций управления производственными ресурсами снабженческой, производственной и финансово-сбытовой деятельности хозяйствующих субъектов.
Функциональный аудит цикла закупок товарно-материальных запасов (ТМЗ) рекомендуется начать с изучения данных финансовой отчетности и первичных документов об их движении за определенный период. Важную роль в организации первичного учета играют работники складского хозяйства, которые непосредственно осуществляют приемку, документальное оформление, погрузочно-разгрузочные работы, размещение и контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.
Важнейшими этапами функционального аудита циклов закупок, производства и реализации готовой продукции хозяйствующих субъектов являются:
1. Проверка состояния организации снабжения материальными ресурсами.
2. Анализ сложившейся системы управления товарноматериальными запасами.
3. Оценка состояния запасов и уровня их использования.
4. Обследование состояния организации складского хозяйства.
5. Проверка правильности отражения в учете операций с товарно-материальными запасами.
6. Изучение периодичности и правильности проведения инвентаризации запасов.
7. Оценка состояния внутреннего контроля за использованием товарно-материальных ценностей.
8. Разработка рекомендаций по улучшению учета, контроля и анализа снабженческой-заготовительной деятельности.
Создание и хранение товарно-материальных запасов сопряжены с определенными затратами.
В таблице 11 приведена примерная программа функционального аудита цикла закупок и управления запасами.
Таблица 11.
Программа функционального аудита цикла закупок и управления запасами
| Процедуры аудита | Источники информации и критерии оценок |
| Анализ организации материально-технического обеспечения и бухгалтерского учета | Годовые, квартальные и текущие отчеты и оперативные данные |
| Проверка состояния организации первичного учета, бухгалтерских регистров и отчетности о движении запасов | СБУ 1-9, карточки складского учета, приходные ордера, акты о приемке материалов, акты о недостачах, о потерях ТМЗ и т.п. |
| Проверка правильности ведения синтетического и аналитического учета ТМЗ | Главная книга, журналы-ордера 6, 7, 10 и др., учетные регистры, СБУ 1-9, 13, 15, 24, Типовой план счетов |
| Проверка правильности оценки ТМЗ в балансе | СБУ 1-7, баланс, акты инвентаризации материальных ценностей |
| Анализ наличия и сохранности ТМЗ, своевременности и правильности проведения их инвентаризации | Договоры с материально-ответственными лицами, первичные документы, карточки складского учета, акты инвентаризации |
| Исследование правильности организации складского хозяйства | Техническая документация, стандарты и нормативы организации складского хозяйства |
| Проверка складского учета, правильности оформления первичных документов по движению ТМЗ | Первичные документы, карточки складского учета, ведомость по учету движения материалов (СБУ-7) |
| Оценка обеспеченности предприятия производственными запасами на последнюю отчетную дату | Стандарты, нормы и нормативы, технические условия, расчеты, первичные и сводные документы |
| Проверка полноты и своевременности оприходования поступивших материалов | Первичные документы (акты о приемке,коммерческие акты, накладные, платежные поручения, счета-фактуры, приходные ордера и т.п.) |
| Контроль соблюдения договоров по поставкам продукции, выполнению работ и услуг | Карточки складского учета, ведомости по учету материалов, журнал-ордер 6 Главная книга, договора, наряды' сертификаты, счета-фактуры и др |
| Анализ обоснованности операций по отпуску ТМЗ на производство и правильности их отражения в счетах | Первичные документы (лшитно- заборные карты, требования, накладные), ведомость по учету движения материалов, журнал-ордер 10, Главная книга |
| Определение правильности выбора методов оценки ТМЗ | Приказ по учетной политике, ведомость по учету движению материалов, журналы-ордера 6, 10 |
| Проверка состояния внутреннего контроля за движением запасов | Внутренний распорядок, должностные инструкции и СБУ 14, 7-10, 13, 24. |
| Проверка правильности бухгалтерских записей по операциям, связанным с передачей на переработку и реализацией ТМЗ сторонним организациям | Договора, калькуляции, доверенности, товарно-транспортные накладные, акт о приемке. Приходные ордера и др. СБУ1-11,24.Типовая корреспонденция счетов |
| Анализ решений администрации и документов на списание недостач ТМЗ сверх норм естественной убыли, порчи и их уценки | Акты и решения администрации на списание материалов, акты инвентаризации, сведения о рыночных ценах и ценах закупки и т.д. |
Один из составных элементов товарно-материальных запасов хозяйствующих субъектов - готовая продукция. Ее выпуск, хранение и реализация есть обособленный процесс в общей совокупности процессов хозяйственной деятельности субъекта. Оценка состояния готовой продукции может проводиться в рамках функционального аудита управления товарно-материальными запасами, либо как выборочная проверка отдельного цикла его деятельности. В последнем случае проверка, скорее всего, будет относиться к системе внутреннего контроля и иметь характер ревизии.
Информация, полученная на основе учетных данных по движению готовой продукции, является исходной для составления финансовой отчетности, в частности, по позициям доходов; расходов, оборотных активов и других важных разделов.
Аудиту цикла реализации продукции присущи задачи, как аудита финансовой отчетности, так и функционального аудита.
Проверяя документальные данные в целях установления выпуска и реализации неучтенной продукции, не следует ограничиваться каким-либо одним документом. Заключение аудита пo таким фактам должно основываться на совокупности документальных данных, полностью обосновывающих его выводы. Так, недостаточно данных только о наличии на складе предприятия излишков готовой продукции собственного производства. Хотя в то же время это может свидетельствовать о том, что не вся продукция учтена.
В материалах проверки необходимо привести и другие показатели, подтверждающие выпуск и реализацию неучтенной годовой продукции, в частности, наличие неучтенных излишков материальных ценностей, вспомогательных материалов, факты выплаты заработной платы рабочим за излишки против учтенного количества выпущенной продукции; показателей автоматических счетчиков, пропуска на вывоз готовой продукции и др. Поэтому, исследуя эти вопросы, аудитор должен изучить всю документацию, результаты предыдущих проверок и сделать обоснованный вывод о наличии или отсутствии случаев выпуска и реализации неучтенной продукции.