Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 9 из 56)

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполнения работы и её качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем.

Например:

2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должностная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Например, общее положение можно написать так:

1.1 Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации.

1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3 Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.

1.4 Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата организации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.5 Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации осуществляется канцелярией.

1.6 Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с Отделом программно-технических средств.

1.7 Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.

1.8 Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.

1.9 Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.10 При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (под расписку) с уведомлением зав. канцелярией о передаче дел.

1.11 Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответственность зав. канцелярией регламентируются Положением о канцелярии.

1.12 Обязанности, права и ответственность делопроизводственных работников определяются их должностными инструкциями. Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку составления и оформления документов. В их построении можно следовать Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: сначала дать раздел - "Подготовка и оформление документов", а затем раздел - "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".

При написании раздела - "Подготовка и оформление документов" за основу берётся ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов" выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договора, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. Например, какие визы должен иметь приказ по личному составу, приказ о премировании, различные виды договоров, кто подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, разновидностей писем. Всё это сопровождается примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел: порядок печатания и размножения документов. Наличие таких разделов в инструкции значительно упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации и исключит их многократные пересоставления и переоформления.

После разделов, посвящённых составлению и оформлению документов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними: приём и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел "Информационно-справочная работа" в автоматизированной системе может выглядеть так:

1.1 В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной работы по документам организации.

1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3 Справка может выдаваться:

По конкретному документу:

- где (у кого) находится;

- стадия исполнения (подготовки);

- результат исполнения;

- место хранения (для исполненных документов).

По теме (содержанию):

- конкретный документ;

- группа документов.

По корреспонденту/автору:

- конкретный документ;

- все документы автора/корреспондента;

- все документы автора по конкретному вопросу;

- все документы автора за определенный период.

По региону:

- стране;

- области;

- городу.

1.4 При поиске документов может указываться:

- Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов)