В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличность под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Этот порядок утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40.
Из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации следует, что срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, нормативно не ограничен.
В виде приложения к Положению об учетной политике руководителю бюджетного учреждения необходимо издать приказ, устанавливающий срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды учреждения. Работник же должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.
Также в виде приложения к учетной политике руководителю бюджетного учреждения необходимо издать приказ о перечне лиц, имеющих право получать денежные суммы под отчет.
Деньги под отчет должны выдаваться заранее. На деле же подотчетные лица могут приобретать для учреждения ценности, а также оплачивать командировки за счет собственных средств. В дальнейшем организация просто возмещает понесенные работниками расходы. В некоторых бюджетных учреждениях подобная практика применяется из-за несвоевременного финансирования или других субъективных и объективных причин. Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования и учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Во избежание ненужных трений с контролирующими органами во время проверок бюджетное учреждение должно в обязательном порядке в своей учетной политике указать, что оно наделяет сотрудников правом осуществлять определенные действия от имени организации за свой счет, подробно расписать внутренние, специфические правила по проведению расчетов с сотрудниками – подотчетными лицами.
В виде приложения к Положению об учетной политике руководителю бюджетного учреждения необходимо издать приказ, закрепляющий перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, в соответствии с п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.
Наибольшее количество вопросов, связанных с учетной политикой, возникает в случае, если бюджетное учреждение параллельно с бюджетной деятельностью занимается одним или несколькими видами деятельности, приносящей доход. При этом дополнительно к уже перечисленным элементам учетной политики добавляется масса вопросов, определяющих порядок учета коммерческой деятельности:
- формирование себестоимости;
- определение отпускных (продажных) цен;
- вопросы налогообложения и т.д.
Одним из существенных элементов в учетной политике при наличии в бюджетном учреждении деятельности, приносящей доход, является порядок разделения затрат между бюджетной и коммерческой деятельностью. Затраты, принадлежность которых к тому или иному виду деятельности определить не представляется возможным, должны распределяться с использованием специального механизма. Порядок (механизм) данного распределения должен быть представлен в учетной политике.
Значительная часть бюджетных организаций финансируется за счет бюджетных средств и целевых поступлений (пожертвования, гранты и т.д.), а также доходов от предпринимательской деятельности. С появлением последней группы средств бюджетное учреждение переходит в категорию плательщика налога на прибыль, НДС и других налогов. В сложившейся ситуации бюджетные учреждения, как и коммерческие структуры, обязаны разработать учетную политику для целей налогообложения.
Необходимость формирования в учреждении учетной политики для целей налогообложения регламентирована ст. 313 НК РФ.
Учетная политика для целей налогообложения оформляется в виде отдельного положения и утверждается приказом руководителя или может быть составной частью общего положения, в котором будут отражены также способы ведения бухгалтерского учета.
В учетной политике обязательно должны быть отражены вопросы, наличие которых прямо предусмотрено налоговым законодательством. При раскрытии содержания отдельных элементов необходимо выбирать один из предлагаемых НК РФ методов. Иногда организация может столкнуться с необходимостью самостоятельной разработки элемента учетной политики в силу того, что законодательно вопрос не регламентирован. В этом случае целесообразно придерживаться правил бухгалтерского учета, поскольку на основе учетных регистров и первичной документации происходит формирование базы большинства налогов и сборов.
Изменение выбранной политики для целей налогообложения может производиться в случае соответствующего изменения налогового законодательства при изменении налогоплательщиком методов учета или осуществлении новых видов деятельности.
Учетная политика учреждения для целей налогообложения формирует и документально закрепляет принципы организации налогового учета, форм его ведения, а также порядка отражения в нем осуществляемых учреждением финансово-хозяйственных операций.
Основная функция учетной политики учреждения для целей налогообложения – определить объекты налогового учета, организация учета которых для целей налогообложения отличается от организации бюджетного учета аналогичных операций в целях выявления сумм доходов и расходов учреждения, отражаемых в бюджетном, но не учитываемых в налоговом учете, и наоборот.
Учитывая вышеизложенное, в учетной политике для целей налогообложения, кроме всего прочего, следует регламентировать следующие вопросы:
- выбрать порядок учета и списания стоимости материальных запасов (по фактической или по средней стоимости);
- уточнить перечень прямых и косвенных расходов учреждения;
- уточнить порядок распределения транспортных и коммунальных затрат, а также расходов на оплату услуг связи и содержание нефинансовых активов;
- уточнить классификацию для целей налогообложения прибыли платежей в возмещение коммунальных и прочих расходов учреждения арендаторами закрепленного за ним имущества;
- выбрать один из двух описанных в предыдущем разделе методологических подходов к организации налогового учета, а также описать порядок учета всех возможных отклонений налогового учета от бюджетного;
- регламентировать формы, а также порядок оформления и ведения регистров налогового учета.
Кроме основных принципов организации налогового учета для целей формирования облагаемой базы по налогу на прибыль, в учетной политике для целей налогообложения следует уточнить также и основные положения формирования базы расчета по другим налогам учреждения (НДС, налог на имущество и т.п.).
Учетную политику для целей налогообложения бюджетные учреждения формируют на общих основаниях в соответствии с Налоговым кодексом РФ. Налоговый кодекс РФ обязывает составлять учетную политику только относительно двух налогов – по НДС (п. 12 ст. 167 НК РФ) и по налогу на прибыль организации (ст. 313 НК РФ).
В настоящее время нет нормативных документов, регламентирующих организацию и составление калькуляций на производство товаров, работ и услуг. Учреждения составляют смету доходов и расходов по предпринимательской деятельности, но в ней нет информации о себестоимости выпускаемой готовой продукции, оказываемых услуг и выполняемых работ.
Поэтому в этом разделе Положения об учетной политике необходимо отразить порядок определения себестоимости выпускаемой готовой продукции, оказываемых услуг и выполняемых работ. Если бюджетное учреждение выпускает несколько видов продукции или оказывает различные услуги, выполняет работы, в Положении следует определить порядок распределения накладных расходов.
Согласно ст. 313 Налогового кодекса Российской Федерации порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике для целей налогообложения, которая должна обеспечивать отражение полной и достоверной информации о порядке учета хозяйственных операций, осуществленных в течение отчетного периода, а также информации для контроля внешними и внутренними пользователями за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога.
Принятая организацией учетная политика для целей налогообложения утверждается соответствующими приказами, распоряжениями руководителя. Она применяется с 1 января года, следующего за годом утверждения ее соответствующим приказом, распоряжением руководителя организации, и является обязательной для всех обособленных подразделений организации.
Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае усовершенствования законодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета. Решение о внесении изменений в учетную политику при изменении применяемых методов учета принимается с начала налогового периода, а при изменении законодательства о налогах и сборах – не ранее чем с момента вступления в силу изменений норм указанного Закона.
В связи с тем что налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета и система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, бюджетным учреждениям необходимо привести в учетной политике аргументированные обоснования принятых способов формирования налоговой базы, если они не установлены налоговым законодательством, а также если в законодательстве имеются противоречия.
В Положении об учетной политике для целей налогообложения следует перечислить все налоги, подлежащие уплате учреждением. Также необходимо определить лицо или службу, ответственную за ведение налогового учета, и утвердить структуру документооборота с целью обеспечения контроля за непрерывным отражением в хронологическом порядке фактов хозяйственной деятельности, которые в соответствии с установленным НК РФ порядком могут повлечь за собой изменения размера налоговой базы.